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01 采購(gòu)合同擬定

02 采購(gòu)合同評(píng)審

03 采購(gòu)合同簽訂

04 采購(gòu)合同執(zhí)行

05 采購(gòu)合同變更

06 合同糾紛處理

采購(gòu)部

一、采購(gòu)合同擬定

采購(gòu)合同是采購(gòu)雙方就交易條件、權(quán)利義務(wù)關(guān)系等內(nèi)容簽訂的具有法律效力的文件。一份詳細(xì)、合理的采購(gòu)合同能夠作為雙方履行權(quán)利和義務(wù)的依據(jù)，處理爭(zhēng)議的憑證。以下是企業(yè)在擬定采購(gòu)合同時(shí)，需要確定的工作事項(xiàng)。

1．確定采購(gòu)合同的內(nèi)容

企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)因包括設(shè)備、零件、原料、軟件、服務(wù)等不同的采購(gòu)對(duì)象，所以擬定的采購(gòu)合同，其具體內(nèi)容也有所不同。在實(shí)踐中，各類(lèi)合同的結(jié)構(gòu)大致相同，一般由首部、正文、尾部三部分組成，具體內(nèi)容如下。

2．?dāng)M定采購(gòu)合同的條款

采購(gòu)合同的條款應(yīng)具體明確采購(gòu)雙方的權(quán)利、義務(wù)。采購(gòu)合同主要具備以下條款，如下。

1. 品質(zhì)、規(guī)格、數(shù)量條款
2. 價(jià)格條款
3. 質(zhì)量、包裝條款
4. 結(jié)算方式條款
5. 交貨期限、地點(diǎn)條款
6. 標(biāo)的驗(yàn)收條款
7. 違約責(zé)任條款
8. 合同變更、解除條款

采購(gòu)部

二、采購(gòu)合同評(píng)審

1．確定評(píng)審內(nèi)容

采購(gòu)雙發(fā)在簽訂合同之前，采購(gòu)部需要對(duì)采購(gòu)合同中的條款進(jìn)行評(píng)審，以保證雙方的合法權(quán)益。采購(gòu)合同評(píng)審內(nèi)容如下。

2．評(píng)審的注意要點(diǎn)

在評(píng)審采購(gòu)合同時(shí)，應(yīng)注意以下要點(diǎn)，具體內(nèi)容如圖4-26所示。只有當(dāng)所有要點(diǎn)與合同中的條款相一致時(shí)，采購(gòu)方才可以簽字確認(rèn)。

合同主體：◎ 合同中雙方的名稱與簽章的名稱應(yīng)保持一致

采購(gòu)物資信息：◎ 要求名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、交貨日期及地點(diǎn)，須與請(qǐng)購(gòu)單及結(jié)算單所列的內(nèi)容一致

質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：◎ 標(biāo)的的質(zhì)量應(yīng)與采購(gòu)方所要求的標(biāo)準(zhǔn)保持一致

付款辦法：◎ 要求明確雙方約定的付款方式

檢驗(yàn)期限：◎ 明確檢驗(yàn)期限使交貨后采購(gòu)方及時(shí)驗(yàn)收

保證責(zé)任：◎ 約定擔(dān)保供應(yīng)商履行合同的擔(dān)保人，負(fù)責(zé)賠償因供應(yīng)商違約造成的損失

解約辦法：◎ 約定供應(yīng)商不能保持進(jìn)度或不能符合條款規(guī)定時(shí)的解約辦法

三、采購(gòu)合同簽訂

經(jīng)一輪輪的采購(gòu)談判后，采購(gòu)雙方將進(jìn)入合同的簽訂階段。采購(gòu)雙方對(duì)合同內(nèi)容經(jīng)協(xié)商并取得一致意見(jiàn)后，雙方在合同的指定位置上簽字并蓋章，采購(gòu)合同即可生效。

1．簽訂采購(gòu)合同的工作程序

簽訂采購(gòu)合同的工作程序一般如下。

（1）確定采購(gòu)目標(biāo)

采購(gòu)部確定采購(gòu)物資的類(lèi)型，如采購(gòu)的是材料、項(xiàng)目，還是服務(wù)，根據(jù)不同的采購(gòu)目標(biāo)擬定采購(gòu)合同的框架。

（2）訂約提議

訂約提議是指企業(yè)向供應(yīng)商提出訂立采購(gòu)合同的要求或建議。訂約提議應(yīng)提出訂立采購(gòu)合同所需要具備的主要條款和希望對(duì)方答復(fù)的期限等內(nèi)容，以便對(duì)方考慮是否訂立合同。

（3）接受提議

接受提議是指被要約的一方接受合同的主要內(nèi)容，經(jīng)過(guò)雙方簽署書(shū)面協(xié)議，采購(gòu)合同即可成立。采購(gòu)部在簽訂采購(gòu)合同時(shí)，就合同的內(nèi)容與供應(yīng)商進(jìn)行了反復(fù)協(xié)商，此過(guò)程一般經(jīng)歷“要約——新的要約——再要約——接受提議”這樣的階段。

