管理制度及規(guī)范

第140篇

品質(zhì)會議管理制度

1.總則

1.1制定目的

為規(guī)范品質(zhì)會議管理，健全品質(zhì)溝通管道，特制定本制度。

1.2適用范圍

本公司品質(zhì)管理的各項會議，除遵照公司有關(guān)會議規(guī)定外，依照本制度處理。

1.3權(quán)責(zé)單位

（1）品管部負(fù)責(zé)本制度規(guī)定、修改、廢止之起草工作。

（2）總經(jīng)理負(fù)責(zé)本制度制定、修改、廢止之核準(zhǔn)。

2.品管會議規(guī)定

2.1會議類別

品管會議可分為例行性會議與臨時性會議兩大類別。

2.1.1例行性會議

公司品管例行性會議有：

（1）年度評審會議

進(jìn)行品質(zhì)管理體系評審，確認(rèn)是否持續(xù)有效地運行；討論確定公司年度目標(biāo)、策略。

（2）內(nèi)部稽核會議

組織品質(zhì)稽核小組對品管體系運行狀況作定期稽核，分為起始會議與結(jié)束會議。起始會議作稽核前說明，結(jié)束會議作稽核報告。

（3）月度品管會議

對上月品質(zhì)狀況作檢討，就重大品質(zhì)事項達(dá)成決議，制定次月品質(zhì)管理的各項工作計劃，是本公司最重要之工作會議之一。

（4）改善提案委員會會長

對改善提案及其成果進(jìn)行評估，評選優(yōu)秀提案，并制定次年度改善提案工作推行目標(biāo)、計劃。

（5）QCC推行委員會會議。

對QCC活動進(jìn)行總結(jié)，并制定次年度QCC活動推行目標(biāo)與計劃。

（6）QCC成果發(fā)表會

由各QCC發(fā)表推行成果，QCC推行委員會進(jìn)行評審，表彰優(yōu)秀的品管圈。

（7）周品質(zhì)檢討會

對上周品質(zhì)狀況作檢討，及時解決品質(zhì)問題，落實月度品管會議與計劃，確保達(dá)成品質(zhì)目標(biāo)。

2.1.2臨時性會議

臨時性會議由總經(jīng)理、管理者代表或品管主管依需要建議召開，一般召開時機(jī)有：

（1）發(fā)生重大客戶抱怨或退貨時。

（2）制程重大品質(zhì)問題發(fā)生時。

（3）供應(yīng)廠商發(fā)生嚴(yán)重品質(zhì)事故時。

（4）發(fā)生嚴(yán)重違反公司品管體系的重大事件時。

（5）重大品質(zhì)貢獻(xiàn)，突破或其他需大力表彰或宣導(dǎo)事件發(fā)生時。

（6）其他必要時機(jī)。

2.2會議管理規(guī)定

除遵照公司有關(guān)會議管理的規(guī)定之外，還應(yīng)遵照下列規(guī)定處理。

2.2.1一般原則

（1）例行性會議如已規(guī)定具體會議時間，則不另行通知；如未規(guī)定具體會議時間，應(yīng)提前兩天以上通知各參加人員。

（2）例行性會議如有變更，原則上應(yīng)提前半個工作日通知各參加人員。

（3）臨時性會議原則上應(yīng)至少提前一小時通知參加人員。

（4）會議參加者必須準(zhǔn)時出席并簽到，因故無法到會者，事先須向主持人或會議主席請假，并取得許可，原則上還須派代理人出席。

（5）會議應(yīng)事先明確主題，與會人員應(yīng)依據(jù)本職工作做好各種準(zhǔn)備（包括資料、數(shù)據(jù)、樣品等），并做好工作安排。

