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行政管理體系手冊(cè)(行政管理體系手冊(cè)內(nèi)容)

行政管理體系手冊(cè)(行政管理體系手冊(cè)內(nèi)容)

行政管理體系手冊(cè)(行政管理體系手冊(cè)內(nèi)容)

行政管理體系手冊(cè)(行政管理體系手冊(cè)內(nèi)容)

一、企業(yè)行政管理體系的功能

一個(gè)好的企業(yè),首先要有一個(gè)堅(jiān)實(shí)、高效的團(tuán)隊(duì)。

企業(yè)行政管理體系,可以說是企業(yè)的中樞神經(jīng)系統(tǒng)。它以總經(jīng)理為最高領(lǐng)導(dǎo),由行政人事經(jīng)理分工負(fù)責(zé),由行政各個(gè)部門具體組織實(shí)施、操作的一個(gè)完整的體系。企業(yè)管理的具體工作的廣度涉及到企業(yè)的全部運(yùn)作過程,其深度設(shè)計(jì)到企業(yè)的各個(gè)部門和分支機(jī)構(gòu)的方方面面以及局外人難以想象的細(xì)微末節(jié)。

企業(yè)行政管理體系擔(dān)負(fù)著企業(yè)的管理工作;企業(yè)中除行政管理之外的工作,都是某個(gè)方面的“業(yè)務(wù)”。行政管理體系推動(dòng)和保證著企業(yè)的技術(shù)(設(shè)計(jì))、工程(服務(wù))、資金(財(cái)務(wù))、發(fā)展(營(yíng)銷)幾大塊業(yè)務(wù)的順利、有效進(jìn)行和相互之間的協(xié)調(diào)。

企業(yè)行政管理體系工作可以說是千頭萬緒、紛繁復(fù)雜。企業(yè)行政人員每天都面臨著大量的、瑣碎的、不起眼的事務(wù)。但是,這些事務(wù)只不過是行政管理這顆大樹上的枝枝葉葉而已。

概括起來說,行政管理的企業(yè)中主要有管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)三大功能:其中管理是主干,協(xié)調(diào)是核心,服務(wù)是根本。究而言之,行政管理的實(shí)質(zhì)是服務(wù)。

二、企業(yè)行政管理體系的職能

行政部門應(yīng)該兢兢業(yè)業(yè)、認(rèn)真細(xì)致地做好種種行政事務(wù)工作,把領(lǐng)導(dǎo)和員工從繁重、瑣碎的行政事務(wù)和生活瑣事中解脫出來,可以集中精力、輕裝上陣,研究市場(chǎng)形勢(shì),考慮公司的發(fā)展戰(zhàn)略,探討公司的組織架構(gòu),任用公司的各級(jí)干部,實(shí)施公司的經(jīng)營(yíng)方針,解決公司所面臨的重大問題,以及專心做好每一筆重要業(yè)務(wù)等等。

為了做好紛繁復(fù)雜的行政工作,就必須建立健全和認(rèn)真執(zhí)行行政部門的各項(xiàng)管理制度、崗位責(zé)任制度、工作程序以及一系列規(guī)范化表格、圖表等,從而建立起行政部門的“法治”秩序。更重要的是,要培養(yǎng)出一支高素質(zhì)、高效率的行政人員隊(duì)伍:同時(shí)要搞好科學(xué)分工、管理層次和合理授權(quán)。一旦行政系統(tǒng)的一系列硬件(如辦公設(shè)施、生活設(shè)施)、軟件(如規(guī)章制度、工作程序)、人員隊(duì)伍、分工協(xié)作和管理層次等等建立健全起來,整個(gè)行政管理體系在很大程度上就會(huì)成為一部自動(dòng)機(jī)器一樣運(yùn)轉(zhuǎn),只在較少的場(chǎng)合才需要部門領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)輔以“人治”。

行政管理體系工作基本包括:會(huì)議管理、辦公物品管理、檔案管理、公關(guān)管理、各種實(shí)物資產(chǎn)管理、車輛管理、內(nèi)部監(jiān)察事務(wù),以及人力資源管理等等,參與企業(yè)的監(jiān)督、控制、決策工作;以全面提高組織效能,提供必要管的保障為目的,而對(duì)企業(yè)內(nèi)部辦公事務(wù)、后勤事務(wù)活動(dòng)的構(gòu)成要素及其理流通過程所作的規(guī)劃、組織、監(jiān)控、控制、協(xié)調(diào)。

