投標(biāo)書在內(nèi)容上必須嚴(yán)格根據(jù)招標(biāo)單位發(fā)出的《編制標(biāo)書的項(xiàng)目和要求》來編制。由于招標(biāo)物業(yè)的具體情況不同，招標(biāo)單位的要求不同，因此投標(biāo)書內(nèi)的項(xiàng)目和要求也各不相同。通常物業(yè)管理投標(biāo)書項(xiàng)目主要有以下11項(xiàng)：

一、 管理方式

投標(biāo)單位主要是依據(jù)招標(biāo)的物業(yè)現(xiàn)狀以及自身的專業(yè)經(jīng)驗(yàn)和優(yōu)勢，選擇最適合的招標(biāo)物業(yè)的管理方式。比如選擇獨(dú)資管理方式，還是股份制的管理方式，仰或是有限責(zé)任公司的管理形式等等，對目標(biāo)物業(yè)的管理與現(xiàn)在的物業(yè)管理企業(yè)正在管理的物業(yè)之間采取形式的聯(lián)系等等。

二、管理組織架構(gòu)

所謂管理組織架構(gòu)就是介紹目標(biāo)物業(yè)的組織機(jī)構(gòu)，根據(jù)目前我國物業(yè)管理發(fā)展情況來看，物業(yè)管理組織機(jī)構(gòu)有三個(gè)特征：

1、 管理體制

管理體制主要有三類：

（1） 總經(jīng)理負(fù)責(zé)制；

（2） 董事會下的三總師負(fù)責(zé)制；

（3） 董事會下的總經(jīng)理負(fù)責(zé)制。

2、 管理方法

目前國內(nèi)的管理方法有兩種：

（1） 垂直領(lǐng)導(dǎo)方式（直線式管理模式）。優(yōu)點(diǎn)是政令淌通，管理到位，管理層直接對成本，對管理質(zhì)量負(fù)責(zé)。缺點(diǎn)是人力資源分散，橫向協(xié)調(diào)配合困難。

（2） 矩陣式領(lǐng)導(dǎo)方式。這種方式的優(yōu)點(diǎn)是充分利用人力資源，調(diào)動個(gè)方面的積極性，可采用現(xiàn)代化管理手段進(jìn)行管理。缺點(diǎn)是管理結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性較差，人員經(jīng)常變動，容易形成多頭領(lǐng)導(dǎo)。這種方法適用于多品種而且形成規(guī)模的物業(yè)管理。

3、 機(jī)構(gòu)的設(shè)置

根據(jù)管理物業(yè)的多少，以及業(yè)主的需求來確定管理組織結(jié)構(gòu)。目前我國物業(yè)管理體制下的物業(yè)管理的管理機(jī)構(gòu)有以下幾種：

（1） 三部一室。即機(jī)構(gòu)具體設(shè)置為：辦公室、財(cái)務(wù)部、管理部、工程部。

（2） 四部一室。即機(jī)構(gòu)具體設(shè)置為：辦公室、財(cái)務(wù)部、管理部、工程部、經(jīng)營服務(wù)部。

（3） 六部一室。即機(jī)構(gòu)具體設(shè)置為：辦公室、財(cái)務(wù)部、管理部、工程部、房產(chǎn)部、社區(qū)文化部、公關(guān)部。

除了機(jī)構(gòu)明確以外，對參加管理服務(wù)人員的素質(zhì)構(gòu)成要進(jìn)行策劃、培訓(xùn)。比如目標(biāo)物業(yè)管理的管理經(jīng)理、副經(jīng)理，他們的文化層次，年齡結(jié)構(gòu)，工作經(jīng)驗(yàn)，都應(yīng)明確規(guī)定下來。然后對從事目標(biāo)物業(yè)管理服務(wù)的人員結(jié)構(gòu)也要明確，對他們的文化素質(zhì)，工作能力，基本條件都要提出要求，甚至要制定好接受目標(biāo)物也管理以后的人才培訓(xùn)計(jì)劃。

三、管理費(fèi)用的收支預(yù)算方案

經(jīng)費(fèi)是物業(yè)管理運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)和保證，所以對目標(biāo)物業(yè)必須要進(jìn)行經(jīng)營測算。測算應(yīng)本著“實(shí)事求是”、“取之于民、用之于民”、“用戶至上、服務(wù)第一”、“根據(jù)物業(yè)功能、分層次收費(fèi)”等原則進(jìn)行。

