企業(yè)流程管理的目的是提升企業(yè)管理和優(yōu)化企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，從而創(chuàng)造更多的效益。OA流程的改進(jìn)，能大大提高工作的效率，而現(xiàn)在公司的OA流程自上線以來(lái)，很多流程已顯得異常的繁瑣，因此公司也急迫需要對(duì)流程進(jìn)行優(yōu)化，最終，將優(yōu)化oa流程的工作劃到信息技術(shù)部負(fù)責(zé)。

但是考量OA流程優(yōu)化，大部分做的不是太滿(mǎn)意，會(huì)陷入相互推諉，無(wú)法確定責(zé)任，最后不了了之的結(jié)局。

該項(xiàng)目從去年10月開(kāi)始啟動(dòng)，因有幸參與到OA流程優(yōu)化的項(xiàng)目中，現(xiàn)將此項(xiàng)目的一些心得總結(jié)如下：

一、有的放矢

所謂項(xiàng)目，簡(jiǎn)單地說(shuō)，就是在既定的資源和要求的約束下，為實(shí)現(xiàn)某種目的而相互聯(lián)系的一次性工作任務(wù)。一般來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目具有如下的基本特征：

1、明確的目標(biāo)目標(biāo)是優(yōu)化現(xiàn)有的OA流程。

2、獨(dú)特的性質(zhì)這個(gè)項(xiàng)目是和其他項(xiàng)目完全不同，他是唯一的。

3、資源成本的約束性信息技術(shù)部和各部門(mén)都需有相應(yīng)人員的參與。

4、暫時(shí)性項(xiàng)目都有起始結(jié)束的時(shí)間。

二、尚方寶劍

OA項(xiàng)目牽涉部門(mén)多，業(yè)務(wù)跨度大，需要協(xié)調(diào)各個(gè)部門(mén)的資源，單憑信息技術(shù)部是無(wú)法調(diào)動(dòng)各個(gè)資源的，所以在項(xiàng)目之初獲取公司領(lǐng)導(dǎo)的支持，授權(quán)信息技術(shù)部負(fù)責(zé)OA的優(yōu)化。

在獲取領(lǐng)導(dǎo)的支持后，就可以成立相應(yīng)的OA優(yōu)化小組。

三、各司其職

成立項(xiàng)目小組，項(xiàng)目成員分散于各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)之中，從項(xiàng)目小組來(lái)看也是一個(gè)職能型組織，項(xiàng)目經(jīng)理沒(méi)有絕對(duì)的權(quán)利，更多的時(shí)候是做為聯(lián)絡(luò)員、協(xié)調(diào)員，成員的直接管理者是職能層級(jí)。因此在這種情況下，需要確定項(xiàng)目各成員的職責(zé)，比如流程的修改者、部門(mén)流程修訂者、流程修改建議者等。

四、前車(chē)之鑒

OA優(yōu)化以前就提出過(guò)，但是沒(méi)有推行下去，因此在項(xiàng)目之初和相關(guān)部門(mén)進(jìn)行聯(lián)系，了解公司以前在OA優(yōu)化做過(guò)的工作、進(jìn)度、成果以及未能優(yōu)化的原因等，從而避免在本次優(yōu)化中重蹈覆轍。

同時(shí)了解相關(guān)公司在OA流程優(yōu)化所做的工作、計(jì)劃、模板、經(jīng)驗(yàn)等，對(duì)比目前公司的狀態(tài)，能得到很多有益的經(jīng)驗(yàn)。

五、籌謀劃策

面對(duì)這樣一個(gè)項(xiàng)目，盲目的進(jìn)行優(yōu)化會(huì)導(dǎo)致各方的反對(duì)，最后的結(jié)果就是一個(gè)失敗的項(xiàng)目。所以，必須在項(xiàng)目之初必須確定項(xiàng)目的策略，衡量項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)度，從項(xiàng)目的角度來(lái)說(shuō)，最開(kāi)始度量風(fēng)險(xiǎn)，更改項(xiàng)目計(jì)劃、方法會(huì)把項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)度降到最低。

在項(xiàng)目管理中，最大的風(fēng)險(xiǎn)是項(xiàng)目變更，項(xiàng)目開(kāi)始變更的成本是最小，到項(xiàng)目結(jié)束期的項(xiàng)目變更的成本是最大，因此在項(xiàng)目管理中，在項(xiàng)目開(kāi)始階段，力求需求明確，識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)并制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)策略。

針對(duì)與本項(xiàng)目的目的：1、減少審批環(huán)節(jié)、提高整體效率2、責(zé)權(quán)分工明確3、合規(guī)控制4、業(yè)務(wù)貼合

那么需要考慮的是如何讓業(yè)務(wù)部門(mén)理解，如何與業(yè)務(wù)部門(mén)交流，如何確定重點(diǎn)的優(yōu)化流程，如何計(jì)劃本項(xiàng)目。因此首先是需要梳理流程，再而確定流程的歸屬，然后看流程的合規(guī)程度，這樣再和業(yè)務(wù)部門(mén)交流就更有針對(duì)性了。

六、謀定而動(dòng)