三、企業(yè)行政管理體系的任務(wù)

企業(yè)內(nèi)部的各種事務(wù)是由多種要素構(gòu)成的,人、財(cái)、物、信息、制度方法等等都要參與其中,共同發(fā)揮作用,這就需要保持構(gòu)成要素的齊全、有效,使要素之間有最佳的配合關(guān)系。

企業(yè)行政管理的任務(wù)就是通過對(duì)事務(wù)活動(dòng)的構(gòu)成要素及其流通過程實(shí)施科學(xué)有效的規(guī)劃、組織、監(jiān)督、控制、協(xié)調(diào),為企業(yè)職能活動(dòng)的高效開展創(chuàng)造條件、奠定基礎(chǔ)、提供保障。要使企業(yè)做到:

人盡其才,即為事務(wù)活動(dòng)的有效運(yùn)行提供人力資源保證,要通過科學(xué)分工、優(yōu)化組合、完善行為規(guī)范、教育培訓(xùn)與激勵(lì)、合理配置各類從事事務(wù)處理工作的人員,明確其職位,提高其素質(zhì),充分調(diào)動(dòng)他們的積極性,充分發(fā)揮他們的作用。

物盡其才,即為企業(yè)職能活動(dòng)提供必需的物質(zhì)條件,要合理分配,正確使用各種設(shè)備、工具、材料和能源,充分發(fā)揮其作用,厲行節(jié)約,努力降低消耗,力爭(zhēng)供求平衡。

財(cái)盡其用,即為企業(yè)職能活動(dòng)提供基本的財(cái)力保證,要量入為出,量力而行,講究成本效益,講究核算,使有限的資金得到合理利用。

時(shí)盡其能,即為企業(yè)職能活動(dòng)的有效性提供必要的時(shí)間資源,要維護(hù)事務(wù)的時(shí)效,以有力措施充分發(fā)掘時(shí)間的利用價(jià)值,合理配置時(shí)間,充分利用時(shí)間。& p!

文暢其流,即為企業(yè)職能活動(dòng)提供包括文件在內(nèi)的各種信息資源,要?jiǎng)?chuàng)造、充分利用、有效維護(hù)信息資源,使信息流通過程有序、順暢、有效。

四、企業(yè)行政管理體系的構(gòu)建

1、企業(yè)行政管理體系組織架構(gòu)圖

1、企業(yè)行政管理體系組織架構(gòu)圖

2、管理職責(zé)

2.1行政管理體系組織

根據(jù)本企業(yè)實(shí)際情況,建立能夠充分協(xié)調(diào)、高效發(fā)揮職責(zé)的行政管理體系組織。

2.2職責(zé)、權(quán)限和義務(wù)

公司總經(jīng)理對(duì)行政管理負(fù)責(zé),任命行政人事經(jīng)理和各行政控制系統(tǒng)責(zé)任人員。行政人事經(jīng)理應(yīng)具有企業(yè)行政管理的相關(guān)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn),具有行政管理體系建立、實(shí)施、保持和改進(jìn)的管理職責(zé)和權(quán)限。

行政人事中心經(jīng)理對(duì)公司行政管理工作分工負(fù)責(zé),任命行政控制系統(tǒng)(如企業(yè)文化、辦公事務(wù)、人力資源、其他主要過程控制系統(tǒng)等)責(zé)任人員,規(guī)定各行政控制系統(tǒng)責(zé)任人員以及需要獨(dú)立行使與保證行政管理效能的相關(guān)人員的職責(zé)、權(quán)限和義務(wù),明確各行政控制系統(tǒng)之間、行政人事經(jīng)理與各行政控制系統(tǒng)責(zé)任人員之間、各行政控制系統(tǒng)責(zé)任人員之間的工作接口和協(xié)調(diào)措施。

2.3管理評(píng)審

每年至少應(yīng)當(dāng)對(duì)企業(yè)行政管理體系進(jìn)行一次管理評(píng)審,確保行政管理體系的適應(yīng)性、充分性和有效性,滿足企業(yè)發(fā)展需要的要求,并保存管理評(píng)審記錄。

3、行政管理體系文件

行政管理體系文件包括行政管理手冊(cè)、程序文件(管理制度)和記錄文件(表、卡)等。

3.1行政管理手冊(cè)

行政管理手冊(cè)應(yīng)當(dāng)描述行政管理體系文件的結(jié)構(gòu)層次和相互關(guān)系,并至少包括以下內(nèi)容:

