采購是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的起點(diǎn)，采購與付款又密切關(guān)聯(lián)。采購的原材料質(zhì)量和價(jià)格又很大程度上決定企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量。因此通過建立企業(yè)內(nèi)部控制來規(guī)范供應(yīng)商的選擇、采購合同的訂立、物資的運(yùn)輸方式、物資的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、貨款的結(jié)算方式等采購全過程就顯得十分重要。

一、制造業(yè)企業(yè)采購內(nèi)部控制存在的問題分析

（一）惡性競標(biāo)采購，導(dǎo)致采購物資質(zhì)量不保證

部分公司通過招標(biāo)方式競標(biāo)采購，本意是競標(biāo)選優(yōu)的，但在實(shí)際過程中，受利益的影響，常出現(xiàn)低價(jià)競標(biāo)、串標(biāo)、陪標(biāo)等惡性競標(biāo)事件，導(dǎo)致采購物資質(zhì)量不保證、采購成本增加等。

（二）拿回扣高價(jià)采購，導(dǎo)致采購成本高

在采購業(yè)務(wù)中，大家都認(rèn)為采購部門是一個(gè)有“油水”的部門，缺少內(nèi)控或內(nèi)控失效的公司，從采購員個(gè)人到采購整個(gè)部門“吃卡拿要”的事也時(shí)有發(fā)生。因此勢必會增加采購成本。

（三）沒有嚴(yán)格的預(yù)算控制，導(dǎo)致一次多采形成滯壓或多次采形成采購成本增加

沒有采購預(yù)算或有采購預(yù)算但執(zhí)行不嚴(yán)，在一些中小企業(yè)采購業(yè)務(wù)管理中屢見不鮮。嚴(yán)格執(zhí)行采購預(yù)算或調(diào)整申請審批流程，很大程度上減少一次多采形成滯壓或多次采形成采購成本增加的問題產(chǎn)生。

（四）缺少審批及監(jiān)督流程，導(dǎo)致采購腐敗或責(zé)任不明等問題

職責(zé)不明、監(jiān)督無效在采購內(nèi)控中是非常重大缺陷，因此公司可以通過設(shè)計(jì)審批流程，明確設(shè)置各部門（崗位）工作職責(zé)，來提升工作效率，減少問題的發(fā)生。

二、制造業(yè)企業(yè)采購內(nèi)部控制制度建設(shè)的關(guān)鍵點(diǎn)：以A企業(yè)為例

采購業(yè)務(wù)應(yīng)集中管理，避免多頭采購，以提高采購規(guī)模降低成本，提高采購效率。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立供應(yīng)商管理制度、合同評審制度、采購預(yù)算制度、物資入庫驗(yàn)收管理制度、采購崗位的輪換制及不相容崗位制衡申請審批制度、財(cái)務(wù)付款管理制度、審計(jì)審查制度和廉政制度等關(guān)鍵點(diǎn)。

（一）建立供應(yīng)商管理制度

1. 合格供應(yīng)商引進(jìn)評價(jià)指標(biāo)的設(shè)立。A企業(yè)首先通過分析供應(yīng)商的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、核心競爭力、企業(yè)文化，總體判斷供應(yīng)商的可成長性以及與A企業(yè)的匹配度。其次通過現(xiàn)場考察和交流，對供應(yīng)商的研發(fā)能力（研發(fā)投入比、研發(fā)人員能力結(jié)構(gòu)比、新技術(shù)新發(fā)明申請的數(shù)量）、生產(chǎn)能力（設(shè)備開機(jī)率、生產(chǎn)節(jié)拍、工人工齡結(jié)構(gòu)）、物流保證能力（在制品流轉(zhuǎn)速度、產(chǎn)成品周轉(zhuǎn)率、運(yùn)輸方式）、質(zhì)保能力（質(zhì)量文件有效性、工裝及樣件的有效性、檢驗(yàn)的有效性、不合格品控制的有效性、產(chǎn)品可追溯性）進(jìn)行評價(jià)。

2. 合格供應(yīng)商的過程管理。合格供應(yīng)商引入后的培育管理，是打造有價(jià)值的供應(yīng)鏈的第一環(huán)節(jié)，因此A企業(yè)通過設(shè)立相關(guān)指標(biāo)，動態(tài)地對供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià)、輔導(dǎo)，同時(shí)也建立適當(dāng)?shù)母偁帣C(jī)制和淘汰機(jī)制。設(shè)立了相關(guān)指標(biāo)有交付率、不合格批次率、放行批次率、問題響應(yīng)速度、問題整改關(guān)閉率等。

