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懂得這些,你才算真正掌握項(xiàng)目管理

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理念是一個(gè)人用于判斷事物好壞的心理標(biāo)準(zhǔn),而思維方式則是由一系列相互聯(lián)系的理念所組成的體系。某種特定的理念會(huì)決定一個(gè)人采取某種特定的行動(dòng),某種特定的思維方式會(huì)決定一個(gè)人采用某種特定的行為模式。

  

任何技術(shù)都是特定的理念或思維方式的體現(xiàn)。例如,歐洲人之所以能發(fā)明精確到分秒的時(shí)鐘,是因?yàn)樗麄冏非缶_的理念;西方人之所以能發(fā)明沙發(fā),是因?yàn)樗麄冋J(rèn)為在家里不必坐有坐相;中國(guó)人之所以用正圓形或正方形桌子吃飯,是為了體現(xiàn)追求大團(tuán)圓的理念;中國(guó)人之所以發(fā)明太師椅,是因?yàn)橐w現(xiàn)長(zhǎng)者的尊嚴(yán)。

從這個(gè)意義上說(shuō),創(chuàng)新首先是理念上的問(wèn)題,其次才是技術(shù)上的問(wèn)題。怕就怕你心里面根本不想要有某個(gè)東西,否則你遲早是可以把它發(fā)明出來(lái)的。

  

某種在發(fā)源地有效的技術(shù),被引進(jìn)到另一個(gè)地方后不一定有效,因?yàn)楫?dāng)?shù)厝说睦砟畈灰欢ㄟm合這種技術(shù)。有些人學(xué)會(huì)了某種技術(shù),但不能有效使用,很可能是因?yàn)橹煌A粼诩夹g(shù)的層面,而沒(méi)有在理念和思維方式的層面做相應(yīng)調(diào)整。

  

學(xué)習(xí)任何技術(shù),都必須上升到學(xué)習(xí)相應(yīng)理念甚至思維方式的高度,以便真正把這種技術(shù)學(xué)到心里去。學(xué)習(xí)項(xiàng)目管理的技術(shù),當(dāng)然也是如此。

  

如果有人說(shuō),學(xué)了項(xiàng)目管理,但沒(méi)有什么用,那是因?yàn)樗煌A粼陧?xiàng)目管理的技術(shù)層面上,并沒(méi)有理解和掌握項(xiàng)目管理的理念和思維方式,更沒(méi)有借助項(xiàng)目管理方法來(lái)改進(jìn)自己的理念和思維方式。用項(xiàng)目管理方法做事,其實(shí)是工作理念和思維方式的大變革。

整合創(chuàng)造優(yōu)勢(shì)

用項(xiàng)目管理的方法做事,特別強(qiáng)調(diào)整合,即通過(guò)找出和利用各要素之間的有機(jī)聯(lián)系,來(lái)獲取更大的利益。如果你的資源太少了,你就要設(shè)法整合別人的資源,為你所用。如果你的工作太多了,你就要設(shè)法把幾件工作協(xié)調(diào)起來(lái)完成,以便在做這件工作的同時(shí),就至少是部分地在做那件甚至那幾件工作。如果你的成果不夠大,就要設(shè)法整合出一個(gè)更大的成果,來(lái)吸引別人的注意力。

  

例如,年輕人的閱歷尚淺、人際圈尚小,就一定要設(shè)法找到自己的成長(zhǎng)導(dǎo)師,以便利用導(dǎo)師的閱歷和人際圈來(lái)促進(jìn)自己更快、更好地成長(zhǎng)。年輕人在不同的時(shí)期、不同的事情上,通常應(yīng)該有不同的導(dǎo)師。善于通過(guò)多種途徑發(fā)現(xiàn)導(dǎo)師并整合導(dǎo)師的資源為己所用,對(duì)年輕人的成長(zhǎng)是非常重要的。

以可交付成果為導(dǎo)向

項(xiàng)目管理非常強(qiáng)調(diào)以結(jié)果為導(dǎo)向,即必須在規(guī)定的范圍、時(shí)間、成本和質(zhì)量要求之下做出既定的可交付成果??蛻粝胍木褪墙Y(jié)果,領(lǐng)導(dǎo)想要的就是結(jié)果,至于你怎么把結(jié)果做出來(lái),那是你自己的事情。

網(wǎng)絡(luò)上有一則小幽默,說(shuō)是俄羅斯方塊告訴我們,成功是會(huì)消失的,失敗是會(huì)積累的。其實(shí),我們有辦法讓成功永不消失,那就是把成功固化為一個(gè)又一個(gè)的可視的可交付成果。這種可視的可交付成果,不僅使你能夠向別人展示你的成功,而且能夠給你帶來(lái)更大的成就感,從而有助于你取得更大的成功。真正促使一個(gè)人不斷努力的動(dòng)力,其實(shí)是成就感!

