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閱讀導(dǎo)航→

01 接站

02 報(bào)到、簽到與入場工作

03 做好會議服務(wù)工作

04 控制會議進(jìn)程

05 引導(dǎo)會議決議形成

06 會議新聞報(bào)道

07 會議保衛(wèi)、保密工作

行政部

接站

舉辦大型會議時(shí)，由于參會人員來自各個(gè)地方，可能對會議的地點(diǎn)與路程不熟悉，所以文秘人員要做好接站工作。

1．接站的工作要領(lǐng)

在規(guī)定的報(bào)到日期前，文秘人員應(yīng)首先核實(shí)參會人員到達(dá)目的地所乘的交通工具與到達(dá)的準(zhǔn)確時(shí)間和地點(diǎn)，準(zhǔn)備好“會議接站安排表”安排相關(guān)人員進(jìn)行接站。會議接站安排表格式如表3-11所示。需要領(lǐng)導(dǎo)接站的要提前提醒領(lǐng)導(dǎo)，并合理調(diào)配車輛，按時(shí)接站。

2．接站中問題的處理

對于提前報(bào)到的參會人員的食宿要進(jìn)行妥善安排。無論參會人員有多少，文秘人員應(yīng)合理調(diào)配接站人員，不可讓有人有被怠慢的感覺。如對方職務(wù)較高，而領(lǐng)導(dǎo)不能親自接站，文秘人員要代替領(lǐng)導(dǎo)接站，并向?qū)Ψ奖硎厩敢狻?/p>

報(bào)到、簽到與入場工作

1．報(bào)到

大型會議的報(bào)到一般提前一天，文秘人員應(yīng)在駐地合理設(shè)立報(bào)到處，安排專人接待，并做好以下六項(xiàng)工作，如下。

查驗(yàn)證件：查驗(yàn)證件的目的是確認(rèn)參會人員的資格。查驗(yàn)的證件包括會議通知書、單位介紹信、身份證和其他有效證件

登記信息：即請參會人員在登記表上填寫個(gè)人信息

接收材料：即由文秘人員統(tǒng)一接收參會人員帶來的需要在會議上分發(fā)的材料，經(jīng)審查后統(tǒng)一分發(fā)

分發(fā)文件：文秘人員將會議相關(guān)的資料提前分發(fā)給參會人員。保密文件和需要清退的文件需履行簽收手續(xù)

安排食宿：食宿要根據(jù)與會者的身份和要求，在現(xiàn)有條件下盡可能合理安排

報(bào)告情況：會議報(bào)到結(jié)束，文秘人員應(yīng)向會議的負(fù)責(zé)人報(bào)告有關(guān)情況，包括應(yīng)到人數(shù)、實(shí)到人數(shù)、缺席人數(shù)以及原因

2．簽到

參加會議人員在進(jìn)入會場時(shí)一般要簽到，其目的是及時(shí)、準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)到會人數(shù)，為以后的考察提供歷史憑證。而且有些會議只有達(dá)到一定人數(shù)才能召開，否則會議通過的決議無效。因此應(yīng)做好會議簽到工作，以保證會議各項(xiàng)工作的順利地進(jìn)行。

會議簽到一般有以下五種方法，如下。

3．入場

為方便參會人員盡快就座和保持會場的秩序，一般會議都需要以適當(dāng)?shù)姆绞揭龑?dǎo)座次。無論是采取對號入座，還是隨便入座亦或是劃分區(qū)域入座，都可設(shè)立指示坐標(biāo)或由文秘人員直接引導(dǎo)入座。

行政部

做好會議服務(wù)工作

會議期間，文秘人員應(yīng)當(dāng)做好各項(xiàng)會議服務(wù)工作，因?yàn)闀h服務(wù)是保證會議順利進(jìn)行并取得圓滿成功的重要環(huán)節(jié)，文秘人員的會議服務(wù)工作一般包括以下八個(gè)方面。

1．接待參會人員

文秘人員應(yīng)該熱情地問候到場的參會人員，為其提供茶水等服務(wù)，并積極主動地與其交談。在等待參會人員時(shí)，文秘人員可介紹在場的各參會人員相互認(rèn)識，融洽會議氣氛。

