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經(jīng)驗分享|項目管理怎么做?(項目管理 怎么做)

經(jīng)驗分享|項目管理怎么做?(項目管理 怎么做)

01 項目管理是什么?

可能你現(xiàn)在對項目管理沒有概念,或者覺得它是一個很玄的東西,一部分原因可能是你的項目還沒有大到一定程度,一部分原因可能是有人承擔(dān)起了項目經(jīng)理的角色。但我覺得,產(chǎn)品經(jīng)理是一定要懂項目管理的,否則在各種團(tuán)隊項目緊急的情況下,是難以攻堅的。

舉個我自身的例子來講:

1年左右,我對產(chǎn)品經(jīng)理的認(rèn)知是:產(chǎn)品經(jīng)理為結(jié)果和效果負(fù)責(zé),如果結(jié)果達(dá)不到預(yù)期,就是執(zhí)行人員的問題。

后面我發(fā)現(xiàn)這種想法并不能讓我成長,因為我忽略了最終結(jié)果很大一部分影響因素:過程。

我原來以為就是把文檔寫好,把需求講好,驗收做好,就可以保證結(jié)果好。但其實尤其是隨著團(tuán)隊規(guī)模的上升,過程的變數(shù)也越來越多,關(guān)聯(lián)方也越來越多,隨波逐流式的工作方法已經(jīng)捉襟見肘,往往當(dāng)你沒有預(yù)期規(guī)劃去做某些事的時候,就是你被牽著鼻子走的時候,也是你感覺到累的同時,對結(jié)果毫無掌控力的時候。

于是現(xiàn)在,我把我的認(rèn)知修正成為:產(chǎn)品經(jīng)理是結(jié)果導(dǎo)向,而結(jié)果導(dǎo)向的前提是過程控制。

這不單單是怎么跟項目的問題?!案焙芟窕@球比賽里的盯防,可能可以靈活放手單人,但面對復(fù)雜的擋拆就毫無辦法,這個時候就需要“管理”的意識,打一些全局聯(lián)防,花一些時間來梳理,有章法去做事,才不至于失敗。

02 我要講什么?

當(dāng)然每個團(tuán)隊的問題、氛圍、規(guī)則制度都不一樣,而最合適的方法永遠(yuǎn)都是來自于你對自身團(tuán)隊問題的梳理。所以我在這里的分享有三點目的:

  • 意識到項目管理這個問題的重要性。
  • 給項目管理提供一種思路。
  • 傳播項目管理的視角和心態(tài)。

03 項目管理解決了什么問題?

一開始,我的工作流是這樣的,我覺得需求的產(chǎn)出和規(guī)劃比較重要,所以對于自己的文檔和表達(dá)無比自信,我覺得我只需要做好下面的事情:

  • 知會各個團(tuán)隊需求意向
  • 開會對需求
  • 寫文檔提需求
  • 對接開發(fā)講需求
  • 每兩周追一下進(jìn)展

但團(tuán)隊、需求多了之后,我發(fā)現(xiàn)精力捉襟見肘。已經(jīng)不是那種畫原型追求精益求精、文檔錙銖必較的情況了,方法和工具更多地成為了溝通的載體,簡潔高效才是他們的目標(biāo)。

于是催生了更多的問題:

  • 明明溝通過某些事,但是對方還是說不知道。
  • 明明做了一些事,但回頭覺得自己什么都沒做。
  • 明明有一些成績,但是領(lǐng)導(dǎo)卻不知道。
  • 明明很用心在做事,但是團(tuán)隊氛圍卻越來越差。
  • 明明目標(biāo)很明確,但中途總會偏航。

這些問題數(shù)不勝數(shù),于是我把它們一一梳理了一下,看了一下事情來龍去脈,出現(xiàn)問題的原因,以及可能的解決方案,總結(jié)出了如下內(nèi)容。

04 項目管理怎么做?

首先,你要有邏輯地去做一個決策,然后根據(jù)結(jié)果去驗證這個邏輯,這個過程全程才能讓你有方向有進(jìn)步。你可能亂拳打敗過老師傅,但你要練的是每一次都能打敗老師傅。而我已經(jīng)總結(jié)了我認(rèn)為的項目管理的三大類問題:

  • 溝通方式和同步的問題
  • 團(tuán)隊氛圍和推動的問題
  • 匯報機(jī)制和記錄的問題

為什么總結(jié)成這三個方面呢?還要再加入一個概念,碰巧也是三,這次是三大角色。

其實仔細(xì)想想,所有的項目無外乎是三個角色之間的互相作用。這三個角色是這樣劃分的:

  • 責(zé)任人:責(zé)任人是每個團(tuán)隊的主管,可能不是leader,但是每個團(tuán)隊負(fù)責(zé)這個項目最核心的人;
  • 干系人干系人是次于責(zé)任人的參與者,包括各個團(tuán)隊的研發(fā)、設(shè)計以及運營;
  • 利益相關(guān)人:利益相關(guān)人是不直接參與項目,但與項目的結(jié)果、過程建立了聯(lián)系的角色,比如大領(lǐng)導(dǎo)、資源部門等。

那么對于這三種人,分別該做到什么事情呢?

