會(huì)議服務(wù)的注意事項(xiàng)(會(huì)議服務(wù)的注意事項(xiàng)有哪些)
如今,會(huì)議服務(wù)作為一個(gè)專業(yè)領(lǐng)域,早已成為會(huì)議順利進(jìn)行不可缺少的環(huán)節(jié),現(xiàn)在的會(huì)議服務(wù)行業(yè),其職能不再只是普通的端茶倒水的工作,會(huì)議服務(wù)貫穿了會(huì)議的前期籌辦到會(huì)議結(jié)束。接下來(lái)小編就為大家講講會(huì)議服務(wù)的一些注意事項(xiàng)。
一、會(huì)議服務(wù)的前期準(zhǔn)備
1、會(huì)議服務(wù)方要與會(huì)議舉辦方做好溝通,詳細(xì)了解會(huì)議的時(shí)間,性質(zhì)、內(nèi)容、參會(huì)人數(shù)。
2、根據(jù)舉辦方提供的質(zhì)料,制定詳細(xì)的接待方案,包括會(huì)議活動(dòng)安排、會(huì)場(chǎng)布置等。
二、會(huì)議場(chǎng)地布置
會(huì)議服務(wù)方要根據(jù)主辦方的要求來(lái)布置會(huì)議場(chǎng)地。會(huì)議場(chǎng)地應(yīng)給人莊重的感覺(jué),環(huán)境衛(wèi)生合格,燈光適當(dāng),選擇合適的插花,根據(jù)會(huì)議室大小和參會(huì)人數(shù)來(lái)布置桌椅。
三、茶水服務(wù)
1、會(huì)場(chǎng)內(nèi)要選擇花紋、樣式、顏色相同的茶具。
2、茶具要保持干凈,沒(méi)有污漬、沒(méi)有指紋。
3、茶杯的擺放要整齊劃一,通常情況下茶杯擺放在客人右手距會(huì)議桌前邊沿5公分左右,如果客人是左撇子,茶杯應(yīng)該放在左手邊。
4、如果客人需要其他飲料,那么把其他飲料擺放在于會(huì)人員右手邊,飲料的商標(biāo)要朝向一致。
四、會(huì)議用品的準(zhǔn)備
1、茶杯。茶杯必須經(jīng)過(guò)消毒后才能使用,茶杯要完好無(wú)損,沒(méi)有缺口。
2、簽到臺(tái)。簽到臺(tái)的臺(tái)布無(wú)污漬,無(wú)破損。
3、鮮花。采用新鮮的鮮花,鮮花的香味不要太濃烈,并且要注意是否有人對(duì)某些鮮花過(guò)敏。
4、文具。筆的油墨應(yīng)該是滿的,并且書寫流暢,筆記本的紙張應(yīng)該是好書寫的。
五、迎賓服務(wù)
1、會(huì)議前1個(gè)小時(shí),迎賓人員就應(yīng)該在會(huì)議室門口等待參會(huì)人員的到達(dá)。
2、迎接來(lái)賓時(shí)要面帶微笑,用語(yǔ)禮貌,舉止大方。
六、倒茶
服務(wù)人員每隔一段時(shí)間進(jìn)入會(huì)議場(chǎng)地,為參會(huì)人員添加茶水,在倒茶的過(guò)程中要做到,說(shuō)話輕、腳步輕、動(dòng)作輕。
七、會(huì)議結(jié)束
1、會(huì)議結(jié)束時(shí),會(huì)議服務(wù)人員應(yīng)該在會(huì)議室門口面帶微笑送客。
2、參會(huì)人員都離開(kāi)后,會(huì)議服務(wù)人員要檢查會(huì)議室,看看有沒(méi)有參會(huì)人員遺忘的東西。
3、打掃衛(wèi)生。
4、在會(huì)議結(jié)束后,會(huì)議服務(wù)單位要回訪會(huì)議舉辦單位,得到這次會(huì)議服務(wù)的反饋。