2．分發(fā)會議文件材料

會議中所需要的文件材料，文秘人員應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地分發(fā)到每位參會人員手中。分發(fā)會議文件和材料有會前發(fā)和會中發(fā)兩種形式。具體內(nèi)容如下。

會前分發(fā)文件和材料

可以在參會人員進(jìn)入會場時(shí)，由會議工作人員在會場入口處分發(fā)給每位參會人員，也可以在開會之前按要求在每位參會人員的座位上擺放一份文件材料

會中分發(fā)文件材料

可以把會議工作人員分派到各組，每人負(fù)責(zé)每組的文件材料的分發(fā)和收集

3．內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息

會議過程并不是一個(gè)封閉的過程，同樣也需要與外界接觸，因而需要文秘人員進(jìn)行內(nèi)外聯(lián)系，傳遞信息。如有關(guān)部門的緊急情況要轉(zhuǎn)達(dá)參會人員，傳遞信件、電報(bào)、接電話等。但是文秘人員應(yīng)該注意會議內(nèi)容的保密。

4．協(xié)助做好會議記錄或錄音

在會議期間，文秘人員應(yīng)針對各種情況，做好會議記錄或者錄音工作，主要為會議期間及時(shí)進(jìn)行信息交流、會后研究以及調(diào)整謀略。

5．協(xié)助滿足重要參會人員的特別需要

會議期間，當(dāng)重要參會人員提出特別需要時(shí)，文秘人員應(yīng)盡力、及時(shí)地給予滿足，以保證會議的順利進(jìn)行和促進(jìn)會議決議的形成。

6．維持會場秩序

會議進(jìn)行時(shí)如發(fā)生混亂，文秘人員要及時(shí)進(jìn)行調(diào)停，特別是重要的，密級較高的會議，防止在混亂中發(fā)生意外情況。如協(xié)助保安制止與會議無關(guān)的人員進(jìn)入會場，保證會議地點(diǎn)安全以及協(xié)助保安做好會議期間的值班工作等。

7．處理臨時(shí)交辦事項(xiàng)

會議進(jìn)程中，可能發(fā)生一些意想不到的臨時(shí)變動，文秘人員應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)請示，并對領(lǐng)導(dǎo)的指示采取應(yīng)急措施，妥善處理。

8．其他服務(wù)工作

文秘人員應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)備好會議期間所需的物品，準(zhǔn)備好茶水，保證會場光線，保持會場清潔衛(wèi)生，拍照或攝影留念等等。

行政會議

控制會議進(jìn)程

在會議進(jìn)行的過程中，存在著許多延遲或阻礙會議進(jìn)展的因素。確定了會議的計(jì)劃，并不意味著會議就一定能按計(jì)劃如期進(jìn)行。因此，文秘人員不僅要注意議程設(shè)計(jì)上的細(xì)節(jié)，而且要控制會議進(jìn)程。為了保證會議順利地進(jìn)行，文秘人員可按照以下操作步驟，控制會議的進(jìn)程，具體如下。

1. 了解會議內(nèi)容
2. 設(shè)計(jì)固定的議程模式
3. 提前和與會人員溝通
4. 明確會議議程
5. 采用合適的討論模式
6. 控制會議時(shí)間

1．了解會議內(nèi)容

會議召開前，文秘人員須認(rèn)真研讀與會議議題相關(guān)的文件材料，了解當(dāng)次的主題和議程。

2．設(shè)計(jì)固定議程模式

（1）設(shè)計(jì)固定的議程模式，讓每個(gè)參會人員了解自己在會議中的角色。

（2）文秘人員需要對常規(guī)議事會議的內(nèi)容和參加人員非常熟悉，并根據(jù)實(shí)際情況變化的需要而及時(shí)進(jìn)行修改。

（3）文秘人員應(yīng)盡量使與會人員把握會議的議題和明確各自的分工，并幫助會議嚴(yán)格按照議程進(jìn)行。

3．提前和參會人員溝通

（1）將議程提前通知參會人員可使參會人員及早了解議程安排，并在會議進(jìn)行時(shí)遵守議程。會議議程表應(yīng)當(dāng)條理清晰、形式一致，這樣才能使文秘人員更容易控制會議進(jìn)程。