(1)術(shù)語和縮寫;

(2)體系的適應(yīng)范圍;

(3)管理方針和目標(biāo);

(4)行政管理體系組織及管理職責(zé);

(5)行政管理體系基本要素、行政控制系統(tǒng)、控制環(huán)節(jié)、控制點(diǎn)的要求。

3.2程序文件(管理制度)

程序文件(管理制度)應(yīng)當(dāng)與管理方針一致,滿足行政管理手冊(cè)基本要素的要求,并且具有可操作性。

3.3記錄文件(表、卡)

管理記錄應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)特性,滿足程序控制實(shí)施過程的需求。文件格式及其包括的項(xiàng)目、內(nèi)容應(yīng)當(dāng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

4、文件和記錄控制

4.1文件控制

文件控制的范圍、程序、內(nèi)容如下:

(1)受控文件的類別確定,包括行政管理體系文件、外來文件、其他需要控制的文件等;

(2)文件的編制、會(huì)簽、審批、標(biāo)識(shí)、發(fā)放、修改、回收,其中外來文件控制還應(yīng)當(dāng)有收集、購(gòu)買、接收等規(guī)定;

(3)行政管理體系實(shí)施的相關(guān)部門、人員及場(chǎng)所使用的受控文件為有效版本的規(guī)定;

(4)文件的保管方式、保管設(shè)施、保存期限及其銷毀的規(guī)定。

4.2記錄控制

記錄控制范圍、程序、內(nèi)容如下:

(1)行政管理過程所形成的記錄的填寫、確認(rèn)、收集、歸檔、貯存等;

(2)記錄的保管和保存期限等;

(3)行政保證體系實(shí)施部門、人員及場(chǎng)所使用相關(guān)受控記錄表格為有效版本的規(guī)定。

5、企業(yè)文化控制

企業(yè)文化控制的范圍、程序、內(nèi)容如下:

(1)企業(yè)文化責(zé)任部門的建立、建設(shè)和職能,企業(yè)文化責(zé)任人的職權(quán)、職責(zé)和義務(wù)。

(2)企業(yè)文化控制的目的(目標(biāo))和任務(wù)。

(3)企業(yè)文化應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)特性,具有客觀性、發(fā)展性、指導(dǎo)性、約束性、整體性、群體性、傳播性和傳承性等特性。

(4)企業(yè)文化戰(zhàn)略實(shí)施的計(jì)劃、過程和記錄。

(5)企業(yè)文化理念識(shí)別系統(tǒng)情況,包括:價(jià)值觀念(核心理念)、各類經(jīng)營(yíng)管理理念、宣傳口號(hào)以及員工認(rèn)知和認(rèn)同程度。

(6)企業(yè)文化行為識(shí)別系統(tǒng)情況,包括:組織對(duì)內(nèi)、外行為,團(tuán)體對(duì)內(nèi)、外行為,個(gè)體對(duì)內(nèi)、外行為以及員工認(rèn)知和認(rèn)同程度。

(7)企業(yè)文化視覺識(shí)別系統(tǒng)情況,包括:工作(生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng))、生活各類標(biāo)志、色彩,以及體現(xiàn)企業(yè)特性的其他視覺識(shí)別;員工對(duì)視覺識(shí)別系統(tǒng)的認(rèn)知和認(rèn)同程度。

(8)理念、行為、視覺識(shí)別系統(tǒng)的相互符合情況。

(9)企業(yè)文化貫穿于企業(yè)管理各個(gè)層面,并起到導(dǎo)向作用。

6、辦公事務(wù)控制

辦公事務(wù)責(zé)任部門的建立、建設(shè)和職能,辦公事務(wù)責(zé)任人的職權(quán)、職責(zé)和義務(wù);辦公事務(wù)各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人的認(rèn)定、職責(zé)、職權(quán)和義務(wù)。

6.1行政公文管理

行政公文管理的范圍、程序、內(nèi)容如下:

(1)行政公文的起草、撰寫、審核、批準(zhǔn)、傳閱(抄送)、存檔、銷毀規(guī)定。

(2)不同公文行文規(guī)范和格式的要求。

(3)發(fā)文內(nèi)容、落款和印章的符合性。

(4)行政公文的可追溯性。

(5)外來文件的管理(上級(jí)部門、下級(jí)單位、平級(jí)單位、其他外來文件等),包括接收、傳達(dá)、確認(rèn)、落實(shí)、反饋等。

(6)行政公文管理過程與企業(yè)文化相符合。

6.2辦公物品管理

辦公物品管理的范圍、程序、內(nèi)容如下:

