檔案管理 – 淺議辦公室文書檔案的收集與歸檔管理工作(辦公室檔案收集、整理工作)
摘要:本文從辦公室文書檔案的收集和歸檔管理的重要性入手,對辦公室文書檔案進(jìn)行資料的收集和歸檔管理中遇到的一系列問題進(jìn)行分析,并提出針對性的解決措施,以期能對辦公室文書檔案的收集和歸檔工作有所幫助。
關(guān)鍵詞:辦公室文書檔案;收集;歸檔;管理
一、對辦公室文書檔案進(jìn)行收集和歸檔管理工作的重要性
(一)管理工作地位重要。辦公室文書檔案是記錄辦公室工作的最為重要的文件,是對辦公室文書檔案進(jìn)行的收集、歸檔管理工作,是辦公室工作的重要內(nèi)容,也是辦公室的重要職能之一。對辦公室文書檔案進(jìn)行收集和歸檔處理,不僅能使辦公室工作更加有序、合理地進(jìn)行,也對提高相關(guān)企業(yè)、單位的工作效率有非常重要的作用。在對辦公室文書檔案傳統(tǒng)管理模式的基礎(chǔ)上,相關(guān)企業(yè)、單位以及辦公室文書檔案管理工作人員應(yīng)加強(qiáng)對文書檔案的收集、管理工作的重視。
(二)記錄各單位發(fā)展歷程。辦公室文書檔案管理人員通過對文書檔案進(jìn)行收集、記錄、歸檔,以達(dá)到記錄相關(guān)企業(yè)、單位在各方面的發(fā)展歷程、活動的目的。對企業(yè)、單位在運(yùn)營中產(chǎn)生的所有書面材料,進(jìn)行規(guī)范、科學(xué)地整合,最終通過對文書檔案的收集、歸檔管理的形式呈現(xiàn)出來。以滿足辦公室文書檔案的考核、評定工作,以及相關(guān)人員對企業(yè)、單位運(yùn)營資料的查閱和使用。
(三)便于管理者進(jìn)行決策。辦公室文書檔案是對企業(yè)、單位相關(guān)的發(fā)展情況具體的記錄,企業(yè)、單位的決策人員可以通過對辦公室文書檔案的查閱,對企業(yè)、單位的實(shí)際運(yùn)營情況有具體、全面的了解和掌握。然后結(jié)合企業(yè)、單位的發(fā)展方向、實(shí)際發(fā)展需求,制定企業(yè)、單位的發(fā)展計劃,對企業(yè)、單位的重大事件作出正確的決策。
二、辦公室文書檔案在收集和歸檔管理中遇到的困難
(一)材料方面收集不全面。隨著辦公室文書檔案管理工作的深入進(jìn)行,材料收集方面的問題也日益明顯。目前,部分企業(yè)、單位中還存在管理人員對相關(guān)材料的收集、歸檔,沒有記錄的現(xiàn)象。很大程度地影響了辦公室文書檔案的收集和歸檔管理工作的順利進(jìn)行,造成了檔案材料收集水平提升的困難。文件材料遺留,也會造成材料收集不全面。因此,辦公室文書檔案管理人員在進(jìn)行材料的收集時,應(yīng)注重材料的完整性。由于某些文書檔案管理部門采用兼職檔案管理人員工作態(tài)度不端正,沒有投入精力工作,也會影響到辦公室文書檔案材料的完整性。
(二)檔案管理人員的素質(zhì)普遍不高。辦公室檔案管理人員的素質(zhì)存在較大差異,部分管理人員在進(jìn)行檔案的收集和歸檔管理工作時,由于自身相關(guān)的管理知識的缺乏,使得檔案管理成效大打折扣。過度注重“紅頭文件”的管理,也會造成辦公室文書檔案質(zhì)量不高的現(xiàn)象。另外,辦公室檔案管理人員責(zé)任意識不強(qiáng),缺乏對文書檔案的專業(yè)化分類和管理的能力。在進(jìn)行歸檔時,對材料中記錄事件、內(nèi)容的真實(shí)性沒有采取有效的途徑進(jìn)行查閱,或是根本沒有進(jìn)行材料準(zhǔn)確性的論證,也將影響到辦公室文書檔案收集和歸檔管理最終的質(zhì)量。為解決這一問題,相關(guān)企業(yè)、單位需要加強(qiáng)對文書檔案的收集和歸檔管理整個過程的監(jiān)督,杜絕因管理人員不當(dāng)管理而降低文書檔案質(zhì)量的現(xiàn)象。
(三)材料收集的力度欠缺。文書檔案管理人員自身管理意識的欠缺,沒有對文件資料進(jìn)行歸類存放,亂堆亂放,將造成文書檔案管理流程缺乏有序性、規(guī)范性。相關(guān)的企業(yè)、單位為從根本上解決這一問題,應(yīng)加強(qiáng)對文件管理人員文書檔案管理工作的監(jiān)督力度,并制定相關(guān)的管理規(guī)范,以約束辦公室文書檔案管理人員的管理行為,從而使文書檔案管理工作能順利進(jìn)行。文件資料缺少連續(xù)性、完整性、落款公章,降低了文件的準(zhǔn)確性和可靠性。
