自2020年新冠疫情爆發(fā)以來，不知不覺疫情已經(jīng)走過了三年多的時間。面對這人類所面臨的最大的公共衛(wèi)生大事件之一，醫(yī)療系統(tǒng)在這一期間，承受了前所未有的壓力，同時廣大醫(yī)療工作者也為抗疫工作做出了杰出的貢獻。如何完整地記錄這段特殊的歷史，需要醫(yī)院檔案來作為見證我們抗疫衛(wèi)生工作經(jīng)驗的重要載體。

醫(yī)院檔案是是醫(yī)療機構所有軌跡的縮寫，是各級醫(yī)療系統(tǒng)在不斷發(fā)展的歷程中形成的最明晰的、確定的、具有完整記錄作用的歷史信息記錄。

現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理的常見問題

醫(yī)院在發(fā)展過程中大多是重視醫(yī)療技術水平方面的管理，而對于檔案方面則常常是疏于管理。目前醫(yī)院檔案管理包括文書檔案、人事檔案，病歷檔案。

• 電子檔案和紙質(zhì)檔案保管在一起，不僅檢索率低，在鑒定、借閱、歸檔過程也存在困難；
• 檔案管理的工作人員多數(shù)不是專業(yè)人員，對檔案管理專業(yè)知識不了解，業(yè)務不熟悉，造成醫(yī)院各類檔案管理混亂；
• 檔案管理內(nèi)容更新缺乏時效性，檔案資料未得到真正的利用。

常規(guī)醫(yī)院文書檔案管理流程分析

歸檔

歸檔的原則：通常是在各項行政管理工作中，針對已經(jīng)處理完畢，并具有保存價值的文件、材料，以及獲得的各類證書，均應及時移交至醫(yī)院綜合檔案室。

歸檔的范圍：醫(yī)院形成的正式文件（包括正文、附件、底稿）、合同等；醫(yī)院機關或業(yè)務科室的工作安排、計劃、總結、規(guī)定、規(guī)章制度、調(diào)研材料等；醫(yī)院重要會議（黨組會、黨代會、職代會、工會）重要會議材料（如會議記錄、會議紀要、工作報告、領導講話，會議簡報等等）；職工花名冊、醫(yī)院工資年報；上級機關的重要來文等等。

歸檔的時間：一般為來年的1-3月份。

整理

從醫(yī)院文書檔案的整理流程來看，主要包括：文書檔案資料收集；文書檔案分年度；確定文書檔案歸檔范圍；確定文書檔案分類；文書檔案立卷（整理成件）；確定文書檔案分保管期限；做好文書檔案排列；文書檔案裝訂；文書檔案編號；文書檔案數(shù)頁碼；文書檔案裝盒；文書檔案編目；放置備考表；上架。

其中，文書檔案立卷（整理成件）應將醫(yī)院自身形成的文件材料作為立卷歸檔重點，并保證文件材料的真實性、完整性（文書檔案正件與附件要完整；文書檔案正本與定稿要完整；同一問題的請示、批復要完整），并一并歸檔組卷。

根據(jù)相關規(guī)定，將文書檔案保管期限劃分為永久、定期（30年、10年）；文書檔案的排序可選擇按時間或上下級關系排列；醫(yī)院文書檔案的裝訂應按照：正文—領導簽發(fā)單—底稿的順序裝訂。逐件編號，設置全宗號、年度、室編件號、機構或問題、期限、館編件號等。

借閱、歸還

醫(yī)院檔案管理部門要制定完善的文書檔案借閱制度，規(guī)定詳細的檔案借閱流程：

醫(yī)院檔案借閱流程圖

如何應對管理現(xiàn)狀

01紙質(zhì)檔案與電子檔案并存管理

相比于電子檔案，紙質(zhì)檔案的管理也非常重要，紙質(zhì)檔案具有合法性、原始性、憑證性等特點，決定了紙質(zhì)檔案具有不可替代性的特點。

因此在推動電子檔案信息化建設的同時紙質(zhì)檔案的管理也非常重要。為了推進醫(yī)院各項工作的高效發(fā)展，醫(yī)院應堅持執(zhí)行紙質(zhì)檔案與電子檔案共同存在的管理模式，既要保存檔案管理的完整、真實的同時又要推進醫(yī)院各項工作的高效推進。在紙質(zhì)檔案的基礎上充分開發(fā)電子檔案的功能，啟用各項信息化檔案建設。