確定具體的方針之后，就需要開(kāi)始項(xiàng)目的具體執(zhí)行了，首先確定手里的資源，人力、時(shí)間等等，然后就開(kāi)始制定具體的WBS（工作分解結(jié)構(gòu)了）。

在人力資源確定后，就確定具體工作時(shí)間了，在項(xiàng)目目標(biāo)時(shí)間之前，保證項(xiàng)目質(zhì)量的前提下，評(píng)估可能用時(shí)、工作難度、細(xì)化程度，這樣下去就有了具體的時(shí)間規(guī)劃表了，便于把握項(xiàng)目的總體控制。

從大的階段可以分為流程整理階段、流程分析階段、流程討論階段和實(shí)施階段，然后對(duì)四個(gè)階段的任務(wù)繼續(xù)細(xì)分。

七、換位思考

項(xiàng)目干系人又稱(chēng)為項(xiàng)目相關(guān)利益者，是指積極參與項(xiàng)目、或其利益會(huì)受到項(xiàng)目執(zhí)行或完成情況影響的個(gè)人或組織。

不同的干系人需要不同的溝通方式，這也是溝通計(jì)劃。

在此項(xiàng)目中，干系人大致分為幾類(lèi)：1、領(lǐng)導(dǎo)2、業(yè)務(wù)人員3、合規(guī)

對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)，比較關(guān)心那些需要審批，那些不要。

對(duì)于業(yè)務(wù)人員，他們更關(guān)心的是業(yè)務(wù)的流暢度。

對(duì)于合規(guī)則關(guān)心是否需要審批的問(wèn)題。

當(dāng)然在優(yōu)化的過(guò)程中還有其他的干系人員，在本文中以上訴人員為例。

在it的工作中，常常會(huì)忽略業(yè)務(wù)部門(mén)的需求，因?yàn)楦嗟厮伎际菑募夹g(shù)角度的，比如，我們更喜歡拿出一張excel,上面許多流程節(jié)點(diǎn)，這是我們?cè)嫉臄?shù)據(jù)，我們?cè)谡{(diào)整的時(shí)候很容易操作。但是同樣一份表格拿給業(yè)務(wù)人員看，他們可能就是一頭霧水了。所以作為項(xiàng)目人員需要把這樣的表格翻譯成業(yè)務(wù)人員懂得表格。

同樣，做為領(lǐng)導(dǎo)，他并不關(guān)心具體的流程走向，他更關(guān)心的是此流程是否在自己的業(yè)務(wù)管轄范圍之內(nèi)，也就是他是否需要做審批。

那到了合規(guī)范疇，往往是需要關(guān)心流程是否合乎規(guī)范，是否有據(jù)可依的問(wèn)題了。

項(xiàng)目不僅僅是項(xiàng)目人員的項(xiàng)目，項(xiàng)目也需要告訴領(lǐng)導(dǎo)的進(jìn)度，那我們就需要告訴領(lǐng)導(dǎo)，本項(xiàng)目我們優(yōu)化所達(dá)到的目的，在流程的節(jié)點(diǎn)上是否減少，領(lǐng)導(dǎo)審批環(huán)節(jié)是否減少，業(yè)務(wù)覆蓋度是不是更齊全了，現(xiàn)今的進(jìn)度如何。

八、輕重緩急

初步整理了流程之后，對(duì)流程進(jìn)行了分類(lèi)，總體上為部門(mén)相關(guān)和通用流程。然后我們統(tǒng)計(jì)了使用頻度，對(duì)經(jīng)常使用的流程進(jìn)行排序，這樣，我們就大體得出OA流程使用頻率。

比如在流程中，我們發(fā)現(xiàn)用印流程的使用非常多，但實(shí)際在使用中，很多用印的審批是不需要那么多節(jié)點(diǎn)審批的，通過(guò)和業(yè)務(wù)人員交流，發(fā)現(xiàn)很多審批可以分類(lèi)，這樣不同的業(yè)務(wù)走不同的權(quán)限，雖然在流程數(shù)量增加了，但是最后在整體的流程運(yùn)轉(zhuǎn)中，冗余環(huán)節(jié)明顯減少。

九、保質(zhì)保量

在得到流程的修改確認(rèn)后，就進(jìn)入流程的修改過(guò)程。因此在修改中對(duì)流程進(jìn)行監(jiān)控、測(cè)試，盡量進(jìn)行平滑的遷移，從而增強(qiáng)其他部門(mén)的滿(mǎn)意度，同時(shí)也注意反饋，在流程修改過(guò)程中，如果發(fā)現(xiàn)有改進(jìn)的地方即使和業(yè)務(wù)部門(mén)溝通。

在整個(gè)項(xiàng)目中，也碰到了很多問(wèn)題，細(xì)節(jié)決定成敗，項(xiàng)目也是從粗到細(xì)的一個(gè)分解過(guò)程中，此次項(xiàng)目給以后的OA優(yōu)化提供的寶貴的經(jīng)驗(yàn)，因此也記錄一下，作為項(xiàng)目的鞭策。

本文由轉(zhuǎn)自PM圈子網(wǎng)