（4）簽訂合同

雙方接受提議后，就采購(gòu)提議的內(nèi)容，填寫(xiě)采購(gòu)合同文本，履行簽約的手續(xù)。對(duì)采購(gòu)合同的合法性應(yīng)報(bào)請(qǐng)簽證機(jī)關(guān)進(jìn)行簽證，或報(bào)公證機(jī)關(guān)公證。

2．簽訂采購(gòu)合同的要點(diǎn)

企業(yè)在與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同時(shí)，應(yīng)注意以下要點(diǎn)，如下。

1．標(biāo)的物名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、交貨期及地點(diǎn)，須與請(qǐng)購(gòu)單的內(nèi)容相符

2．明確采購(gòu)方與供應(yīng)方約定的付款方式以及付款條件

3．采購(gòu)方與供應(yīng)商應(yīng)在合同的要約中約定驗(yàn)收方式和保修內(nèi)容

4．在合同中約定，采購(gòu)方與供應(yīng)方在不符合要約時(shí)的解約辦法

四、采購(gòu)合同執(zhí)行

為了保證采購(gòu)合同的正常執(zhí)行，采購(gòu)人員需要對(duì)采購(gòu)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，對(duì)在采購(gòu)合同執(zhí)行中出現(xiàn)的供應(yīng)、需求、緩沖余量等問(wèn)題進(jìn)行恰當(dāng)?shù)奶幚怼?/p>

1．合同執(zhí)行前跟蹤

采購(gòu)合同制定后，采購(gòu)人員需要對(duì)供應(yīng)商是否接受合同，是否及時(shí)簽訂等情況進(jìn)行了解。由于時(shí)間的變化，供應(yīng)商可能會(huì)提出改變物資價(jià)格、質(zhì)量、交期等合同條款的要求。此時(shí)，采購(gòu)人員應(yīng)充分與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，確認(rèn)可選擇的供應(yīng)商是否接受訂單，如果供應(yīng)商不能接受訂單，則需要另外選擇其他供應(yīng)商。

2．合同執(zhí)行過(guò)程跟蹤

采購(gòu)合同的簽訂后，采購(gòu)人員應(yīng)對(duì)合同的執(zhí)行過(guò)程進(jìn)行全力的跟蹤。采購(gòu)合同在執(zhí)行過(guò)程的跟蹤主要把握如下。

嚴(yán)密跟蹤

嚴(yán)密跟蹤供應(yīng)商準(zhǔn)備物資的過(guò)程，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)反饋，需要中途變更的要約要及時(shí)解決，不得耽誤供應(yīng)的時(shí)間

及時(shí)響應(yīng)生產(chǎn)需求

如生產(chǎn)需要緊急，要求物資立即到貨，采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)調(diào)，保證需求物資的準(zhǔn)時(shí)供應(yīng)

嚴(yán)格控制庫(kù)存

控制庫(kù)存水平，既不能缺貨，又要保持最低的庫(kù)存水平。庫(kù)存水平應(yīng)與采購(gòu)環(huán)境、生產(chǎn)計(jì)劃準(zhǔn)確性有關(guān)

控制物資驗(yàn)收環(huán)節(jié)

物資達(dá)到規(guī)定的交貨地點(diǎn)，并按照所下訂單對(duì)到貨的物資、批量、單價(jià)及總金額等進(jìn)行確認(rèn)，存檔記錄，辦理付款手續(xù)

3．合同執(zhí)行后跟蹤

按照合同約定支付的條款對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行付款后，需要采購(gòu)人員對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行后續(xù)跟蹤。合同執(zhí)行后的跟蹤主要是以供應(yīng)商收到本次訂單的貨款為主。如果供應(yīng)商未收到貨款，采購(gòu)人員需要督促財(cái)務(wù)部按照流程規(guī)定執(zhí)行付款，保證企業(yè)的良好信譽(yù)。

另外，標(biāo)的物在運(yùn)輸或驗(yàn)收過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題的，也需采購(gòu)人員與供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)系與解決。

采購(gòu)部

五、采購(gòu)合同變更

采購(gòu)合同變更包括合同內(nèi)容的變更與合同主體的變更。通常情況下，采購(gòu)合同的變更，主要是指采購(gòu)合同內(nèi)容的變更。采購(gòu)合同需要變更時(shí)，采購(gòu)部應(yīng)會(huì)同法律顧問(wèn)與供應(yīng)商協(xié)商解決，協(xié)商不成需要進(jìn)行仲裁或訴訟的，采購(gòu)部應(yīng)協(xié)助法律顧問(wèn)辦理有關(guān)事宜。

1．采購(gòu)合同變更的條件

采購(gòu)合同執(zhí)行中出現(xiàn)以下情況之一的，采購(gòu)人員應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)、本企業(yè)的有關(guān)規(guī)定以及采購(gòu)合同中的約定與供應(yīng)商代表協(xié)商變更的事宜。