（2）掌握參會人員的構(gòu)成情況及基本意見傾向。

4．明確會議進(jìn)程

文秘人員向參會人員明確會議開始和結(jié)束的時(shí)間，并準(zhǔn)時(shí)安排開會和散會。

5．采用合適的討論模式

（1）在參與組織討論時(shí)，文秘人員應(yīng)建議規(guī)定討論與不討論的界限，要客觀公正，不要偏向一邊，給每位參會人員以平等的發(fā)言機(jī)會和權(quán)利。

（2）討論每個(gè)議程時(shí)，文秘人員要時(shí)刻引導(dǎo)參會人員著眼于解決實(shí)際問題，不要因會場上有矛盾而疏忽了開會的真正目的。

（3）可事先通過對座位、座次的安排來影響或避免矛盾沖突。

（4）當(dāng)時(shí)機(jī)成熟時(shí)，文秘人員應(yīng)建議適時(shí)終止討論或辯論。

（5）多議題會議的議題安排次序應(yīng)科學(xué)合理，一般情況下，需要大家開動腦筋，集中獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策的議題應(yīng)建議放在會議前半部分進(jìn)行。

6．控制會議時(shí)間

控制會議時(shí)間主要體現(xiàn)在以下四個(gè)方面，如下。

1. 堅(jiān)持在預(yù)定的時(shí)間結(jié)束會議，不要拖延
2. 在開會時(shí)，文秘人員要有時(shí)間觀念，提高開會的效率
3. 每個(gè)議題都應(yīng)該有時(shí)間限制，只要這些時(shí)間限制不被執(zhí)行得太死板，就會被參會人員接受。文秘人員應(yīng)控制會議的節(jié)奏，確保會議緊湊、松散相宜
4. 會議較長時(shí)，應(yīng)建議安排短暫的休息并掌握好時(shí)機(jī)，不要安排在發(fā)言高潮或是某一問題的討論尚未結(jié)束時(shí)

7．制定突發(fā)性事件應(yīng)對方案

即使有設(shè)計(jì)周密的議程，會議中仍然充滿了事先不能確定的因素。所以文秘人員應(yīng)當(dāng)對會議中有可能突然發(fā)生的情況提前做出準(zhǔn)備，并在議程中也有所記錄。

（1）可以預(yù)見的情況

文秘人員應(yīng)事先在議程中有所準(zhǔn)備。即使是“可能”，也要制定相應(yīng)措施，不至于到時(shí)候出現(xiàn)失控或混亂局面。

（2）不可預(yù)見的情況

針對不可預(yù)見的的突發(fā)事情，文秘人員不可能在每個(gè)會議之前都面面俱到地設(shè)計(jì)應(yīng)對方案。但是，可以針對各種類型的突發(fā)事件有一個(gè)解決的大體范圍，或是解決步驟。文秘人員應(yīng)根據(jù)會議的情況，先穩(wěn)定會場局勢，再盡量使事情拖到會后解決，或是在會上最大限度地引導(dǎo)參會人員的注意力到別的問題上等。

引導(dǎo)會議決議形成

如果會議陷入無休止的討論，不但會令參會人員疲憊不堪，而且必然使得大家對會議十分不滿，從而阻礙會議決議的形成。文秘人員可以采用以下做法有效地引導(dǎo)會議決議的形成。