（二）建立合同評審管理制度

合同是雙方共同商議并簽署的契約文件，需要合同雙方共同遵守，有效的合同同時(shí)受法律保護(hù)的，從而保證雙方的權(quán)利和義務(wù)不受損，因此A企業(yè)根據(jù)自己實(shí)際情況，制訂有關(guān)合同管理制度，減少合同簽訂風(fēng)險(xiǎn)，減少企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失。

1. 確定了合同評審責(zé)任部門及相關(guān)評審的內(nèi)容。商務(wù)部應(yīng)對合同標(biāo)的的價(jià)格、物流、交付等方面進(jìn)行評審;技術(shù)部和生產(chǎn)部門應(yīng)對合同的技術(shù)相關(guān)適用標(biāo)準(zhǔn)、生產(chǎn)能力、提供計(jì)劃等方面進(jìn)行評審;財(cái)務(wù)部應(yīng)對合同的結(jié)算方式、付款時(shí)間、獲利水平等方面進(jìn)行評審;法務(wù)部門應(yīng)對合同的合法性、權(quán)利和義務(wù)對等性、糾紛處理措施、適用法律范圍及不可抗因素免責(zé)條款等方面評審。

2. 明確合同簽訂審批權(quán)限（審批權(quán)力人和審批上限）及相應(yīng)報(bào)批流程。A企業(yè)并對合同進(jìn)行了分類，并對不同合同類別、合同金額進(jìn)行設(shè)置申請和二級及以上審批流程。涉及“三重一大”的合同實(shí)行集體決策聯(lián)簽制度，以防發(fā)現(xiàn)重大內(nèi)控缺陷，造成公司重大經(jīng)濟(jì)損失。

（三）建立采購預(yù)算管理制度

A企業(yè)引入了全面預(yù)算管理體系，并在采購預(yù)算上，開創(chuàng)性的采用“以銷定產(chǎn)、以產(chǎn)定購”的采購模式，并利用ERP信息平臺的物料需要計(jì)劃功能，由系統(tǒng)通過物料BOM結(jié)構(gòu)表以及庫存實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，自動下達(dá)采購計(jì)劃。減少了之前無計(jì)劃采購或憑經(jīng)驗(yàn)采購的模式造成的庫存積壓、待料停機(jī)停產(chǎn)、資金占用等問題的發(fā)生。

（四）建立物資入庫驗(yàn)收管理制度

1. 嚴(yán)格按質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行采購驗(yàn)收。采購物資入庫驗(yàn)收是采購物資質(zhì)量控制的最后環(huán)節(jié)，A企業(yè)十分重視，因此，明確規(guī)定由質(zhì)量部門負(fù)責(zé)驗(yàn)收工作，嚴(yán)格執(zhí)行公司的相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對物資進(jìn)行檢驗(yàn)把關(guān)，出具書面的檢測報(bào)告單。驗(yàn)收結(jié)果分合格、不合格、讓步接收件三種情況，并將結(jié)果記入供應(yīng)商考核評價(jià)數(shù)據(jù)庫。

2. 驗(yàn)收后的物資管理嚴(yán)格分類。為了可視化管理，要求質(zhì)量部門根據(jù)不同驗(yàn)收結(jié)果開具不同顏色的檢測報(bào)告單：綠色表示合格可辦理入庫手續(xù)、紅色表示不合適嚴(yán)格入庫、黃色表示可讓步接收（指在特殊情況下，需要對有質(zhì)量瑕疵的物資辦理入庫手續(xù)，但需要從入庫到投入生產(chǎn)再到產(chǎn)成品要進(jìn)行全過程管控）。

3. A企業(yè)的具體驗(yàn)收入庫流程。（1）物流部門請求驗(yàn)收通知書;（2）質(zhì)量部門現(xiàn)場檢查（抽檢/全檢）;（3）質(zhì)量部門出具檢測報(bào)告單;（4）物流部門根據(jù)報(bào)告單將合格品、讓步接收品移交倉庫，辦理入庫手續(xù)，不合格品退回供應(yīng)商。

