Zoho Projects是一款專為大型產(chǎn)研團隊設計的項目管理工具，它也是許多軟件開發(fā)行業(yè)高速成長背后的生產(chǎn)線。與其他項目管理產(chǎn)品相比，Zoho Projects最大的不同之處在于其獨特的流程設計。在軟件上線初期，Zoho Projects能夠有效地幫助軟件研發(fā)公司實現(xiàn)敏捷的功能迭代，讓最佳實踐流程得以沉淀在系統(tǒng)中。此外，基于軟件研發(fā)公司的產(chǎn)品理念，Zoho Projects還精心打造了一系列強大的功能模塊，以滿足各種需求。

• 　　軟件研發(fā)公司為什么要研發(fā)Zoho Projects？
• 　　Zoho Projects為何偏愛“流程”？?
• 　　軟件研發(fā)公司是如何使用Zoho Projects沉淀項目管理理念的？?

　　一、軟件研發(fā)公司為什么需要Zoho Projects？?

　　我們需要理解一個超過50人的大型團隊在進行協(xié)作時可能面臨的復雜場景：從需求的產(chǎn)生、開發(fā)，到測試、灰度，再到上線，每一個環(huán)節(jié)都需要經(jīng)歷一整套繁雜的流程，涉及產(chǎn)品、設計、研發(fā)、測試等各方緊密協(xié)同。由于迭代速度極快，很可能幾十上百個需求都在同時進行，并且流程頻繁變更。對于這樣的場景，如果缺乏有效的項目管理工具，PMO（項目管理辦公室）將難以有效地進行管理。

　　對于新入職的員工來說，他們可能會對自身的工作上下游以及在整個流程中的位置感到困惑。同樣，對于團隊負責人來說，如何在數(shù)百個需求中查看人力消耗，并有效定位阻塞節(jié)點，也是一個棘手的問題。

　　這些問題的根源在于工具的割裂。在軟件研發(fā)公司中，每個角色（如產(chǎn)品、設計、研發(fā)、測試等）都使用不同的工具，而這些工具往往是由業(yè)務團隊負責人根據(jù)自己的喜好挑選的。這就導致了工具之間數(shù)據(jù)的不打通，需要通過大量的會議和點對點的溝通來拉齊信息。

　　此外，復雜的流程和多角色協(xié)同也是一個重要的問題。在軟件研發(fā)公司中，一個需求從開始到結(jié)束，需要經(jīng)歷非常復雜的流程。而新人的學習成本高，因為軟件研發(fā)公司團隊很快從幾百人擴張到了幾千人，每一個新入職的新人，都要學習一遍全部的流程。如果沒有一個系統(tǒng)承載和固化這些流程，一個新人的學習成本將會非常之高，這也會拖慢組織的效率。

　　Zoho Projects項目管理工具正是為了解決這些問題而設計的。它能讓每個員工都可以低成本上手，能支持像軟件研發(fā)公司一樣超大型、超復雜的項目，還能支持業(yè)務的快速迭代。Zoho Projects項目管理工具能夠把流程固化在系統(tǒng)里，任何人進入不需要學習，只需要按照沉淀的標準流程進行日常工作開展，并且任何流程中的參與者都能直觀看到自己所在的位置。這樣，我們就可以有效地管理復雜的項目，提高團隊的效率，降低學習成本。

　　二、Zoho Projects核心產(chǎn)品理念：重視流程沉淀?

　　流程是組織生產(chǎn)力最大化的底層邏輯，不同級別的流程串聯(lián)起企業(yè)中的所有工作。針對流程進行的拆解、優(yōu)化過程，也是對企業(yè)價值鏈的分析和打磨。在這樣的實踐理解和理念沉淀下，Zoho Projects應運而生。它承載的遠不僅僅是一個效率工具，更是Zoho在長期敏捷高效實踐中所沉淀的先進理念與實踐。

　　軟件研發(fā)公司在項目管理實踐中，從一開始就將“流程管理”放在了非常重要的位置。團隊深刻認識到質(zhì)量與效率和工作是否有序進行是強相關的。在業(yè)務高速發(fā)展、研發(fā)資源擴張、跨項目調(diào)配訴求非常頻繁的背景下，再先進的流程文化在落地過程中也需要謹慎評估學習與流程執(zhí)行成本帶來的效率損耗。對于流程把控的意識，能夠讓業(yè)務在持續(xù)爆發(fā)擴張的過程中，讓組織的理念與文化更自然地延續(xù)和傳遞。

　　正是基于這一認識，Zoho Projects和其他項目管理產(chǎn)品最大的不同，就是流程。Zoho Projects對于流程的重視體現(xiàn)在以下幾個特點中：

　　流程標準化：無論是再復雜的項目，在Zoho Projects里，都能抽象沉淀為標準的節(jié)點流。這樣，協(xié)作的SOP就能通過工具去沉淀和呈現(xiàn)，員工會更自然地遵循設定好的流程高效協(xié)作，信息也能更高效流通，大大減少了大型項目里的溝通工作。

