在A公司做業(yè)務(wù)流程梳理項目時，分管領(lǐng)導(dǎo)在反饋一個問題：業(yè)務(wù)部門抱怨采購流程復(fù)雜，審批節(jié)點多采購周期長，采購部門則說業(yè)務(wù)部門提交需求不準(zhǔn)確，需要反復(fù)溝通確認，甚至在采購環(huán)節(jié)中，業(yè)務(wù)部門還進行采購需求的變更，從而拉長了采購時長。

針對這一反饋，優(yōu)化小組就采購紙巾這一需求進行分析，結(jié)果大出意料。

對一個小企業(yè)來說，購買紙巾不是一個大事情，但對一個大企業(yè)而言，紙巾采購的需求量就比較復(fù)雜，且用途比較多，要求比較多，那么在采購的時候會遇到問題。業(yè)務(wù)部門提交采購需求，說要購買紙巾，但沒有明確具體的用途、樣式等，但采購部門就要和業(yè)務(wù)部門溝通，具體的用途、樣式，因為每個部門每個人提交采購需求可能是不一樣的，加上采購部門沒有形成比較完善標(biāo)準(zhǔn)化的物料庫，若存在描述不規(guī)范，最終導(dǎo)致需求可能也不一樣。如，市場部門需要采購紙巾，是隨便購買一種就好，還是用于市場推廣活動贈品？若是做贈品，則需要考慮定制，就需要明確紙巾的包裝上印制公司的相關(guān)信息，但這個信息又是不確定的，因此需要進行大量的溝通。

看似一件很小的事，若是缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、描述清晰的需求，則組織內(nèi)的溝通成本就比較高，效果還不一定會好，因此需要結(jié)合業(yè)務(wù)部門的個性化需求，進行定制需求，從而引起整個采購周期當(dāng)拉得很長。

為此，優(yōu)化組研討輸出的解決方案，將紙巾按業(yè)務(wù)需求場景及不同的用途提煉成幾個標(biāo)準(zhǔn)化的采購品，維護在物料庫中，同時對定制化的紙巾也做了限定，這樣簡化需求提報的標(biāo)準(zhǔn)及溝通成本，采購部門快速推進工作；當(dāng)然在針對極個別個性化需求，也設(shè)立特批采購流程進行提交。

這樣，采購申請流程從原來的37天縮短到了5天，采購效率提升了、縮短采購周期，有效的控制成本，提升業(yè)務(wù)部門滿意度。

在企業(yè)很多的流程問題，如組織協(xié)同差、部門扯皮多等追其根源，大多都與不重視業(yè)務(wù)規(guī)則及管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作有關(guān)。業(yè)務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)化不足，很多事情最后就要靠人治，流程優(yōu)化慢慢就失去了可能性。

一個不重視業(yè)務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的企業(yè)，常見的幾個現(xiàn)象：

1、領(lǐng)導(dǎo)文化很濃厚，組織內(nèi)政治斗爭比較明顯；

2、流程整體設(shè)計風(fēng)格是“又臭又長”，組織效率較低；

3、一般缺乏有效的績效體系的引導(dǎo)。