1、 收入測算

物業(yè)管理費(fèi)用主要來源于物業(yè)管理服務(wù)收取的各類費(fèi)用。因此，該收的費(fèi)用都要收齊，不能漏收。通常收費(fèi)的項(xiàng)目有：

（1） 目標(biāo)物業(yè)的管理費(fèi)用。按照政府物價(jià)部門核準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行測算。

（2） 物業(yè)管理企業(yè)根據(jù)所給的營業(yè)用房而開展“三產(chǎn)”經(jīng)營獲得的收入。

（3） 維修基金每年可取的利息金額。

（4） 其他方面的服務(wù)收入。

2、 支出預(yù)算

圍繞著目標(biāo)物業(yè)開展管理服務(wù)所支出的成本核算。通常有：

（1） 人員工資、福利、津貼、獎(jiǎng)金，以及其他各類保險(xiǎn)支出。

（2） 各類服務(wù)成本的開支。例如，能源有水，電，氣，汽油等的消耗；各種設(shè)備的添置；各類服務(wù)所需要的的消耗品。

（3） 物業(yè)管理企業(yè)正常的辦公管理服務(wù)所需要的各項(xiàng)開支。

（4） 其他有關(guān)各項(xiàng)的開支等。

通常根據(jù)招標(biāo)文件的要求，要進(jìn)行3年預(yù)算。

四、管理操作

這部分要求細(xì)化，他體現(xiàn)出物業(yè)管理企業(yè)的管理水平、管理質(zhì)量，以及規(guī)范化的管理的標(biāo)準(zhǔn)，從這些制度中可以看出物業(yè)管理企業(yè)的實(shí)力、能力，所以各物業(yè)管理企業(yè)都對此很重視。其通常分為兩大類：

1、 根據(jù)目標(biāo)的物業(yè)情況，認(rèn)真制定相應(yīng)的規(guī)章制度。通常物業(yè)管理規(guī)章制度分為：

（1） 公眾管理制度，主要包括：

① 業(yè)主公約；

② 精神文明建設(shè)公約；

③ 樓宇使用及維護(hù)管理規(guī)定；

④ 裝修管理規(guī)定；

⑤ 治安管理規(guī)定；

⑥ 清潔衛(wèi)生管理規(guī)定；

⑦ 消防管理規(guī)定；

⑧ 交通車輛管理規(guī)定；

⑨ 環(huán)境保護(hù)管理規(guī)定。

（2） 崗位責(zé)任制度，主要包括：

① 管理處主任崗位職責(zé)；

② 管理處主任助理崗位職責(zé)；

③ 環(huán)境主管崗位職責(zé)；

④ 保潔員崗位職責(zé)；

⑤ 保安主管崗位職責(zé)；

⑥ 工程主管崗位職責(zé)；

⑦ 維修人員崗位職責(zé)；

⑧ 會計(jì)人員崗位職責(zé)；

⑨ 行政人員崗位職責(zé)。

（3） 內(nèi)部管理運(yùn)作制度，主要包括：

① 員工行為規(guī)范；

② 培訓(xùn)制度；

③ 考核制度；

④ 獎(jiǎng)懲制度；

⑤ 回訪制度；

⑥ 來訪，投訴處理制度等。

2、 根據(jù)目標(biāo)物業(yè)，確定各管理崗位工作人員的職責(zé)

管理崗位主要有：

① 保安；

② 機(jī)電維修；

③ 清掃保潔；

④ 園林綠化；

⑤ 電梯操作；

⑥ 社區(qū)文化。

五、管理目標(biāo)，經(jīng)營管理宗旨、方針

投標(biāo)書中應(yīng)表明投標(biāo)單位對目標(biāo)物業(yè)的管理目標(biāo)、管理方針、管理宗旨，便于業(yè)主委員會成立的招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組及評委們更加清楚理解物業(yè)管理的理念、宗旨。例如某物業(yè)管理企業(yè)投標(biāo)某商住樓時(shí)，提出管理目標(biāo)：樹立“服務(wù)至上，客戶第一”的管理思想，達(dá)到一流管理、一流形象、一流效益，一促進(jìn)后期的樓宇銷售；提出管理經(jīng)營方針：保本經(jīng)營、獨(dú)立核算、自負(fù)盈虧、開展一業(yè)為主，多種經(jīng)營，求得自身的生存與發(fā)展。