  • 責(zé)任人左右了項目的方向和進(jìn)展,如果責(zé)任人停滯不前,干系人是沒有方向和源動力的。
  • 干系人左右了項目的質(zhì)量和速度,他們在一線做事,最后的實現(xiàn)程度是他們的考卷,雖然責(zé)任人會把控質(zhì)量,但他們才是輸出者。
  • 利益相關(guān)人左右了項目的前景和價值,更多的關(guān)注和理解可以放大項目的價值,而默默無聞,是無法給項目補(bǔ)充能量的。

所以對于這三者,對應(yīng)上面的三大類問題,項目經(jīng)理其實又有了三種解決方案:

(1)對于責(zé)任人

應(yīng)該做好溝通和同步,溝通的話包括面對面、電話視頻、郵件IM等。越當(dāng)面直接的溝通,會帶來更多的信息碰撞,但只有文字溝通才能帶來信息保留,所以當(dāng)你不確定要不要開會的時候,問自己“現(xiàn)在是需要溝通問題還是同步問題?”,如果是溝通,越直接越好,再難的會也要約;如果是同步,就用文字??赡苡械娜藭?,文字我不確定他看到了啊,這個時候就需要建立一個很古老的機(jī)制,叫“收到請回答”。從溝通、到同步、到確認(rèn)同步,是可以確保責(zé)任人方向無誤的。

(2)對于干系人

應(yīng)該做好團(tuán)隊氛圍和推動。干系人是不建議像責(zé)任人一樣頻繁花時間在溝通上的,因為這樣會大幅度削減他們的輸出,對整體項目的質(zhì)量有很大風(fēng)險,所以責(zé)任人要做好對干系人的同步。所以對于干系人來講,其實是沒有項目整體概念的,因為溝通的斷點,導(dǎo)致他們對項目的認(rèn)知是存在斷點的,這也就導(dǎo)致如果沒有好的團(tuán)隊氛圍和推動,干系人會陷入無所事事的境地。所以需要責(zé)任人做好對干系人的進(jìn)度把控,而不是干系人和其它角色之間混亂的直接溝通。

(3)對于利益相關(guān)人

項目經(jīng)理要做好匯報日歷,比如對于運營,要提前給出推廣計劃安排;對于財務(wù),要提前提好預(yù)算和流程;對于領(lǐng)導(dǎo),要安排好匯報的時間節(jié)點,比如雙周、月報等,方便提前準(zhǔn)備。對于利益相關(guān)人的匯報要專注于結(jié)果,而不是溝通過程,因為這個匯報和輸出其實主要是單向的,附上過程選看即可。

05 項目管理的意識

所以總結(jié)起來,我們形成了一套完整的方案:

  • 第一步,確認(rèn)項目的三大角色,記好每個角色的職能范圍和需求;
  • 第二步,確立跟每個角色的溝通、同步、匯報機(jī)制和時間節(jié)點;
  • 第三步,嚴(yán)格按照時間節(jié)點安排工作,出現(xiàn)偏差時做好同步和再安排。

做好這三步,并不斷循環(huán)下去,項目會向一個好的方向發(fā)展。

同時,項目的發(fā)展不可能一帆風(fēng)順的,遇到事情和問題,不要抱怨,因為只有遇到問題才能讓你看到改進(jìn)的空間。所謂默契,就是機(jī)制下不再需要重復(fù)的默默訂下的契約,有默契的團(tuán)隊,一定是每個人都舒服的。

項目管理是有章法的,我們懼怕的不是成功或者失敗,他們并不代表任何事情,而那些背后的原因才是能讓我們成長的。

你的恐懼往往不是來自于失敗,而是毫無頭緒的失敗。

你的焦慮往往不是來自于成功,而是莫名其妙的成功。

按部就班管理好項目,和團(tuán)隊一起進(jìn)步,才是最有成就感的事情。

#專欄作家#

花生醬先生,人人都是產(chǎn)品經(jīng)理專欄作家,微信公眾號:產(chǎn)品之術(shù)。金融業(yè)資深產(chǎn)品經(jīng)理,對職涯規(guī)劃與個人發(fā)展有豐富經(jīng)驗,產(chǎn)品涉獵廣泛,ERP、金融領(lǐng)域較多。

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題圖來自 Pexels,基于 CC0 協(xié)議

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