　　統(tǒng)一項目進度認知：提升協(xié)作效率的第一步是將用戶從無序和疲憊的流程協(xié)作中釋放出來。將被驗證過的事務和經(jīng)驗固化在組織中，減少對人的依賴，生產(chǎn)力和創(chuàng)造力才能得到真正解放。

　　流程定制化：Zoho Projects支持流程的定制化，通過流程裁剪，讓流程更好地落地。例如項目經(jīng)理可以把特殊需求制作成可配置的開關，動態(tài)地修改流程，使流程去適配需求的實際情況，這樣就可以避免因流程不合適導致整體流程不通暢，項目流程運行不成功。

　　流程智能化：將生產(chǎn)實踐全部落地在Zoho Projects后，平臺里沉淀的數(shù)據(jù)將產(chǎn)生巨大的價值。度量功能模塊是其中之一，也是Zoho Projects中的亮點功能之一。市面上的類似功能要么靠PM手算，一個季度報告耗時一個月；要么需要單獨購買付費的插件。而Zoho Projects中度量功能則是原生集成，PMO可使用度量功能高效的查看項目表現(xiàn)，并層層下鉆進行分析，探尋資源調(diào)配的優(yōu)化改進之處。

　　流程自動化：除了讓信息協(xié)同更為高效，Zoho Projects也希望項目流程中的每一位參與者能夠?qū)Ｗ⒂谟袃r值的工作。Zoho Projects中配置了比較完善的OpenAPI、Webhook等插件體系，通過關聯(lián)可以將第三方平臺的關鍵信息直接展示在Zoho Projects上。同時Zoho Projects可以設定自動化條件，免去一些重復低效的操作。

　　三、軟件研發(fā)公司如何通過Zoho Projects沉淀項目管理理念？?

　　Zoho Projects為軟件研發(fā)公司提供了一種高效、敏捷的功能迭代方式，使得最佳實踐流程得以在系統(tǒng)中沉淀。在軟件研發(fā)公司的長期實踐中，Zoho Projects成功地承載了高速的組織增長，助力公司在規(guī)模上實現(xiàn)了從百人到千人的飛躍。

　　除了將流程沉淀在組織中，Zoho Projects還基于軟件研發(fā)公司的落地實踐，打造了一系列強大的功能模塊來承載組織的項目管理理念。這些功能模塊目前已經(jīng)作為核心模塊內(nèi)置在Zoho Projects中，包括項目評估和項目落地等關鍵能力。

　　1、項目評估：重視關鍵流程節(jié)點的把控

　　在項目進展中，可能會出現(xiàn)重要環(huán)節(jié)出現(xiàn)隱患的情況，導致之前的研發(fā)工作全部被浪費。為了避免這樣的問題產(chǎn)生，Zoho Projects非常注重關鍵流程節(jié)點的把控。比如在一個項目排期時對研發(fā)人力的評估超過了10人/天，就會自動引入評估節(jié)點，前置評審項目的可行性、優(yōu)先級和籌備工作，避免人力資源的浪費，在項目早期把控風險。

　　2、項目落地：坦誠清晰

　　在一個復雜需求的落地過程中，涉及的相關人員往往比較多，并且在持續(xù)的變化。如何讓每個人對上下文都有一個持續(xù)的跟蹤和了解，是軟件研發(fā)公司在項目管理過程中一直關心的問題。除了通過清晰可見的流程圖，讓每個人都能明確自己在流程中所在的位置，保持信息維度的統(tǒng)一，Zoho Projects還設置了“需求關聯(lián)群"功能，消除信息不對稱帶來的流程損耗?！靶枨箨P聯(lián)群”能夠與消息深度耦合，確保相關討論場景的快速、高效搭建，讓相關方都能快速完整了解上下文。

　　在Zoho Projects每一個需求建立的時候，都可以在“新建頁”選擇自動拉群功能，讓相關角色一鍵入群，針對需求進行深度溝通。不止在項目創(chuàng)建時一鍵拉群，隨著項目的深入、流程的進展，新的參與者可以隨著新增關聯(lián)角色自動被拉入群，也能夠主動通過“加群”快速進入“需求同步群”，閱讀歷史記錄，把握來龍去脈，追蹤項目進展。

　　3、效益分析：重視數(shù)據(jù)價值

　　軟件研發(fā)公司非常重視數(shù)據(jù)的價值。每個雙月，軟件研發(fā)公司都會對內(nèi)部的項目進行數(shù)據(jù)復盤和業(yè)務復盤。在軟件研發(fā)公司，一般會從兩個角度來評估一個需求的長期效益：1）需求實現(xiàn)的結(jié)果；2）需求開發(fā)過程中的實際體驗。評估需求實現(xiàn)的結(jié)果最常用的是AB實驗，通過設計實驗可以獲得一些直觀的用戶數(shù)據(jù)作為需求的反饋，來評價需求實現(xiàn)的好壞；除了明確的收益數(shù)據(jù)信息以外，也會通過一些流程進程中內(nèi)部參與人員的評估反饋，判斷團隊是否可以長期的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。