  

以可交付成果為導(dǎo)向,有利于人們有目的地開(kāi)展活動(dòng),確保在動(dòng)用資源開(kāi)展相關(guān)活動(dòng)之后取得理想的結(jié)果。這樣,就可以防止為做活動(dòng)而做活動(dòng)??梢哉f(shuō),任何不以可交付成果為導(dǎo)向的活動(dòng),都是在作秀。作秀的活動(dòng),做的時(shí)候熱熱鬧鬧,做完了之后卻什么也沒(méi)有。

  

在開(kāi)始做一件事之前,請(qǐng)問(wèn)問(wèn)自己:我想要通過(guò)做這件事取得什么可交付成果?

時(shí)間非長(zhǎng)河

過(guò)去,人們常把時(shí)間看成永續(xù)不斷的“長(zhǎng)河”。一件事情,今天做不完沒(méi)有關(guān)系,明天接著做;明天做不完也沒(méi)關(guān)系,后天接著做……因?yàn)闀r(shí)間永遠(yuǎn)都會(huì)有。但是,在項(xiàng)目管理中,我們把時(shí)間看成臨時(shí)的、一段一段的,因?yàn)槿魏雾?xiàng)目都有明確的開(kāi)始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間。

做事情,必須按時(shí)開(kāi)始、按時(shí)結(jié)束。如果每件事都能按時(shí)開(kāi)始、按時(shí)結(jié)束,資源浪費(fèi)就會(huì)大大減少,工作效率就會(huì)大大提高;如果每個(gè)人的工作都能按時(shí)開(kāi)始、按時(shí)結(jié)束,組織的執(zhí)行力就會(huì)大大提高,經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)就會(huì)大大改善。無(wú)論對(duì)于個(gè)人還是組織,按時(shí)開(kāi)始、按時(shí)結(jié)束工作,都是提升執(zhí)行力的法寶。

  

按時(shí)開(kāi)始、按時(shí)結(jié)束,道理很簡(jiǎn)單,但多少人能一貫做到?如果你想要成功,難道不應(yīng)該把這個(gè)簡(jiǎn)單的道理變成自己的習(xí)慣嗎?如果大家想要更好地合作,難道不應(yīng)該把這個(gè)簡(jiǎn)單的道理變成每個(gè)人的習(xí)慣嗎?如果組織想要取得更大的業(yè)績(jī),難道不應(yīng)該把這個(gè)簡(jiǎn)單的道理變成對(duì)每一個(gè)員工的要求嗎?

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經(jīng)驗(yàn)不是用來(lái)照搬的

很多人容易“跟風(fēng)”,看到別人做什么,就跟著做什么,很少考慮為什么要這樣做,為什么不能另樣做,甚至反其道而行之。跟風(fēng),似乎風(fēng)險(xiǎn)小。其實(shí),沒(méi)有風(fēng)險(xiǎn),就是最大的風(fēng)險(xiǎn)。跟對(duì)了,沒(méi)有什么價(jià)值,因?yàn)槟阒徊贿^(guò)是大海中的一滴水,與別人沒(méi)有任何差別;跟錯(cuò)了,則是你自己百分之百的錯(cuò),因?yàn)閯e人不可能替你彌補(bǔ)損失。

  

跟風(fēng),其實(shí)就是憑以前的經(jīng)驗(yàn)、別人的經(jīng)驗(yàn)做事,導(dǎo)致太多的事情簡(jiǎn)單重復(fù)。憑經(jīng)驗(yàn)做事,并沒(méi)有錯(cuò),但是只憑經(jīng)驗(yàn)做事,就錯(cuò)了。過(guò)去的經(jīng)驗(yàn),只能證明在過(guò)去有效;別人的經(jīng)驗(yàn),只能說(shuō)明在別人那里有效。即便仍然有效的經(jīng)驗(yàn),如果大家都照此做,你也照此做,那在你這里也許就失效了。無(wú)論多么好的經(jīng)驗(yàn),都只是用來(lái)借鑒的,絕不是用來(lái)照搬的。

  

注重獨(dú)特性,是把工作當(dāng)作項(xiàng)目來(lái)做的重要原因。只要你有心,做出特色不是一件太難的事情。獨(dú)特的你,一定可以在某些方面做出獨(dú)特的事情。例如,你可以在某件事情上比別人先走一步,你可以設(shè)法看到別人看不到的方面,你還可以挑戰(zhàn)傳統(tǒng)、挑戰(zhàn)習(xí)慣(并不是簡(jiǎn)單地否定傳統(tǒng)和習(xí)慣),你還應(yīng)該做幾件別人做不了的事情來(lái)減少自己的替代品。

目標(biāo)要逐漸細(xì)化

目標(biāo)不能實(shí)現(xiàn),不一定就是太大了,很可能是沒(méi)有具體化、可操作化。在傳統(tǒng)的“模糊美”文化之下,人們不善于甚至不屑把目標(biāo)具體化、可操作化。模糊的目標(biāo),留給人們較大的想象余地和靈活性,而與之相應(yīng)的代價(jià)是可實(shí)現(xiàn)性差,且沒(méi)有硬性標(biāo)準(zhǔn)來(lái)衡量其實(shí)現(xiàn)與否,也就使人們?nèi)菀渍医杩凇?/p>

