涉密檔案整理歸檔制度(涉密檔案整理歸檔制度內容)
凡是本局黨務、群團、行政管理活動中形成的,具有查考利用價值的絕密、機密、秘密及內部文件均屬涉密檔案歸檔范圍。
一、歸檔要求
1、歸檔的涉密文件材料要齊全、完整,準確,應歸檔的文件材料的份數(shù)及每份文件的簽發(fā)稿、附件和與本文有關的批示等附屬材料,均應齊全、完整。
2、歸檔的涉密文件材料原則上應為原件,字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家要求,避免使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等不耐久的書寫材料。
3、所有涉密文件材料按年度歸檔,并遵循涉密文件的自然形成規(guī)律,保持涉密文件的原貌和完整,準確劃分歸檔文件的保管期限。
4、歸檔章、檔案盒封面、盒脊、備考表等項目,使用藍黑墨水或碳素墨水鋼筆填寫,也可進行打印;檔案目錄應當手工制作或用專用保密計算機打??;備考表和檔案目錄一律使用A4規(guī)格紙張。
二、歸檔時間
需歸檔的涉密文件應在文件辦理完后及時整理歸檔。
三、涉密檔案整理
(一)分類編號
涉密檔案歸檔文件采用單件歸檔整理方法,以“件”為單位進行排列、裝訂、編頁碼、編檔號。同一形成年度不同保管期限(參照《文書檔案歸檔范圍和保管期限表》,將歸檔涉密文件劃分為永久、30年、10年三種保管期限)的涉密檔案編一個流水件號。
(二)裝訂
每“件”單獨裝訂,大張的文件要折疊,殘破的文件要修補裱糊,定為永久和30年保管期限的文件去除易生銹的金屬物后,薄的采用不銹鋼釘裝訂,厚的采用”三孔一線”方法裝訂。裝訂時,正本在前,定稿在后;原件在前,復制件在后;轉發(fā)件在前,被轉發(fā)件在后;文件處理單在前,文件在后。
(三)編頁碼
沒有編頁碼的文件,以“件”為單位對有效頁面編連續(xù)頁碼,正面編于右上角,反面編于左上角,本身有正確頁碼或單頁的文件不需再編頁碼;1份文件各部分(如收、發(fā)文處理單和定稿)已有獨立正確頁碼時不用再編頁碼,合并計算其總頁數(shù)即可。編頁號時采用打碼機。
(四)蓋檔號章
每“件”加蓋檔號章,檔號章的位置一般蓋在文件首頁左上方空白處。如文件首頁上方不夠位置蓋章,可蓋在文件首頁左下方空白處,如上下方都不夠位置,可另加白紙封面。
檔號章可用手寫蓋章,也可打印,要求工整。
全宗號:市××局全宗代碼
類別:涉密檔案大類代字
期限:文件保管期限代號(永久為1,30年為4,10年為5)
年度:文件形成年度
件號:文件在該年度同一保管期限內的排序號
頁數(shù):文件總頁數(shù)
(五)編制檔案目錄
應用涉密計算機或手工書寫編制“歸檔文件目錄”(參照文書檔案)一式兩份,其中一份隨歸檔文件裝入相應檔案盒內,一份用于編制《涉密檔案目錄》,用牛皮紙等軟皮裝訂,與涉密檔案一起存放。不同年度不同保管期限的歸檔文件目錄可裝訂在一起,不同年度、不同保管期限之間用彩色紙隔開。
《檔案目錄》包括“歸檔說明”和“歸檔文件目錄”兩部分,裝訂時“歸檔說明”放“歸檔文件目錄”前面?!皻w檔說明”內容包括歸檔文件的完整程度、歸檔數(shù)量、存在問題等。
(六)裝盒
將整理好的單份歸檔文件按照編號順序裝入文書檔案盒中,并填寫檔案盒背脊、盒內備考表。一個年度內的歸檔涉密文件數(shù)量少時,一個檔案盒內可裝入不同年度、不同保管期限的歸檔涉密文件。其檔案盒脊背年度填寫起止年度,起止件號不填。