1．選擇高效的會議決策方式

文秘人員可以采用以下四種會議決策方式，來有效地引導(dǎo)會議決議的形成，如下。

權(quán)威式?jīng)Q策

方式說明：會議決議幾乎由會中最具有權(quán)威的人決定，其他參會人員對于決議的產(chǎn)生，貢獻(xiàn)是有限的

優(yōu)點(diǎn)：權(quán)威式?jīng)Q策可迅速地達(dá)到使會議得出決議的目的

缺點(diǎn)：它的缺點(diǎn)是與會人員對得出會議決議的貢獻(xiàn)有限，因此往往會影響決議的質(zhì)量

少數(shù)服從多數(shù)式?jīng)Q策

方式說明：即通過投票表決來形成決議，過半數(shù)的決議為通過

優(yōu)點(diǎn)：應(yīng)用起來很簡單，以參會人員意見為最終決議，可以提高與會人員的參與度

缺點(diǎn)：但是也可能形成“多數(shù)人的暴政”，并且致使討論進(jìn)程緩慢

強(qiáng)勢少數(shù)式?jīng)Q策

方式說明：討論由少數(shù)人主導(dǎo)并通過來源可靠的資料來支持論點(diǎn)并說服他人支持

優(yōu)點(diǎn)：經(jīng)過周密計(jì)劃的方案可以較有效率地讓其他成員接受

缺點(diǎn)：會議議題未必能得到詳細(xì)的討論

無異議一致通過式?jīng)Q策

方式說明：此方法要求將所有的參會人員都同意的結(jié)論作為會議決議

優(yōu)點(diǎn)：此種方法可以確保所有參會人員了解并同意所通過的決議

缺點(diǎn)：耗時(shí)且因其要求結(jié)論的全面性和一致性而有可能無法達(dá)成決議

2．選擇達(dá)成會議決議的方法

會議決議的達(dá)成是會議取得成功的標(biāo)志，可以選用以下方法來促進(jìn)會議決議的達(dá)成。

（1）頭腦風(fēng)暴法

文秘人員采用頭腦風(fēng)暴法達(dá)成會議決議的步驟如下，如下。

（2）名義小組法

文秘人員采用名義小組法達(dá)成會議決議的操作步驟如下。

1.羅列想法

將參會人員關(guān)于議題的想法全部窮盡

◎ 每次循環(huán)中，讓每位參會人員根據(jù)議題獨(dú)立地提出自己的想法，一次只能提出一個(gè)觀點(diǎn)，依次提出，直到每個(gè)參會人員都提出了自己的觀點(diǎn)

2.篩選觀點(diǎn)

◎ 當(dāng)所有參會人員都提出了自己的觀點(diǎn)后，讓其再一次獨(dú)立思考，主要是對會議中提出的觀點(diǎn)進(jìn)行思考

3.得出決議

◎ 將經(jīng)過篩選后的觀點(diǎn)按優(yōu)先次序進(jìn)行排列

（3）德菲爾法

德菲爾法的主要特點(diǎn)是匿名性，也就是相關(guān)的參會人員不能相互直接溝通，甚至可能是從未謀面的人。文秘人員采用德菲爾法達(dá)成會議決議的操作步驟如下。

會議新聞報(bào)道

要想使會議達(dá)到理想的傳播效果，文秘人員應(yīng)從報(bào)道內(nèi)容和形式兩方面著手，致力于會議主題的挖掘和電視報(bào)道形式兩者的有機(jī)融合。

1．會議新聞報(bào)道操作步驟

會議新聞報(bào)道通常遵循以下操作步驟，如下。

1. 選擇會議的重點(diǎn)，深入挖掘會議主題
2. 根據(jù)報(bào)道內(nèi)容，編入相應(yīng)的資料畫面，豐富會議報(bào)道鏡頭
3. 運(yùn)用會議新聞價(jià)值分析法對會議內(nèi)容進(jìn)行取舍
4. 對有明顯工作日程的重大會議，采用“系列報(bào)道”的形式
5. 綜合運(yùn)用電視多種傳播符號和表現(xiàn)手法進(jìn)行報(bào)道

2．會議新聞報(bào)道的注意事項(xiàng)

（1）選擇會議重點(diǎn)，挖掘會議主題。大型重要會議的內(nèi)容往往較多，電視應(yīng)突出會議的主要內(nèi)容，進(jìn)行縱深報(bào)道，選擇會議的一個(gè)方面或問題進(jìn)行單獨(dú)報(bào)道，以使會議主題更鮮明和突出，更具有說服力。

（2）在會議報(bào)道中，應(yīng)根據(jù)報(bào)道的內(nèi)容，編入相應(yīng)的資料畫面，豐富會議報(bào)道鏡頭，突出會議報(bào)道主題。

（3）要學(xué)會運(yùn)用會議新聞價(jià)值分析法對會議內(nèi)容進(jìn)行取舍，解說詞中不要形成會議紀(jì)要、公報(bào)式的模式報(bào)道，而要突出新聞價(jià)值大并與受眾群體關(guān)系密切的實(shí)質(zhì)性信息。

（4）對有明顯工作日程的重大會議，可以采用系列報(bào)道的形式，化大為小，化長為短。

（5）要善于選取與會議相關(guān)的會場之外的新聞，進(jìn)行多側(cè)面報(bào)道。

（6）要注意把會場內(nèi)外場面和氣氛相結(jié)合。由于場外畫面更能烘托氣氛，增強(qiáng)動態(tài)，增強(qiáng)親切感和完整性，所以有些可以延伸到場外的會議報(bào)道，不應(yīng)局限在拍攝會議橫幅、主席臺、發(fā)言人及參加會議者等。