六、便民服務(wù)措施

物業(yè)管理是有償?shù)姆?wù)活動，這是其性質(zhì)所決定的；然而開展物業(yè)管理并不是一味只追求經(jīng)濟(jì)效益，而是要正確處理好社會效益，環(huán)境效益與經(jīng)濟(jì)效益三者的關(guān)系，使之有機(jī)的統(tǒng)一。一些物業(yè)管理企業(yè)，在開展物業(yè)管理有償服務(wù)的同時(shí)，還向業(yè)主公開承諾無償便民服務(wù)項(xiàng)目若干項(xiàng)，深受業(yè)主的歡迎和好評。

七、社區(qū)文化

隨著一幢幢樓房的建好，新的社區(qū)環(huán)境形成，人們從熟悉的環(huán)境般到不熟悉的環(huán)境，特別是老年人的“高樓病”多了，孩子也變得孤獨(dú)了。為此，社區(qū)文化的重要性越來越被老百姓看中，成為購房中的一個(gè)重要因素。物業(yè)管理企業(yè)在寫投標(biāo)書時(shí)，應(yīng)認(rèn)真考慮到社區(qū)文化的開展，制定有關(guān)社區(qū)文化制度，安排好各類社區(qū)文化活動，使住宅小區(qū)內(nèi)的業(yè)主不僅享受到物質(zhì)文明，也享受到精神文明。

八、管理指標(biāo)的承諾

物業(yè)管理是新生事物。國家為了規(guī)范和指導(dǎo)物業(yè)管理，對一些管理服務(wù)也相應(yīng)的作出了一些基本要求。作為投標(biāo)的物業(yè)管理企業(yè)，針對目標(biāo)物業(yè)，對照國家有關(guān)規(guī)定，向業(yè)主委員會作出相應(yīng)的承諾。通常有以下主要內(nèi)容的承諾：

（1）房屋及配套設(shè)施的完好率；

（2）房屋零修，急修及時(shí)率；

（3）維修質(zhì)量合格率；

（4） 清潔保潔率；

（5） 道路車輛完好率；

（6） 小區(qū)治安案件發(fā)生率；

（7） 業(yè)主綜合服務(wù)滿意率；

（8） 綠化完好率；

（9） 重復(fù)維修率；

（10） 住戶有效投訴率等。

九、檔案資料的建立和管理

為了使物業(yè)管理規(guī)范化、程序化，為了對物業(yè)管理狀況進(jìn)行連續(xù)化記錄，并保留資料，需要建立檔案資料管理。投標(biāo)的物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)對建立檔案管理制度提出相應(yīng)的設(shè)想：是否建立單獨(dú)的檔案室，還是放在辦公室合署辦公；派幾位同志負(fù)責(zé)檔案管理；管理的程序圖；采用什么樣的管理制度，是否實(shí)行現(xiàn)代化、系統(tǒng)化、科學(xué)化、規(guī)范化的電子計(jì)算機(jī)管理檔案等等。

十、提高物業(yè)管理水平的新設(shè)想

物業(yè)管理企業(yè)在對目標(biāo)物業(yè)進(jìn)行投標(biāo)時(shí)，也需要表明本企業(yè)對未來的物業(yè)管理上水平、創(chuàng)一流、達(dá)國優(yōu)提出一些設(shè)想，使人們感到實(shí)實(shí)在在，同時(shí)又大膽創(chuàng)新。例如，某物業(yè)管理企業(yè)對目標(biāo)物業(yè)經(jīng)過調(diào)查之后，對未來目標(biāo)明確提出，接管后一年達(dá)到市優(yōu)，兩年達(dá)到省優(yōu)，三年達(dá)到國優(yōu)，在達(dá)到國優(yōu)的同時(shí)，一定通過iso9002貫標(biāo)，使物業(yè)管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化令人可敬、可佩、可信。

十一、物業(yè)管理企業(yè)愿意接受的有關(guān)獎(jiǎng)罰

作為投標(biāo)的物業(yè)管理企業(yè)，在系統(tǒng)地闡述了本企業(yè)對目標(biāo)物業(yè)管理的各項(xiàng)設(shè)想，措施之后，需要在最后進(jìn)行高度的概括和承諾。即向業(yè)主委員會承諾自己有能力，有決心管理好目標(biāo)物業(yè)，并表示管理好了怎么辦，管理不好愿意承擔(dān)什么處罰。例如，某物業(yè)管理企業(yè)在對待獎(jiǎng)懲最后表態(tài)：有信心、有能力管理好住宅小區(qū)，管理好了以后并不是為了追求更多的獎(jiǎng)金，而是追求更多的任務(wù)；如果管不好，一年以后便自動退出來，并承擔(dān)標(biāo)書里的經(jīng)濟(jì)懲罰。