① 由于不可抗力致使采購(gòu)合同不能執(zhí)行的。

② 采購(gòu)合同的標(biāo)的物數(shù)量、品質(zhì)、價(jià)格，交貨的日期、地點(diǎn)、方式，結(jié)算方式等內(nèi)容發(fā)生變化的。

③ 對(duì)方在合同約定期限內(nèi)沒(méi)有執(zhí)行合同所規(guī)定的義務(wù)的。

④ 由于情況變更，致使本企業(yè)無(wú)法按約定執(zhí)行合同或雖能執(zhí)行但會(huì)導(dǎo)致重大損失的。

⑤ 其他合同約定的或法律、法規(guī)規(guī)定的情形。

2．合同變更的方法

采購(gòu)雙方協(xié)商一致后，可以變更合同的內(nèi)容。由于合同變更所引起的法律事實(shí)不同，雙方在進(jìn)行合同變更時(shí)所適用的方式也不同。合同變更的方式主要有雙方協(xié)議解決、法院或仲裁機(jī)關(guān)的裁決兩種。

（1）雙方協(xié)議解決

這種方式的變更實(shí)質(zhì)上是將新合同取代舊合同的過(guò)程。雙方在對(duì)合同變更進(jìn)行協(xié)商時(shí)還應(yīng)特別注意把握如下幾點(diǎn)。

① 雙方對(duì)合同變更內(nèi)容約定不明確的，則原合同繼續(xù)有效，雙方仍應(yīng)按原協(xié)議執(zhí)行。

② 雙方就變更合同內(nèi)容協(xié)商一致后，如果法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)的，必須依照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)才能發(fā)生變更的效力。

（2）法院或仲裁機(jī)關(guān)裁決

這種方式的變更具體包括以下兩種情形。

① 因情勢(shì)變更的出現(xiàn)，雙方可提出延期履行或部分履行的變更要求。為避免出現(xiàn)逃避合同拘束的情況，應(yīng)由法院或仲裁機(jī)關(guān)從維護(hù)雙方利益的角度出發(fā)，根據(jù)情勢(shì)變更對(duì)合同履行影響的程度，做出相應(yīng)的變更裁決。

② 因重大誤解或顯失公平的合同，可裁決變更。雙方可向法院或仲裁機(jī)關(guān)提出變更的請(qǐng)求，由法院或仲裁機(jī)關(guān)依法做出變更裁決。

六、合同糾紛處理

采購(gòu)合同在執(zhí)行過(guò)程中，采購(gòu)雙方會(huì)因彼此的權(quán)力和義務(wù)等問(wèn)題產(chǎn)生合同糾紛，引起合同爭(zhēng)議。因此，采購(gòu)人員必須有預(yù)見(jiàn)沖突發(fā)生的能力，在合同糾紛發(fā)生時(shí)及時(shí)的采取有效的解決措施。雙方在簽訂合同時(shí)就爭(zhēng)議、違約、索賠、糾紛解決等內(nèi)容做出明確的規(guī)定，這些內(nèi)容主要反映在采購(gòu)合同的違約責(zé)任條款中。

1．區(qū)分違約中的責(zé)任

采購(gòu)合同發(fā)生糾紛時(shí)，采購(gòu)雙方應(yīng)根據(jù)造成損失的原因和事實(shí)，按合同規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。一般情況下，雙發(fā)在違反采購(gòu)合同時(shí)的違約原因及主要責(zé)任如下。

2．合同中的索賠條款

采購(gòu)合同的索賠是以雙方間的采購(gòu)貿(mào)易索賠為主，這種索賠主要建立在已簽訂采購(gòu)合同的基礎(chǔ)上。采購(gòu)合同中索賠條款，通常有異議索賠條款與罰金條款兩種規(guī)定形式。

（1）異議索賠條款

異議索賠條款適用于品質(zhì)、數(shù)量方面的索賠，索賠金額是根據(jù)實(shí)際的損害程度確定的。企業(yè)在制定采購(gòu)合同異議索賠條款時(shí)，要根據(jù)采購(gòu)標(biāo)的物的特點(diǎn)，明確索賠依據(jù)、索賠期間、索賠辦法以及索賠金額等內(nèi)容。

（2）罰金條款

罰金又稱違約金，適用于供應(yīng)方延期交貨或采購(gòu)方延遲接貨等情況的賠償，罰金金額是合同預(yù)先約定的賠償金額，其金額的大小由延誤時(shí)間的長(zhǎng)短而定。罰金條款主要規(guī)定當(dāng)一方未履行或者未完全履行合同時(shí)，應(yīng)向?qū)Ψ街Ц兜牧P金。

3．合同糾紛處理方式

雙方在發(fā)生合同爭(zhēng)議時(shí)，爭(zhēng)議的解決方式主要包括采供雙方協(xié)商解決、第三方調(diào)解解決、仲裁機(jī)構(gòu)仲裁解決以及司法機(jī)關(guān)組織的訴訟解決。大多數(shù)糾紛是通過(guò)雙方協(xié)商或調(diào)解解決的，當(dāng)互讓不起作用時(shí)，仲裁解決與訴訟解決也是重要的解決方法。

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