02建立醫(yī)院電子文件夾統(tǒng)一線上檔案

電子檔案庫集中統(tǒng)一管理紙質(zhì)檔案與電子檔案。醫(yī)院管理檔案文件夾目錄庫針對臨床、醫(yī)技、行政科室建立不同的標準目錄。科室根據(jù)科室的需要自行建立科室內(nèi)部文件夾目錄內(nèi)容，可根據(jù)科室工作需要自行命名。所有文件夾內(nèi)容上傳到醫(yī)院統(tǒng)一的電子檔案庫，從檔案管理錄入，檔案審核，檔案借閱，檔案鑒定，檔案銷毀等方面全面掌握檔案管理情況，不用再擔心檔案的安全問題。

03電子化的歸檔標準化管理流程

通過信息系統(tǒng)的運用，醫(yī)院上下級部門推行公文流程審批，利用電子信息化的手段，為推動工作提供有力支持。具體包括：臨床新技術項目申請、科研論文發(fā)表、請假流程、物資申領、會議室使用、車輛使用、外出培訓等涉及到醫(yī)院工作的很多方面。每一流程的審批從發(fā)起申請到流程審批到流程結束每一細節(jié)都可以詳細查詢，方方面面的信息在醫(yī)院信息系統(tǒng)中都可以顯示，醫(yī)院各項管理工作都能落實到位、責任到人。

04檔案信息化管理工作靈活應用

在檔案管理信息化建設中，如果科技系統(tǒng)有不能滿足醫(yī)院繁雜的檔案管理需求的地方，可以根據(jù)醫(yī)院工作需要添加自定義管理模塊，靈活的系統(tǒng)設計將檔案管理權限下放到病案室和信息工程科，可以幫助相關科室2次研發(fā)適應醫(yī)院需求的檔案管理模塊，保障醫(yī)院檔案管理各環(huán)節(jié)的合理化，實現(xiàn)檔案管理工作智能化和信息化。通過不斷開發(fā)原電子病歷系統(tǒng)功能基礎上開發(fā)新的適合醫(yī)院工作的 HIS 功能，并與微小化HIS系統(tǒng)成功切換，為醫(yī)院檔案管理工作信息上升一個新高度，實現(xiàn)醫(yī)院信息全面整合。

05醫(yī)院大數(shù)據(jù)的需求

紙質(zhì)檔案管理需要人工操作，對于數(shù)據(jù)統(tǒng)計和篩選功能落后，醫(yī)院建立電子信息檔案管理后，通過系統(tǒng)的簡單操作整合，可智能化的提取各類數(shù)據(jù)，節(jié)省時間，提高作效率。提取數(shù)據(jù)涉及醫(yī)院各方面，全面反映醫(yī)院信息，了解醫(yī)院發(fā)展情況。電子檔案建立后各類數(shù)據(jù)能從統(tǒng)一的端口出據(jù)，保證數(shù)據(jù)的科學化、精準化，為全面推進深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革做好準備。

鴻翼檔案作為國內(nèi)非結構化數(shù)據(jù)應用技術的領先者，創(chuàng)造性地將相關技術應用到檔案業(yè)務的場景中，研發(fā)了獨有的基于非機構化數(shù)據(jù)治理能力的最新一代檔案管理系統(tǒng)。

近年來，鴻翼檔案為神威藥業(yè)、廣藥白云山等多家醫(yī)藥企業(yè)提供了對應的現(xiàn)代化的檔案信息管理系統(tǒng)解決方案。鴻翼檔案參與了多家國內(nèi)醫(yī)療機構的檔案系統(tǒng)信息化建設項目，為國內(nèi)醫(yī)藥行業(yè)的檔案管理信息化發(fā)展做出了積極的探索和獨特的貢獻。