支持國(guó)家檔案局、科技部《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》的科研檔案管理系統(tǒng)
宇凡科研檔案管理系統(tǒng)依托于宇凡科研一體化管控平臺(tái)，針對(duì)科研單位文件管理存在的現(xiàn)狀與問(wèn)題，結(jié)合最新國(guó)家檔案局、科技部發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》要求，研發(fā)出了高效的科研檔案管理平臺(tái)，系統(tǒng)具備科研檔案資料的綜合管理功能，實(shí)現(xiàn)科研單位文件從收集、入庫(kù)、整理、發(fā)布、歸檔、查詢(xún)、借閱、銷(xiāo)毀等一系列文件過(guò)程管理，支持文件在線(xiàn)更新、下載、預(yù)覽、打印、權(quán)限設(shè)置等。另外，通過(guò)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)了檔案文件全程電子化管理，提升科研檔案資料的再利用效率。
系統(tǒng)支持依托科研項(xiàng)目類(lèi)型或日常行政辦公的標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理模板設(shè)置，從而實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化管理，大大提升科研檔案管理效率。
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鑒于項(xiàng)目檔案數(shù)量大，涉及業(yè)務(wù)多，系統(tǒng)提供了靈活可配置的檔案上傳入口，支持個(gè)性化目錄等多種功能，輕松解決了科研項(xiàng)目檔案自動(dòng)歸檔和管理的難題。
系統(tǒng)支持靈活的在線(xiàn)電子簽名、簽章，支持電子批注等便捷檔案管理功能。
對(duì)將分散存儲(chǔ)于科技人員電腦中的文檔進(jìn)行集中管控，保障文檔的完整性；實(shí)現(xiàn)科研檔案的云端管理，降低因電子文檔丟失或損毀帶來(lái)的損失。
科研文件材料歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)根據(jù)科研項(xiàng)目的性質(zhì)、規(guī)模、創(chuàng)新性等確定保管期限。保管期限分為永久和定期，定期一般分為30年、10年，根據(jù)國(guó)家要求符合條件的單位可以?xún)H用電子化歸檔。
支持對(duì)文檔內(nèi)容的全文檢索，用戶(hù)只需有模糊記憶即可從海量科研文檔中查詢(xún)所需文檔，極大減少了因查找困難浪費(fèi)的工作時(shí)間。
支持PDF文檔一鍵在線(xiàn)預(yù)覽，無(wú)需下載，可直接在線(xiàn)查看和打印。
對(duì)于沒(méi)有檔案查閱權(quán)限的用戶(hù)，系統(tǒng)支持電子檔案借閱功能。系統(tǒng)自動(dòng)將借閱申請(qǐng)?zhí)峤唤o檔案管理員以供批準(zhǔn)，還可以自定義文件借用審批流程。
對(duì)不同類(lèi)型的科研檔案進(jìn)行單獨(dú)的權(quán)限設(shè)置，包括有創(chuàng)建、刪除、編輯、預(yù)覽、下載、打印、借閱、維護(hù)目錄等權(quán)限內(nèi)容。
支持移動(dòng)端APP在線(xiàn)預(yù)覽、全文檢索、審批管理、借閱、以及文檔查詢(xún)統(tǒng)計(jì)等功能。
宇凡科研檔案管理系統(tǒng)逐步替代了傳統(tǒng)單一的人工檔案管理模式，不必過(guò)多地編輯檔案的條目及內(nèi)容，完全可以在系統(tǒng)軟件的提示下一步一步進(jìn)行自動(dòng)建檔、歸檔等工作。一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤檔案信息，可直接在系統(tǒng)中進(jìn)行更改，省去了傳統(tǒng)檔案管理模式下的重新編輯、打印等環(huán)節(jié)，節(jié)省了時(shí)間和資源；使用者也可以隨時(shí)隨地查閱檔案數(shù)據(jù)，直接進(jìn)行關(guān)鍵字等搜索，極大地提高了工作效率。
科研項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)軟件可以對(duì)相關(guān)的檔案文件進(jìn)行相關(guān)性編輯，這樣就可以輕松地通過(guò)檢索工具對(duì)各種有關(guān)的電子文件進(jìn)行查找，使用者可以更好地對(duì)事件的來(lái)龍去脈進(jìn)行了解，使檔案內(nèi)容發(fā)揮更大的作用。同時(shí)，檔案管理系統(tǒng)軟件還包括數(shù)據(jù)的傳送、接收、備份、恢復(fù)等功能，方便快捷，此外還具有用戶(hù)管理、日志功能、事務(wù)提醒等。
一般的辦公軟件只能設(shè)置簡(jiǎn)單的密碼，極容易造成泄密，而科研項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)軟件可以通過(guò)設(shè)置權(quán)限管理進(jìn)行管理員、查閱人等角色分工工作，可以設(shè)置人員的查閱權(quán)限等，這樣就起到保密的效果。在查檔人進(jìn)行查檔時(shí)，系統(tǒng)可自行記錄，形成查詢(xún)?nèi)罩?，?duì)數(shù)據(jù)傳輸、用戶(hù)訪問(wèn)、內(nèi)容打印等操作進(jìn)行了安全設(shè)計(jì)，以保證檔案的使用安全。
