隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和新一代信息技術(shù)在企業(yè)管理中的普遍應(yīng)用，電子文件成了企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)中最重要的記錄之一。要做好電子文檔的標(biāo)準(zhǔn)化管理，首先要了解文件的生命周期。簡(jiǎn)單說(shuō)，就是一個(gè)類型的文件從創(chuàng)建、修改、審批、分發(fā)、借閱、歸檔、廢止、回收的整個(gè)生命周期中會(huì)觸發(fā)的一切操作，需要牽涉到多環(huán)節(jié)多部門(mén)協(xié)同，只有了解到所有的細(xì)節(jié)，才能制定出適合傳統(tǒng)企業(yè)自己的文件標(biāo)準(zhǔn)化管理規(guī)范，傳統(tǒng)企業(yè)要想建立一個(gè)高標(biāo)準(zhǔn)的文件管理體系需要注意什么呢？

1、文件密級(jí)制度

電子文檔管理的第一要素就是文件的密級(jí)。什么樣的文件是可以外發(fā)的，什么樣的文件是公司內(nèi)部可以分享的，什么樣的文件是僅限特定的部門(mén)才能查閱的，什么樣的文件是僅特定的人能查看的。文件密級(jí)設(shè)定后才能保證文件在管理中的安全性。

2、文件和組織架構(gòu)的關(guān)系

密級(jí)設(shè)定后，還需要明確文件的歸屬及和組織架構(gòu)的關(guān)系。這一點(diǎn)不同的企業(yè)管理要求會(huì)有很大的差異。還要處理好文件在不同部門(mén)間的流轉(zhuǎn)問(wèn)題。對(duì)于電子文檔來(lái)說(shuō)，文件在部門(mén)間的流轉(zhuǎn)一定要處理好多副本問(wèn)題和副本銷毀問(wèn)題。

3、新舊版本管理

電子文檔一定存在一個(gè)多版本問(wèn)題，版本管理的核心要素是：一個(gè)文件的所有版本應(yīng)該都是統(tǒng)一管理的。并且要維護(hù)好分支。常用的思路是 版本名和分支名來(lái)區(qū)分文件版本。

4、中心化集中管理

首先我們要知道什么樣的文件需要統(tǒng)一管理，按照現(xiàn)代企業(yè)的要求，涉及到工作和業(yè)務(wù)相關(guān)的文件都要統(tǒng)一管理，那么，問(wèn)題來(lái)了，怎么收集？誰(shuí)來(lái)管？要解決這些問(wèn)題，可以建立一個(gè)文件管理制度，也可以是操作規(guī)則上的，但最高效的肯定是借助工具。

5、文件分級(jí)管理

要管理好電子文檔的分類，就要建立一個(gè)文件分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，在ISO質(zhì)量管理體系中，將文件分為四級(jí)，分別對(duì)應(yīng)了質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、質(zhì)量記錄表格，傳統(tǒng)企業(yè)特別是制造業(yè)，這四級(jí)文件是企業(yè)質(zhì)量管理的基礎(chǔ)要素，同時(shí)也是通過(guò)ISO認(rèn)證的先決標(biāo)準(zhǔn)。

6、歸檔與回收

企業(yè)文件隨著企業(yè)正常是不斷增多累積的，可以視為廢止是文件生命周期的終點(diǎn)之一。如何歸檔？怎么回收？誰(shuí)來(lái)管理歸檔？都需要一個(gè)成熟的解決方案來(lái)解決。

慧智物聯(lián)ISO文件管理系統(tǒng)

慧智物聯(lián)ISO文件管理系統(tǒng)以制造業(yè)需求為出發(fā)點(diǎn)，建立中心化的文件管理與協(xié)作平臺(tái)，利用手機(jī)、企業(yè)微信等手段就能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一調(diào)閱文件、審批文件的能力，緩解了員工由于異地資料往來(lái)帶來(lái)的協(xié)作壓力，保證文件的時(shí)效性、一致性、安全性。此外，多年的落地實(shí)施經(jīng)驗(yàn)讓慧智物聯(lián)能夠向制造業(yè)提供高速、靈活且安全的移動(dòng)文檔訪問(wèn)和上傳下載打印等實(shí)用性解決方案，幫助企業(yè)更及時(shí)、更可靠、更低成本的構(gòu)建服務(wù)體系。

1、系統(tǒng)集成，打造企業(yè)文件專屬平臺(tái)

慧智物聯(lián)ISO文控系統(tǒng)具有強(qiáng)大的系統(tǒng)集成能力，可與企業(yè)內(nèi)部的企業(yè)微信、OA、ERP、CRM等系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，更支持其他制造業(yè)工具軟件，在充分利用已有資源的情況下，打通所有的環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理。

2、輕便易用，滿足多樣化需求

無(wú)論企業(yè)員工是否具備專業(yè)的技術(shù)能力，都可以輕松上手使用慧智物聯(lián)ISO文控系統(tǒng) 。面對(duì)從辦公室到車間的多種辦公場(chǎng)景，系統(tǒng)為用戶提供了輕便式應(yīng)用服務(wù)，手機(jī)、電腦都能用，滿足不同使用需求。

3、提升效率，全生命周期服務(wù)

慧智物聯(lián)ISO文控系統(tǒng)能夠伴隨制造業(yè)項(xiàng)目實(shí)施的全過(guò)程，為用戶提供遍及文件上傳、審批、存儲(chǔ)、內(nèi)容、控制、傳輸、本地訪問(wèn)、分發(fā)等文件全生命周期的服務(wù)，增加文件的打開(kāi)率和閱讀率，提升文件管理和傳達(dá)效率。