三、解決辦公室文書檔案在收集和歸檔管理中困難的措施
(一)構(gòu)建健全的辦公室文書檔案管理體系。相關(guān)的企業(yè)、單位應(yīng)針對辦公室文書檔案管理工作,制定出相對完善、健全的文書檔案管理體系,用以約束文書檔案管理過工作中的不規(guī)范、不系統(tǒng)、不完全等現(xiàn)象。在建設(shè)文書檔案管理系統(tǒng)時,在原有的基礎(chǔ)上,重新界定文書檔案管理相關(guān)單位的歸檔職能以及歸檔的范圍。文書檔案管理體系應(yīng)涵蓋各部門有關(guān)的考核制度,進(jìn)一步規(guī)范工作人員對文件的處理和打印,全面提高辦公室文書檔案管理的工作效率,促進(jìn)辦公室文書檔案管理總體水平的提升。
(二)全面提高文書檔案管理人員的素質(zhì)。文書檔案管理工作想要順利進(jìn)行,不僅需要建立完善管理體系,還需要加強(qiáng)對檔案管理人員自身素質(zhì)的全面培養(yǎng)。相關(guān)的企業(yè)、部門應(yīng)針對管理人員培養(yǎng)問題,通過對管理人員檔期的安排進(jìn)行了解,安排適當(dāng)?shù)臅r間對辦公室文書檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化知識和管理能力的培訓(xùn)。通過培訓(xùn),調(diào)動管理人員的責(zé)任意識和管理工作使命感,引導(dǎo)管理人員投身到文書檔案的管理工作中去,全心全意地完成辦公室文書檔案管理工作,繼而達(dá)到提升辦公室文書檔案管理整體管理水平的最終目的。辦公室文書檔案管理部門中存在較多的兼職管理人員,這就需要相關(guān)的企業(yè)、單位將兼職人員的培訓(xùn)也列入文書檔案管理人員的總體培訓(xùn)中,通過培訓(xùn)提升辦公室文書檔案兼職管理人員的管理水平,以利于文書檔案管理工作的順利進(jìn)行。
(三)加強(qiáng)文書檔案收集和歸檔的宣傳工作。在進(jìn)行辦公室文書檔案的收集和歸檔管理之前,良好的宣傳活動能為后續(xù)工作的開展提供意想不到的好處。首先,相關(guān)部門應(yīng)以簡報、檔案編研等方式擴(kuò)大宣傳范圍、加強(qiáng)宣傳力度, 提升文書檔案管理人員的工作積極性,促進(jìn)管理人員自身管理意識的提高,從而達(dá)到全面宣傳的目的。然后,相關(guān)企業(yè)、單位的領(lǐng)導(dǎo)階層可以借用多媒體的宣傳手段,通過規(guī)范管理人員對文書檔案的管理方法,定時對文書檔案進(jìn)行核查,并記錄庫藏等相關(guān)信息。最大限度地降低文書檔案收集和歸檔管理中檔案缺乏真實(shí)性的現(xiàn)象,以保障文書檔案的質(zhì)量、使用率能得以提升。最后,相關(guān)企業(yè)、單位應(yīng)加強(qiáng)對文書檔案作用的宣傳,使更多的員工了解到文書檔案在企業(yè)、單位正常運(yùn)行中的重要作用。通過加強(qiáng)對文書檔案收集和歸檔管理的宣傳,達(dá)到解決傳統(tǒng)文書檔案管理模式中遺留的問題,提高文書檔案收集和歸檔管理能力,從而達(dá)到提升辦公室文書檔案收集和歸檔總體管理水平的目的。
四、結(jié)束語
受到傳統(tǒng)的文書檔案管理模式以及其他因素的影響,辦公室文書檔案收集和管理在實(shí)施中仍然存在較多問題。管理人員自身素質(zhì)、責(zé)任意識,以及對材料收集的重視度缺乏,都將會對辦公室文書檔案收集和歸檔管理帶來影響,降低了辦公室文書檔案的質(zhì)量和利用效率。為了解決這一困境,相關(guān)的企業(yè)、單位需要引導(dǎo)管理人員端正管理態(tài)度,加強(qiáng)對管理人員專業(yè)化知識和管理能力的培訓(xùn),并加大對文書檔案的宣傳力度,通過構(gòu)建健全的文書檔案管理系統(tǒng),以約束管理人員的管理行為。通過對辦公室文書檔案收集和歸檔管理中問題的解決,確保辦公室文書檔案管理工作順利進(jìn)行,為穩(wěn)定文書檔案最佳管理狀態(tài)提供保障。
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作者:王贊
來源:辦公室業(yè)務(wù)