會(huì)議管理規(guī)范（會(huì)議管理規(guī)范手冊(cè)）

管理制度及規(guī)范

第316篇

會(huì)議管理規(guī)范

會(huì)議是各級(jí)管理人員進(jìn)行決策，貫徹上級(jí)指令，布置工作任務(wù)，分析情況，協(xié)調(diào)關(guān)系最經(jīng)常、最重要的一種形式。如何開好會(huì)議，是一項(xiàng)很重要的管理藝術(shù)。

一、做好會(huì)議的準(zhǔn)備

（1）會(huì)議主持人。例如生產(chǎn)（制造）部長首先必須和核心人員確定會(huì)議的中心議題，要達(dá)到的目的、召開會(huì)議的時(shí)間、參加會(huì)議的人員、地點(diǎn)等等。

（2）將會(huì)議議題事先通知有關(guān)與會(huì)人員，以便與會(huì)者做好會(huì)議發(fā)言的準(zhǔn)備。

（3）準(zhǔn)備好會(huì)議所需的各種材料，如書面報(bào)告、總結(jié)等。安排好會(huì)議的地點(diǎn)，做好其他物資方面的各種準(zhǔn)備。

（4）會(huì)議主持人還要就會(huì)議的進(jìn)程進(jìn)行設(shè)想，可能會(huì)出現(xiàn)什么分歧意見，怎樣統(tǒng)一思想。為此，條件允許，會(huì)前應(yīng)找有關(guān)人員單獨(dú)交換意見，以便掌握情況，做好會(huì)前的思想疏通工作。

二、掌握好會(huì)議的進(jìn)程

（1）準(zhǔn)時(shí)開會(huì)。一定要有個(gè)會(huì)議登記本，遲到、缺席都應(yīng)有考核，不管人員是否到齊，開會(huì)一定要準(zhǔn)時(shí)，這是主持人的責(zé)任和魄力所在。

（2）開場白要簡短。限制在一分鐘左右，直接了當(dāng)宣布會(huì)議的意義、目的、議題和要求。開場白要認(rèn)真準(zhǔn)備，琢磨用詞。富有互動(dòng)性、啟發(fā)性的開場白能一下把與會(huì)者的注意力集中到會(huì)議議程上來。

（3）防止冷場。會(huì)議中，突然一陣沉默，每個(gè)人都在等待別人的講話，如此難堪的情景令人窒息。主持人要立即做些啟發(fā)、評(píng)論或解釋、提問等工作。

（4）讓人人發(fā)表意見。要盡可能讓與會(huì)者，特別是那些沉默不語的人講話，只有人人表態(tài)，才能集思廣益，還可以杜絕會(huì)后議論。誰愛會(huì)后議論，你就盯住他，讓他充分講話。為了讓人人發(fā)表意見，主持人不要評(píng)論各種意見的“是”與“非”。

（5）控制情緒對(duì)立。有時(shí)會(huì)議爭論得激烈時(shí)，就可能導(dǎo)致相互抬扛，甚至失去理智而發(fā)生對(duì)立。因此，主持人一定要注意會(huì)場情緒的控制，要及時(shí)“滅火”，把話從“爆炸點(diǎn)”引開，用幽默調(diào)節(jié)會(huì)議氣氛，指出雙方都有一定的道理，不要偏袒任何一方。緊張氣氛一解除，再引導(dǎo)大家現(xiàn)實(shí)地對(duì)待有爭論的問題。

（6）杜絕“小會(huì)”。保持與會(huì)者一次只聽一個(gè)人講話，這是維持會(huì)議秩序所必須的。會(huì)議秩序的穩(wěn)定，才有利于人人發(fā)表意見，減少產(chǎn)生情緒對(duì)立的機(jī)會(huì)。

（7）澄清混亂模糊的信息。會(huì)議討論時(shí)，往往會(huì)產(chǎn)生不理解、誤會(huì)。主持人要隨時(shí)注意消除誤解，既可節(jié)約時(shí)間，又可避免不必要的分歧和爭論。比如：“老陳，你說的是不是這個(gè)意思……”?！袄贤?，你說的我還沒理解，能不能更詳細(xì)地談?wù)勀目捶?？”“老劉，您能不能就這一問題給補(bǔ)充一下”。

（8）經(jīng)常進(jìn)行簡短概括。會(huì)議進(jìn)行一定時(shí)間后或就某一觀點(diǎn)基本統(tǒng)一認(rèn)識(shí)后，要進(jìn)行精簡的概括或歸納，這樣可以使與會(huì)者感受到會(huì)議的節(jié)奏，有助于澄清分歧點(diǎn)，一步一步統(tǒng)一思想。還可避免就某一問題的議論擴(kuò)大化而跑題。

（9）給意見被否定者創(chuàng)造一個(gè)下臺(tái)階的環(huán)境。在會(huì)上，有時(shí)要一個(gè)人迅速地轉(zhuǎn)變立場是很難為情的。因此，主持人要善于補(bǔ)臺(tái)圓場，指出某某的意見也有可取之點(diǎn)，只是目前條件還達(dá)不到，或者說原來我也有這種想法，現(xiàn)在看來行不通等等。

三、結(jié)束會(huì)議

結(jié)束會(huì)議前要制定或引出決議。這時(shí)要充分發(fā)揮主持人的權(quán)威，若沒有主持人的有力領(lǐng)導(dǎo)，往往功虧一簣。

（1）要向與會(huì)者報(bào)告會(huì)議得出的結(jié)論或形成的決議。

（2）重述要采取的行動(dòng)、分配的任務(wù)，并使所有參加會(huì)議的人，表示已理解并愿意進(jìn)行這些行動(dòng)。

（3）提出貫徹執(zhí)行會(huì)議決議的要求、達(dá)到的目的、工作標(biāo)準(zhǔn)、完成期限等等。

（4）如果需要舉行下一次會(huì)議，還應(yīng)確定會(huì)議日程。

（5）給需要單獨(dú)與主持人交換意見的人以機(jī)會(huì)，如“還有哪位同志有不同意見或需要進(jìn)一步商談的，請(qǐng)明天上午到辦公室談”

（6）結(jié)束語。會(huì)議結(jié)束，一定要說幾句富有號(hào)召性的話，使大家像接受光榮任務(wù)的指揮員奔回自己的部隊(duì)那樣，滿懷著勝利的信心和充滿著大干一番事業(yè)的氣概。