（7）要綜合運(yùn)用電視多種傳播符號和表現(xiàn)手法，如下。

1. 盡量多用現(xiàn)場音響，來突出會議現(xiàn)場氣氛，使報(bào)道內(nèi)容活潑生動
2. 多用運(yùn)動鏡頭，形成生動活潑的畫面節(jié)奏，激發(fā)受眾群體收視的興奮點(diǎn)
3. 多用人物同期聲，以人際交談的方式介紹會議內(nèi)容，起到分流解說詞的作用
4. 采用記者在會議現(xiàn)場有特色的背景前，面向觀眾作現(xiàn)場報(bào)道的形式，增強(qiáng)報(bào)道的口語化、交流感和親切感
5. 不僅要突出會議現(xiàn)場有信息價(jià)值的文字，而且要注意發(fā)揮字幕在報(bào)道中的作用

會議保衛(wèi)、保密工作

1．會議保衛(wèi)工作

為了保證會議的順利進(jìn)行，盡快達(dá)成會議決議，文秘人員應(yīng)協(xié)助保安做好會議的值班、保衛(wèi)工作。

（1）會議值班工作。文秘人員要帶領(lǐng)保安堅(jiān)守值班崗位，隨時(shí)應(yīng)付各種突發(fā)事件，以保證會議順利進(jìn)行。具體工作如下。

1. 要堅(jiān)守崗位，人不離崗，內(nèi)外聯(lián)系，傳遞信息，保證會議信息的暢通無阻
2. 控制無關(guān)人員出入會場，特別是保密性較強(qiáng)的會議更不能讓無關(guān)人員隨意進(jìn)出
3. 做好會議期間各項(xiàng)活動與各種矛盾的協(xié)調(diào)工作
4. 編制會議設(shè)備維修、車隊(duì)調(diào)度和食宿等后勤服務(wù)人員的通訊錄，方便信息溝通

（2）會議保衛(wèi)工作。會議保衛(wèi)涉及到的具體工作有如下四點(diǎn)，如下。

1. 做好會場和駐地的保衛(wèi)工作
2. 做好會議重要文件的保衛(wèi)工作
3. 做好重要參會人員的人身安全保衛(wèi)工作
4. 做好各種設(shè)備物品及私人貴重物品的保衛(wèi)工作

2．會議保密工作

會議的保密工作貫穿于文秘人員會議工作的全過程，文秘人員的會中保密工作更顯得尤為重要。

（1）召開比較大型的或秘密性較強(qiáng)的會議，文秘部門要與保衛(wèi)、保密部門取得聯(lián)系，共同采取會議保密措施，尤其是加強(qiáng)會中的保密工作。

（2）要對參會人員進(jìn)行保密教育，宣布保密紀(jì)律，規(guī)定參會人員不得以任何形式對外散布會議秘密。

（3）會議期間，文秘人員對發(fā)放的文件、資料要統(tǒng)一登記，領(lǐng)取文件要辦手續(xù)，并指定專人負(fù)責(zé)管理文件。

（4）重要涉密會議期間，一般不準(zhǔn)錄音，經(jīng)批準(zhǔn)錄音的，錄音資料要按會議文件的保密要求進(jìn)行管理。

（5）重要會議要憑證件入場，嚴(yán)禁與會議無關(guān)人員進(jìn)入。

（6）對會上發(fā)給的秘密文件，傳遞時(shí)要通過機(jī)要通信部門遞送，不要讓參會人員攜帶。

（7）會議期間，文秘人員要時(shí)常對會議駐地、房間、會議室進(jìn)行保密檢查。

（8）在會議議決事項(xiàng)形成期間，文秘人員對需在一定范圍之內(nèi)知悉的會議討論的情況也要保密，要做好會議討論情況的保密工作。

（9）會議期間，在進(jìn)行會議宣傳報(bào)道時(shí)，文秘人員要認(rèn)真審查把關(guān)，防止會議秘密事項(xiàng)通過宣傳渠道泄露出去。

#會議##行政文秘##行政部#

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