1、制定項目溝通計劃

編制項目溝通計劃就是確定、記錄并分析項目的干系人所需要的信息和溝通需求。其結果就是確定出誰需要信息、需要何種信息、何時需要以及如何將信息有效地進行傳遞。雖然每個項目都需要充分地進行交流，但信息的需求和分發(fā)方式卻大不相同。

項目溝通計劃就是規(guī)定未來項目進行溝通管理的文件。它一般是在項目的初期階段制定，但為了提高溝通的有效性，也應該根據項目實施中的具體情況和溝通計劃的適用性來定期進行檢查和修改。

大多數情況下，我們可以認為溝通計劃就是反映以下內容的一張表，見下表溝通計劃

大多數情況下，溝通計劃并不是一個復雜的文檔。它主要說明項目將產生哪些信息、怎么產生、這些信息保存在哪里、誰需要這些信息，以及如何把這些信息發(fā)送出去。

2、按計劃實施管理溝通

管理溝通是項目中溝通活動的主要實施過程。

根據目的的不同，它主要包括兩大類活動：

?獲取項目的實施狀態(tài)信息。

?分發(fā)項目的實施績效報告。

這一方面可以有效地促進項目內部各方協(xié)作，另一方面則是讓管理者及項目干系人真實而準確地了解項目實施狀態(tài)，判斷項目是否處于正常的軌道，以便及早發(fā)現(xiàn)和解決問題。在具體實施當中，根據信息發(fā)送的內容、目的和發(fā)送對象可以選擇各種不同的溝通方式，并且還會經常組合應用各種方式。雖然項目溝通可以以正式的和非正式的兩種方式進行，但溝通管理計劃中的預定活動幾乎都是正式的溝通模式，其中又以書面溝通和多對多的會議溝通為主。

3、采用正式溝通的模式

項目成員為了完成項目工作，在明確規(guī)定的組織系統(tǒng)內部進行溝通和協(xié)調工作，這種溝通是通過一種正式的明確的渠道進行的。在這個過程中，信息發(fā)送者和接收者并不一定直接交流，中間可能要經過某些人的轉發(fā)，這就形成了一定的溝通渠道和溝通網絡。

同樣，溝通的結構形式也會對溝通的效率產生影響。

正式溝通的模式見下表。

正式溝通是項目中最廣泛存在的溝通形式。例如，項目在實施過程中所產生的各種文檔，既包括有關產品工程活動的結果，諸如產品規(guī)格、設計文檔等，也包括項目管理活動所產生的文檔，諸如項目章程、項目計劃、反映項目實施狀態(tài)的績效報告等。這些文檔的目的之一就是傳遞某種信息。之所以把它定義為正式的書面文檔，是因為它們還代表著某種約定和承諾，也可以說擔負了“某些管理職能”。

在使用文檔這種書面的溝通形式的時候，應該注意以下幾點：

?必須事先約定統(tǒng)一的“符號系統(tǒng)”，這樣就使得溝通雙方在提供和獲取信息的表示形式上達成一致，避免信息傳遞偏差。

?使用事先約定的文檔模板。模板的作用除了使文檔看起來統(tǒng)一而美觀外，更重要的目的是使溝通雙方在溝通前對要溝通的內容和展現(xiàn)形式達成雙方認可的約定和默契，這將非常有助于提高后續(xù)溝通活動的有效性和實施效率。

?表述上應該使用簡練而準確的語言和文字，避免傳遞“非字面因素”以外的信息。因為后者非常容易產生不同人在理解上的差異，從而在項目中造成混亂，引起不必要的麻煩。

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