如何做好項目規(guī)劃(如何做好項目規(guī)劃和儲備)
《極簡項目管理》
工作計劃不僅僅是對于項目有著至關(guān)重要的作用,在任何方面都需要把計劃做在前面。比如:戰(zhàn)爭時期的作戰(zhàn)計劃,國民經(jīng)濟發(fā)展的五年規(guī)劃,企業(yè)發(fā)展的商業(yè)計劃,這些都是,試想一下,要是戰(zhàn)爭無計劃,經(jīng)濟無規(guī)劃,企業(yè)無計劃,那成功與否不知道,但失敗一定是必然的結(jié)果。
但是,也有很多人認(rèn)為費了半天勁,做了半天的計劃,結(jié)果沒幾天就全都變了,計劃這事,費勁不說,絕對是個費力不討好的事,做了用不了幾天,就白做了。而且,絕對是計劃趕不上變化。還不如隨機應(yīng)變來的直接,還能節(jié)省點精力和時間,抓緊時間推進一下工作來的實際呢。
千萬別,千萬別,千萬別,因為所謂的“計劃趕不上變化”而不做計劃,事事都來個“以不變應(yīng)萬變,隨機應(yīng)變?!睙o數(shù)的例子已經(jīng)驗證了事前做好計劃的優(yōu)勢以及其必要的重要性。
比如最著名的案例,就是兩支同時首次前往南極探險的探險隊,做好計劃的阿蒙森團隊成功的完成計劃任務(wù),而計劃不周的斯科特團隊最終落的全軍覆沒的結(jié)局,讓人惋惜。
計劃的好處是:事前想清楚,事后不折騰,尤其那句“至理名言”:細(xì)節(jié)是魔鬼啊。
并且要明白一件事:計劃本就不是一成不變的,當(dāng)你做好計劃的那一天開始,計劃就要開始根據(jù)實際情況,隨時更新,在確保計劃目標(biāo)不變的前提下,抓準(zhǔn)計劃中的核心要點,尋求最佳的前行路線。就好比開車使用導(dǎo)航軟件一樣,起點、路線、終點都規(guī)劃好了,出發(fā)后,導(dǎo)航軟件也會根據(jù)實際路況的各種變化,給你推薦到達(dá)終點最有效的路線,難道此時你可以不聽指令,執(zhí)著地繼續(xù)堵下去嗎?不僅如此,相信你面臨堵車,系統(tǒng)不提示,你也會主動去規(guī)劃一條新的最佳路線的,沒錯吧?
導(dǎo)航如此,項目計劃也一樣,這樣是不是就可以理解為什么計劃做完之后,不會一成不變的貫徹下去了吧。那些所謂將因為覺得“計劃趕不上變化”而放棄計劃的項目人員,往往其主要的原因,是惰性。
關(guān)于做好計劃的重要性,不再贅述,要做好一個項目計劃核心有三:
一、要有明確的負(fù)責(zé)人,按個手印,簽個名,總之,把責(zé)任到人,才能有效推進,按照心理學(xué)來講,人要是按了手印,簽了字,就會在內(nèi)心升起一桿“責(zé)任”的大旗。
二、要有最終落實的時間,俗稱“deadline”最后期限,要是沒有時間線把持著整個項目,保不齊就會多幾個有“拖延癥”出來,“deadline”是“拖延癥”的一劑良方;
三、拆解分化工作:Work Breakdown Structure 簡稱(WBS)。一個工作,一個項目,一般來講都不是一個人的能力可以完成的,所以項目負(fù)責(zé)人要根據(jù)實際情況,將項目進行拆解,分別交由不同的職能部門負(fù)責(zé),也就是把大事情拆成各種小事情。比如車輛的制作,要完成一輛整車的制造,要有專門的輪胎廠商負(fù)責(zé)輪胎,發(fā)動機廠商負(fù)責(zé)發(fā)動機等等。
常用的WBS分解方式如下4種:
按組分解:(按產(chǎn)品)按照產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)組件分組,比如按照車輛的各個零部件來分組,前提是你的項目組是有相對應(yīng)的“資源能力”。這里其實也可以理解為,按照項目的執(zhí)行內(nèi)容分類來分組,因為畢竟所謂的“產(chǎn)品”并不一定是有形的。
按功能分解:(按產(chǎn)品)同樣是車,比如新能源車輛,按照系統(tǒng)來分組也是一種方式,軟件系統(tǒng),電力系統(tǒng),控制系統(tǒng)等;
按生命周期分解:(按階段)簡單解釋就是按照項目的時間線來分組,或是項目的執(zhí)行階段分組,比如:前期的信息收集階段,系統(tǒng)設(shè)計階段,系統(tǒng)集成階段等等;
按地域/組織分解:(按組職能)按照你手中的項目工作組的能力,所在地域/城市,進行分組。
以上四種分類、分組的方式,全是干貨,要是你正好作為一個項目負(fù)責(zé)人,也正好面臨“毫無頭緒”的工作分工,正好看看以上這4種分工方式。但是,這4種WBS并不肯定是一套萬能的分解工作的方法,畢竟,對于WBS而言,沒有最好的方法,只有最合適的。
最后,分解項目工作,有幾點核心,注意避坑:
作為領(lǐng)導(dǎo),應(yīng)該管理的是計劃,而不是管人或是管事;
項目也不應(yīng)該是被某個人管理著,而是應(yīng)該被計劃管理著;
員工也不是應(yīng)該被領(lǐng)導(dǎo)管理著,而是應(yīng)該按照計劃去工作。
對于,學(xué)會工作分解結(jié)構(gòu),樹形結(jié)構(gòu)好用、清晰;拓?fù)鋱D架構(gòu)也沒問題,實在不行,做張表格也能分清工作的結(jié)構(gòu)關(guān)系。
對于應(yīng)該用的工具呢,Excel可以,PPT也能做,思維導(dǎo)圖會用的話更好用,比如:Xmind,微軟的Visio都可以,會哪種用哪種,方便就行。