  

項(xiàng)目管理強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目目標(biāo)的具體化、可操作化。它不僅要求人們從范圍、時(shí)間、成本、質(zhì)量等四個(gè)方面來(lái)定義項(xiàng)目目標(biāo),而且要求對(duì)每個(gè)方面都要詳細(xì)到可測(cè)量的程度。項(xiàng)目管理的這種要求,是“精確美”文化的體現(xiàn)。

精確的目標(biāo),雖然靈活性較小,但可實(shí)現(xiàn)性大大提高,且便于用硬性標(biāo)準(zhǔn)來(lái)衡量實(shí)現(xiàn)情況,也就使人們沒(méi)有辦法找借口。西方人的“不能測(cè)量就不能改進(jìn)”,對(duì)我們頗有借鑒意義。例如,西醫(yī)就是因?yàn)橛性S多具體的測(cè)量指標(biāo)和可操作的方法(如量血壓、做心電圖),其發(fā)展速度就比較快。相比之下,中醫(yī)就缺乏具體的測(cè)量指標(biāo)和可操作的方法,從而發(fā)展速度就比較緩慢。

  

根據(jù)項(xiàng)目的漸進(jìn)明細(xì)特性,項(xiàng)目目標(biāo)要逐漸細(xì)化到可操作的程度,包括項(xiàng)目范圍、進(jìn)度、成本和質(zhì)量等。漸進(jìn)明細(xì),是許多人比較缺乏的。

有太多的口號(hào)只停留在口號(hào)層面上,以致于再好的口號(hào)也沒(méi)有多大用;有太多的道理只停留在道理層面上,以致于再好的道理也沒(méi)有帶來(lái)應(yīng)有的效益;有太多的目標(biāo)只停留在籠統(tǒng)的層面上,以致于沒(méi)有實(shí)現(xiàn)也可以說(shuō)實(shí)現(xiàn)了,盡管這些口號(hào)、道理和目標(biāo)都體現(xiàn)了人們的美好愿望。項(xiàng)目管理對(duì)漸進(jìn)明細(xì)的要求,正好有助于人們給美好的愿望插上一對(duì)飛翔的翅膀。

發(fā)展應(yīng)該是跳躍式的

通過(guò)做項(xiàng)目,實(shí)現(xiàn)跳躍式發(fā)展,改變將來(lái)的不能令人滿意的狀況,這是任何想要有成就的人都必須認(rèn)真考慮的。一個(gè)人如果只是循序漸進(jìn)地發(fā)展,就很難走到別人前面去。你在前進(jìn),別人也在前進(jìn),你絕對(duì)不能指望別人停下來(lái)等你。你必須考慮隔一段時(shí)間(如大學(xué)中的一個(gè)學(xué)期或一個(gè)學(xué)年),通過(guò)一個(gè)或幾個(gè)重要的項(xiàng)目,實(shí)現(xiàn)跳躍式發(fā)展。當(dāng)然,要實(shí)現(xiàn)跳躍式發(fā)展,必須要有足夠的耐心進(jìn)行充分的力量?jī)?chǔ)備。

  

越是重要的項(xiàng)目,就越要對(duì)跳躍式發(fā)展做出貢獻(xiàn)。從實(shí)現(xiàn)跳躍式發(fā)展的意義上講,甚至可以對(duì)項(xiàng)目下這樣的定義:項(xiàng)目就是要在一定的時(shí)間內(nèi)運(yùn)用有限的資源把將來(lái)的不能令人滿意的狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N更好的、比較令人滿意的狀態(tài)。做項(xiàng)目就是做未來(lái),注重改變未來(lái)的狀況。

寧愿“說(shuō)著難做著容易”

人們做事,往往一開(kāi)始興致很高、豪情萬(wàn)丈,而后逐漸消退,特別是遇到困難時(shí),很容易一落千丈,甚至不了了之。難道不是有太多的事情虎頭蛇尾嗎?這是傳統(tǒng)的“說(shuō)著容易做著難”的價(jià)值觀的必然結(jié)果。在興致很高時(shí),遇不到什么困難,也看不到將來(lái)的許多困難;而在興致逐漸降低時(shí),一個(gè)個(gè)困難又接踵而至,自然就是最后的不了了之。

  

項(xiàng)目管理要求在項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí),就要充分考慮今后的困難,并通過(guò)認(rèn)真的計(jì)劃工作,盡量把困難提前,追求“說(shuō)著難做著容易”。興致高時(shí),遇到困難,人們有克服困難的極大熱情;興致趨低時(shí),由于做事比較順,人們較容易把工作繼續(xù)做下去。更何況,項(xiàng)目管理會(huì)把大的、不易掌控的工作分解成小的、易于掌控的工作,從而便于人們把這些小的工作一件一件地完成。這自然也有利于做事善始善終。

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