采購管理系列文件之采購合同管理制度(采購合同管理制度范本)
第1章 總則
第1條 目的
為規(guī)范公司對采購合同的管理事宜,做好采購合同的編制、簽訂、執(zhí)行、修改等工作,使其符合采購管理的要求及公司的利益,特制定本制度。
第2條 適用范圍
本制度適用于采購合同管理的相關(guān)事宜。
第2章 采購合同的編制
第3條 公司采購部是采購合同的對口管理單位,負(fù)責(zé)公司采購合同的編制、簽訂、執(zhí)行、控制等管理事項(xiàng)。
第4條 本公司一次性采購物品金額高于50000元時(shí),必須簽訂采購合同;外地采購必須簽訂合同。
第5條 采購合同的編制程序如下圖所示。
采購合同編制程序示意圖
第6條 正式的采購合同必須包括以下9個(gè)方面的主要內(nèi)容。
1.合同簽訂雙方的姓名、地址和聯(lián)系方式。
2.采購物品的單價(jià)、總價(jià)。
3.采購物品的數(shù)量與規(guī)格型號(hào)。
4.采購物品的品質(zhì)和技術(shù)要求。
5.采購物品的履約方式、期限、到貨地點(diǎn)。
6.采購物品的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方式。
7.付款方式和期限。
8.售后服務(wù)和其他優(yōu)惠條件。
9.違約責(zé)任和解決爭議的方法。
第7條 采購合同的條款內(nèi)容必須齊備、明確、具體,表達(dá)必須嚴(yán)謹(jǐn)。
第3章 采購合同的簽訂
第8條 與公司簽訂采購合同的供應(yīng)商必須具備法人資格,并以其自己的名義簽訂采購合同,如果委托別人代簽,采購部應(yīng)審驗(yàn)其委托證明。
第9條 公司與供應(yīng)商簽訂的合同必須采用書面形式,其他任何形式的合同視為無效合同。
第10條 對于金額在10萬元以下的采購合同,可以采用傳真的方式進(jìn)行簽訂,即公司將合同擬訂好后傳送給供應(yīng)商,供應(yīng)商進(jìn)行蓋章簽字后回傳,再由公司蓋章簽字后發(fā)給供應(yīng)商回執(zhí),即視為合同成立。
第11條 簽訂后的合同由財(cái)務(wù)部保管。
第4章 采購合同的執(zhí)行與控制
第12條 合同簽訂后即具有了法律約束力,采購部應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商發(fā)送訂貨單,使供應(yīng)商及時(shí)準(zhǔn)備公司所需的物品。
第13條 采購部應(yīng)配合校區(qū)使用部門做好采購物料的進(jìn)廠驗(yàn)收工作,當(dāng)所采購的物料不符合合同所約定的質(zhì)量要求時(shí),采購部應(yīng)積極聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行處理。
第14條 采購部應(yīng)建立合同履約的管理臺(tái)賬,對雙方的履約進(jìn)程逐次、詳細(xì)地進(jìn)行書面登記,并保存好能夠證明合同履約的原始憑證。
第15條 采購合同進(jìn)度控制的具體內(nèi)容如下。
1.采購部應(yīng)本著經(jīng)濟(jì)性的原則做好物料的采購進(jìn)度控制工作,既保證倉庫中的采購物料庫存最低,同時(shí)還能保證采購物料滿足生產(chǎn)的需求。
2.對于供應(yīng)商需要按照樣品或圖紙加工的物料,如果存在加工過程周期長、變數(shù)多、監(jiān)控過程比較復(fù)雜的現(xiàn)象,應(yīng)要求供應(yīng)商提供進(jìn)度安排,采購部根據(jù)進(jìn)度安排與供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)絡(luò)和協(xié)商,確保物料能夠及時(shí)運(yùn)送到公司。
3.如果供應(yīng)商提供的物資將延緩公司的正常的教學(xué)秩序,采購部應(yīng)減少在供應(yīng)商處的采購數(shù)量并與其他供應(yīng)商聯(lián)系,增加采購數(shù)量。
第16條 在合同的執(zhí)行過程中采購部要處理好與供應(yīng)商的關(guān)系,將供應(yīng)商視為公司的戰(zhàn)略發(fā)展伙伴,以便于在新開學(xué)校增多而加大物料采購時(shí)能夠得到及時(shí)供應(yīng)、在生產(chǎn)淡季時(shí)能夠縮減或取消物料采購。
第5章 采購合同的修改與終止
第17條 在合同執(zhí)行過程中,因供應(yīng)商的原因造成無法按量供應(yīng)采購物料,采購部經(jīng)調(diào)查核實(shí),可與供應(yīng)商簽訂新的采購物料的數(shù)量規(guī)定,作為采購合同的附件執(zhí)行。
第18條 在合同執(zhí)行過程中,若外部市場環(huán)境發(fā)生重大變化,采購部可與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商,簽訂新的供貨價(jià)格的條款,作為采購合同的附件執(zhí)行。
第19條 在合同執(zhí)行過程中,若因不可抗力導(dǎo)致供應(yīng)商無法按時(shí)交貨,采購部經(jīng)過核實(shí)后,可與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商,簽訂雙方的延期交貨規(guī)定,作為采購合同的附件執(zhí)行。
第20條 有下列情形之一者,視為合同終止。
1.因不可抗力導(dǎo)致合同無法繼續(xù)執(zhí)行,雙方同意取消合同。
2.因市場環(huán)境或需求的變化,一方提出取消合同,由雙方協(xié)商解決賠償事宜。
3.一方出現(xiàn)違背合同條款的狀況。
4.出現(xiàn)逾期沒有履行合同約定的狀況。
5.發(fā)生符合合同條款中合約解除的事項(xiàng)。
第6章 合同糾紛的處理與合同管理
第21條 當(dāng)公司與供應(yīng)商所簽訂的合同出現(xiàn)糾紛時(shí),一般可采取如下4種處理方法。
1.與供應(yīng)商協(xié)商解決。
2.請第三方協(xié)調(diào)解決。
3.由仲裁機(jī)構(gòu)進(jìn)行仲裁。
4.通過法律途徑解決。
第22條 采購合同的簽訂人員與采購資料管理人員要遵守合同的管理紀(jì)律,有下列情形之一者,公司將根據(jù)情節(jié)的輕重進(jìn)行相應(yīng)的處理。
1.泄露合同內(nèi)容。
2.私自更改合同內(nèi)容。
3.丟失合同。
4.在合同簽訂或資料保管過程中損害公司利益。
第23條 參與采購合同履行與監(jiān)督的人員要嚴(yán)格遵守公司的相關(guān)規(guī)定,若違反規(guī)定給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他損失的,公司將根據(jù)性質(zhì)與情節(jié)輕重對責(zé)任人進(jìn)行行政和經(jīng)濟(jì)處罰,情節(jié)嚴(yán)重者將依法追究其法律責(zé)任。
第7章 附則
第24條 本制度未盡事宜,依照國家相關(guān)的法律、法規(guī)和政策執(zhí)行。
第25條 本制度由采購部制定,并保留對其的解釋和修訂權(quán)。
第26條 本制度經(jīng)總經(jīng)理或分管副總辦公會(huì)議審議通過后執(zhí)行。