如果您不熟悉項目管理或以前依賴任務管理系統(tǒng)來管理您的項目，那么任務和項目之間的區(qū)別可能會令人困惑。任務和項目是項目管理系統(tǒng)中的主要構建塊，使您能夠跟蹤和組織您的工作。

任務是需要在項目中完成的單個工作單元。項目是需要一起完成以實現(xiàn)單個結果或目標的整個系列任務。例如，如果您要創(chuàng)建一個新產品，那么整個創(chuàng)建過程就是您的項目。該項目中的一項任務可能是“構建原型”。

項目管理系統(tǒng)中的任務是什么？

任務類似于待辦事項列表中的項目。這是將您的項目推向預期結果所需的一項行動或步驟。任務應該用于：
1、計劃完成項目的所有必要步驟
2、可視化項目甘特圖上的各個步驟
3、存儲有關流程、操作方法或注釋的詳細信息
通常，一項任務將分配給一個人，并且需要相對較短的時間來完成。例如，一種最佳實踐是任務長度在整個項目長度的1%–10%之間。這意味著如果您的項目需要100個工作日才能完成，則每個任務的長度應為1到10天。因此，任何超過十天的任務都應分為兩個或多個任務。
次要選項是將較長或復雜的任務分解為子任務。此選項使您能夠保持總體任務的可見性，同時仍將其劃分為更易于管理的工作。例如，使用上面的示例，假設您有一個名為“構建原型”的任務。此任務可能涉及以下子任務：
機械師建造原型車身
Ironworker完成原型外殼
如果需要將主體和外殼構建在一起，則將它們分組在一項任務下可能是有意義的。但是，由于每個人都由不同的人負責，因此擁有子任務可以讓每個人都清楚地看到和理解對每個團隊成員的期望。
為了在項目管理系統(tǒng)中跟蹤您的整體任務進度，父任務應該顯示一個子任務進度條，隨著子任務的完成慢慢填滿。此功能允許您輕松跟蹤個人貢獻及其對總體任務的直接影響。

什么是項目管理系統(tǒng)中的項目？

項目包含為達到特定結果而需要完成的所有內容。這可以包括實現(xiàn)特定目標所需的所有行動、輸入、輸出和里程碑。項目可以從簡單到復雜，并且在長度、資源、成本和范圍方面差異很大。每個項目都應該有明確的開始和結束日期、明確的工作范圍和所有者。
項目管理系統(tǒng)中的項目用于：
1、監(jiān)控整個項目的開始和完成日期，而不僅僅是單個任務
2、快速輕松地跟蹤高級項目狀態(tài)
3、管理任務依賴性和交互，例如如果一項任務延遲另一項任務
4、使用軟件報告輕松更新項目利益相關者的項目信息
5、存儲整個項目團隊需要訪問的項目相關文件和注釋
更大、更復雜或更長的項目可能會分解為各個階段。一些項目管理方法，例如敏捷，將項目分解為單獨的沖刺。每個階段或sprint都應該有自己定義的時間段和結果，因此可以在項目管理系統(tǒng)中被視為自己的項目。

項目與文件夾

一些項目管理系統(tǒng)解決方案還允許您創(chuàng)建和管理文件夾。文件夾用于包含和組織數據。它們不是可操作的項目，并且它們沒有自己的一組屬性，例如開始日期和結束日期。文件夾的目的只是將相關信息保存在一個地方，并創(chuàng)建一個組織結構或層次結構，使用戶可以輕松查找和共享信息。
您可以使用文件夾：
1、將相關的任務和項目組合在一起
2、將與任務和項目相關的支持文檔組合在一起，例如會議議程、筆記、待辦事項、問題或風險以及臨時請求
3、為任務添加標簽，以便單個任務可以在多個文件夾中查看
文件夾可用于按團隊、客戶、工作階段或最適合您的團隊的方式對項目和任務進行分組。您可以創(chuàng)建一個文件夾來對同一項目的不同階段進行分組，或者對具有相同客戶的不同項目進行分組。
或者，您可以為每個部門創(chuàng)建一個單獨的文件夾，并為其相關部門標記任務。例如，如果您有一個“營銷”文件夾，任何營銷人員都可以在一個地方快速瀏覽他們的所有任務，即使它們涉及不同的項目。
文件夾可以包含子文件夾、項目和任務。通過使用標簽，文件夾允許您以對團隊成員最有用的方式對信息進行切片、切塊和分組，而無需復制數據。

使用文件夾、項目、任務和子任務的最佳實踐

以下是有關創(chuàng)建工作并將其組織到文件夾、項目、任務和子任務中的一些提示：
從頂部開始：組織項目管理系統(tǒng)的最簡單方法是從盡可能大的存儲桶開始，然后逐步向下工作。例如，一個文件夾可能專用于單個客戶。他們要求的每個獨特產品或可交付成果都可能是該文件夾中自己的項目。
創(chuàng)建和使用模板：通過為文件夾結構、項目結構和任務構建模板，您可以節(jié)省時間并確保整個軟件的工作結構一致。使用模板，每次創(chuàng)建新項目或任務時，您已經有了大綱和結構。
熟悉項目管理最佳實踐：PM最佳實踐將幫助您提高項目績效和項目管理系統(tǒng)的使用。例如，了解如何創(chuàng)建WBS（工作分解結構）將幫助您將項目分解為任務。
與他人合作：從您的軟件供應商、社區(qū)論壇或公司內的其他人處尋求幫助和建議可以幫助您發(fā)現(xiàn)在系統(tǒng)內組織項目和任務的最佳方式。沒有適合所有場景的完美解決方案。但是，通過與他人互動，您可以發(fā)現(xiàn)新想法并了解對與您類似的公司或項目有效的方法。