（五）建立采購崗位的輪換制及不相容崗位制衡申請審批制度

為了避免采購崗位有“吃卡拿要”的惡習(xí)影響采購物資的質(zhì)量，A企業(yè)對采購崗位設(shè)置了輪換年限要求，即同一采購人員采購?fù)活愇锲纺晗薏坏贸^3年，達(dá)到3年的必需進(jìn)行輪換。除了對崗位輪換之外，還建立了采購申請審批權(quán)限及流程。物流部門提出物資需要計(jì)劃;采購部門根據(jù)預(yù)算計(jì)劃識別是預(yù)算內(nèi)采購還是預(yù)算外采購;或?qū)兕A(yù)算內(nèi)采購的，由采購員提出請購申請，采購部經(jīng)理審核，財(cái)務(wù)部經(jīng)理復(fù)核后生成采購單，交付采購員采購;或?qū)儆陬A(yù)算外采購的，需要走調(diào)整預(yù)算計(jì)劃流程。

（六）建立付款管理制度

A企業(yè)在付款管理上體現(xiàn)了業(yè)財(cái)融合的管理方法，具體關(guān)鍵幾點(diǎn)如下。

1. 憑“三單一票”付款。三單是指物資需求計(jì)劃單（含調(diào)整預(yù)算計(jì)劃申請審批單）、請購申請審批單、采購入庫驗(yàn)收合格單;一票是指采購發(fā)票。

2. 訂立優(yōu)秀供應(yīng)商優(yōu)先付款激勵(lì)政策。為了引導(dǎo)和激發(fā)供應(yīng)商，財(cái)務(wù)部協(xié)同商務(wù)部、采購部訂立了一套供應(yīng)商考評機(jī)制，并作為了采購主合同的補(bǔ)充條款。其中對優(yōu)秀供應(yīng)商有優(yōu)先付款激勵(lì)政策，分別設(shè)立了提前付款、按時(shí)付款、延遲付款規(guī)則。

3. 財(cái)務(wù)部借助銀行平臺，線上發(fā)出付款指令 ，銀行自動完成付款操作，既高效安全，又降低了交易費(fèi)用。

（七）建立審查問責(zé)制度和廉政制度

A企業(yè)在設(shè)計(jì)內(nèi)控流程時(shí)，借鑒了質(zhì)量管理體系的PDCA（P 是plan的首字母指計(jì)劃、D是do的首字母指實(shí)施執(zhí)行、C是check的首字母指檢查、A是action或ascension的首字母指再行動再提升）不斷改進(jìn)的思維模式，在采購管理上也采用了此思維模式，即采購有計(jì)劃、有實(shí)施、實(shí)施后有檢查（審查）、監(jiān)督、問責(zé)。在問責(zé)方面A企業(yè)不僅僅是追究責(zé)任，更重視對問題本身的研究和完善措施，防范再次發(fā)生。A企業(yè)在問題研究上采用了“3W1H”的方法，即問題在哪里發(fā)生的？什么時(shí)間發(fā)生的？誰經(jīng)辦審批的？有什么防范措施？

A企業(yè)考慮到公司規(guī)模大、業(yè)務(wù)廣、人員多，可能在存在相互包庇缺陷，A企業(yè)監(jiān)事會對全體員工公布了無記名舉報(bào)電子郵箱、信箱和舉報(bào)電話。

三、啟示和思考

建立和完善采購內(nèi)部控制制度，在企業(yè)的采購管理中非常重要和必要。A企業(yè)通過在采購管理中建立了完善的內(nèi)控制度，實(shí)現(xiàn)了“五個(gè)統(tǒng)一”，即采購管理流程統(tǒng)一、質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、業(yè)財(cái)融合與付款統(tǒng)一、供應(yīng)商管理統(tǒng)一，信息平臺統(tǒng)一，取得了顯著成效。

企業(yè)采購的程序化、規(guī)范化、成本最優(yōu)化得益于采購內(nèi)部控制無缺陷的設(shè)計(jì)與強(qiáng)有力的執(zhí)行，兩項(xiàng)是缺一不可的。采購內(nèi)控制度在實(shí)踐過程中仍需不斷總結(jié)和完善，是內(nèi)部控制持續(xù)有效性的重要保證。