(1)辦公物品管理的目的(目標(biāo))和任務(wù)。

(2)辦公物品的范圍和分類。

(3)辦公用品的采購(gòu)程序及供方選擇。

(4)辦公用品的入庫、保管、領(lǐng)用、更換、報(bào)廢等過程控制。

(5)非一次性耗用辦公用品的規(guī)范化使用和耗材(能源)節(jié)約規(guī)定。

(6)辦公用品使用說明書、操作手冊(cè)等附帶資料的管理。

(7)辦公物品管理過程與企業(yè)文化相符合。

6.3檔案管理

檔案管理的范圍、程序、內(nèi)容如下:

(1)檔案管理的目的(目標(biāo))和任務(wù)。

(2)檔案的范圍和分類。

(3)檔案的入檔、保管、借閱、銷毀等過程控制。

(4)貯存環(huán)境和期限符合不同檔案的要求。

(5)檔案管理過程與企業(yè)文化相符合。

6.4會(huì)議管理

會(huì)議管理的范圍、程序、內(nèi)容如下:

(1)會(huì)議管理的目的(目標(biāo))和任務(wù)。

(2)外部會(huì)議的信息收知、分類、傳達(dá),批準(zhǔn)參會(huì),會(huì)議反饋、批準(zhǔn)落實(shí),信息收集和過程保存,全程的控制。

(3)內(nèi)部固定會(huì)議(例會(huì))的召開類型、形式,參會(huì)人員、時(shí)間、地點(diǎn)變化的記錄,會(huì)議記錄,落實(shí)及效果分析。

(4)臨時(shí)會(huì)議的召開原因、類型、形式,告知方式、會(huì)議記錄,落實(shí)及效果分析。

(5)會(huì)議管理過程與企業(yè)文化相符合。

7、規(guī)章制度控制

規(guī)章制度控制的范圍、程序、內(nèi)容如下:

(1)規(guī)章制度控制的目的(目標(biāo))和任務(wù)。

(2)明確規(guī)章制度監(jiān)督、檢查的責(zé)任部門和第一責(zé)任人。

(3)規(guī)章制度的頒布,應(yīng)當(dāng)表明發(fā)文部門、批準(zhǔn)人、頒布時(shí)間、實(shí)施時(shí)間、應(yīng)用范圍和解釋部門等要素,并不得與國(guó)家法律、法規(guī)相違背。

(4)規(guī)章制度應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)特性和現(xiàn)狀的要求,分類明確,內(nèi)容健全。

(5)規(guī)章制度至少應(yīng)當(dāng)包括以下三類:生產(chǎn)(經(jīng)營(yíng))類、行政類、崗位管理類。其中崗位管理類,應(yīng)當(dāng)明確各崗位人員的職權(quán)、職責(zé)和義務(wù)。

(6)規(guī)章制度規(guī)定了獎(jiǎng)懲原則和措施。

(7)規(guī)章制度的落實(shí)記錄,如獎(jiǎng)懲通報(bào)、記錄表格等應(yīng)規(guī)范、全面、可追溯。

(8)規(guī)章制度的修改條件、批準(zhǔn)和解釋。

(9)規(guī)章制度控制過程與企業(yè)文化相符合。

8、后勤事務(wù)控制

后勤事務(wù)控制的范圍、程序、內(nèi)容如下:

(1)后勤事務(wù)控制的目的(目標(biāo))和任務(wù)。

(2)后勤事務(wù)控制實(shí)施、監(jiān)督、檢查等各責(zé)任部門和責(zé)任人。

(3)公共環(huán)境的基礎(chǔ)建設(shè)管理、配置和管理應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)特性和實(shí)際需要,安全、適應(yīng)、美觀。

(4)生產(chǎn)(經(jīng)營(yíng))環(huán)境配置應(yīng)當(dāng)符合生產(chǎn)(經(jīng)營(yíng))需要,執(zhí)行國(guó)家法律、法規(guī),符合方便企業(yè)和服務(wù)客戶的原則。

(5)支持性設(shè)施,如:通訊、運(yùn)輸(車輛)、餐飲、娛樂、安保等各環(huán)節(jié)的規(guī)定、落實(shí)規(guī)定和責(zé)任人員等情況。

(6)后勤事務(wù)控制過程與企業(yè)文化相符合。

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