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如何準(zhǔn)確識別出項目中的利益相關(guān)方?(如何準(zhǔn)確識別出項目中的利益相關(guān)方法)

很多人對“利益相關(guān)方”這個詞并不陌生,不過在項目管理中,它是有專門的定義的——那些積極參與到項目中,或會因為項目產(chǎn)生正面或負(fù)面影響的人或組織,都是這個項目的利益相關(guān)方。

作為項目經(jīng)理,如果不能準(zhǔn)確的識別利益相關(guān)方,在推進項目的過程中必定會遇到重重阻力,甚至導(dǎo)致項目失敗。

雖然確定利益相關(guān)方非常重要,但遺憾的是很多項目經(jīng)理往往沒有做好這個工作的意識,或者想做又不知道從何入手。其實認(rèn)真思考一下,確定利益相關(guān)方雖然比較難,但也絕非不可能完成的任務(wù)。

在確定利益相關(guān)方時,我們不妨分成兩步去做:

01

確定所有利益相關(guān)方

我們可以通過頭腦風(fēng)暴列出一個所有參與或者會受到項目影響的人的清單,如果怕自己想的不全面,可以找一位朋友、同事、家人或項目成員來幫你完成這項工作。

與同伴尤其是同事進行頭腦風(fēng)暴是項目管理的一個重要工作,原因有兩點:

(1)、當(dāng)邀請團隊成員參與頭腦風(fēng)暴時,他們獲得了一個表達自己的機會,特別是討論重要的項目問題時,他們會有一種受到尊重和被需要的感覺,這說明你非常重視他們的意見,同時最初的參與會使他們渴望進入你的團隊。

(2)、神經(jīng)系統(tǒng)科學(xué)做過專門研究,結(jié)果顯示直線思考是有好處的,但頭腦風(fēng)暴有更明顯的優(yōu)勢。通過頭腦風(fēng)暴,可以讓大家充分的發(fā)散思維,讓每個人把想法寫成紙條并貼在墻上,或者制作一個思維導(dǎo)圖,讓其他人參與到頭腦風(fēng)暴中。

當(dāng)然,項目經(jīng)理也可以自己獨立完成利益相關(guān)方清單,但難免會有所遺漏,甚至漏掉最重要的人,但如果是大家一起去做這個工作,肯定會有人把你漏掉的信息補上。

其實,項目管理很關(guān)鍵的一個地方就是不要有盲區(qū),你越盡全力去了解與項目相關(guān)的人,項目出錯的概率也就越小。

不知道你是否有過這樣的經(jīng)歷,當(dāng)你參加一個項目并做了大量的工作之后,突然有人跟你說:”很抱歉,我剛發(fā)現(xiàn)你也在這個項目里,你要等我的安排再進行下一步工作?!巴瑯拥牡览?,如果你不小心漏掉一個至關(guān)重要的人物,你的項目很可能會功虧一簣。

所以,多花一點時間在識別利益相關(guān)方的工作上,不僅能讓你對主要利益相關(guān)方、決策者、審批人等關(guān)鍵人物有準(zhǔn)確的判斷,也能有效降低項目失敗的風(fēng)險。

02

確定主要利益相關(guān)方

當(dāng)然,只是確定所有的利益相關(guān)方還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,因為項目最終是否成功,關(guān)鍵是由主要利益相關(guān)方來判斷的,這些人在項目中參與的程度越高,項目成功的勝算也就越大。

但是,很多項目經(jīng)理往往低估了這一步的重要性,經(jīng)常只和一位客戶、經(jīng)理或主辦者談話就交差了,做到這里他們就覺得自己對預(yù)期已經(jīng)有了足夠的認(rèn)識。

但在項目管理中,預(yù)期往往是多種多樣的,甚至是沖突的,因為許許多多的人都會受到你所帶領(lǐng)的項目影響,如果沒能識別出其中的關(guān)鍵人物,那項目很有可能會以失敗而告終。

想要從利益相關(guān)方清單中把關(guān)鍵人物挑選出來,就需要使用一個叫做“D.A.N.C.E“的工具,我們稱之為”主要利益相關(guān)方的舞蹈“。

如何準(zhǔn)確識別出項目中的利益相關(guān)方?(如何準(zhǔn)確識別出項目中的利益相關(guān)方法)

前三類通常比較容易判斷——作決策、審批或從項目中受益的人,一般就是指對項目預(yù)算或?qū)徟Y(jié)果簽字的這些人,一定要確保把每個人都列入清單中,不要出現(xiàn)遺漏導(dǎo)致項目產(chǎn)生盲區(qū)。

與之相反,卻很少有項目經(jīng)理把后兩類人視作主要的利益相關(guān)方,即與項目結(jié)果有關(guān)聯(lián)或者可以為項目帶來能量的人。

關(guān)聯(lián)類的人物其實對項目成敗有著巨大的影響,但這種影響不一定在最初就體現(xiàn)出來,他們也許不需要審批或簽字,但影響仍是巨大的,因為他們和項目有著千絲萬縷的聯(lián)系,而且最終還會從項目結(jié)果中受益或被影響。

如果條件允許,最好讓這些人從始至終參與到項目中,這樣不僅可以平衡其他主要利益相關(guān)方甚至公司的意見,也能通過他們所擁有的話語權(quán)去影響其他人的想法。

那些能夠為項目帶來正面或負(fù)面能量的人,也是項目經(jīng)理不能忽略的重要相關(guān)方。

相信很多人都遇到過每次談話都帶來負(fù)能量的人,很多時候,這只是他們的做事方式或性格使然,你越希望他離開,他越會留下來,這時候就需要使用一些必要的技巧,因為忽視問題不等于解決問題,項目經(jīng)理必須要引導(dǎo)這些相關(guān)方。

這時候,牢記四個準(zhǔn)則就能有效的解決這些問題,這四個準(zhǔn)則分別是:

(1).尊重并重視他們的觀點

(2).認(rèn)真傾聽他們的聲音

(3).了解他們的預(yù)期

(4).遵守對他們的承諾

做好這四點,你就會發(fā)現(xiàn)這些人的負(fù)能量在消散,能夠有效減少很多不必要的沖突,使你能集中精力與更多的相關(guān)方打交道。

當(dāng)然,了解這些利益相關(guān)方的知識并不意味著項目經(jīng)理可以從此高枕無憂了,做好利益相關(guān)方的工作是項目能夠成功的關(guān)鍵也是基礎(chǔ),只有以正確的心態(tài)去面對這項工作,才能讓你的項目更順利的推進下去。

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如何準(zhǔn)確識別出項目中的利益相關(guān)方?(如何準(zhǔn)確識別出項目中的利益相關(guān)方法)

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