（6）主持人應(yīng)控制會議時程，盡量在規(guī)定時間內(nèi)結(jié)束會議。

（7）會議決議的落實實施情況，由會議主席指定人員追蹤，并作為下次會議追蹤議題之一。

（8）會議應(yīng)有會議記錄，并依規(guī)定分發(fā)相關(guān)人員。

2.2.2會議記錄

（1）由會議主席指定參加人員中的一個人擔(dān)任會議記錄工作，必要時，也可安排一名非指定之參會人員作記錄工作（如助理或文書）。

（2）重要會議的會議記錄，經(jīng)會議主席簽認(rèn)后，復(fù)印分發(fā)或傳閱參會人員或相關(guān)人員。

（3）對會議決議涉及的具體工作安排，須確認(rèn)追蹤結(jié)果，由會議記錄者填寫《決議事項追蹤表》，并作追蹤工作。

3.月度品管會議實施辦法

[注]其他例行性會議可參照制定實施辦法。

3.1會議的目的

（1）總結(jié)檢討上個月的品質(zhì)狀況。

（2）就重大品質(zhì)事項達(dá)成決議。

（3）制定次月品質(zhì)管理的各項工作計劃。

3.2參會人員

（1）會議主席

總經(jīng)理擔(dān)任會議主席，總經(jīng)理無法出席時，由其職務(wù)代理人擔(dān)任會議主席。

（2）主持人

管理者代表擔(dān)任會議主持人，其無法出席時，由品管主管擔(dān)任主持人。

（3）參加人員

副總經(jīng)理、總工程師、各部門主管、品管部主要干部。

3.3會議時機(jī)

（1）月度品管會議每月5日14：00-17：00召開，遇節(jié)假日順延一天。

（2）會議時間如有變更，經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)后，由品管部負(fù)責(zé)通知。

3.4小時前準(zhǔn)備

（1）品管部負(fù)責(zé)于每月4日將各部門品質(zhì)狀況月報表匯總、填妥，并轉(zhuǎn)發(fā)各與會人員。

（2）上次會議決議事項的各責(zé)任人員須在決議規(guī)定完成期限之前，完成所承擔(dān)的工作事項。

（3）管理代表在4日前應(yīng)再度對各決議事項完成情況作追蹤確認(rèn)（可授權(quán)他人進(jìn)行）。

（4）各與會人員依本部門品質(zhì)狀況準(zhǔn)備必要之資料、報表或樣品，以便在會議上報告或討論。

（5）各與會人員應(yīng)于會議開始前5分鐘到達(dá)會場。

3.5會議議程

（1）會議開始

主持人宣布會議開始。

（2）追蹤上月會議決定議事項完成情況

由主持人追蹤人上月決議事項，各擔(dān)當(dāng)責(zé)任人員簡要回答完成狀況，其他人員可提出異議或補(bǔ)充。

（3）各部門品質(zhì)狀況報告

由品管部主管或各品管單位干部報告各部門上月品質(zhì)狀況，簡要報告主要數(shù)據(jù)，并就重大品質(zhì)事項提出分析或報告。

（4）溝通協(xié)調(diào)事項

各與會人員提出需與其他部門協(xié)調(diào)之事項、由相關(guān)人員討論處理。

（5）會議主席工作指示

會議主席就相關(guān)問題向責(zé)任人員提出質(zhì)詢、贊揚、指示或要求，并就公司的品質(zhì)經(jīng)營方針或下月行動計劃作出指示。

（6）形成會議決議

記錄人將會議中達(dá)成的重要決議事項作整理，交由主持人作陳述，各與會人員可提出異議，若無異議則確認(rèn)為決議事項。

（7）會議結(jié)束

主持人宣布會議結(jié)束。

3.6小時后工作

（1）由會議記錄人員將會議狀況整理成《會議記錄》及必要之《會議事項追蹤表》，呈管理者代表、總經(jīng)理審閱。

（2）《會議記錄》應(yīng)分發(fā)各與會人員人手一份。

（3）《決議事項追蹤表》應(yīng)分發(fā)至相關(guān)責(zé)任人員。

（4）各決議事項之擔(dān)當(dāng)者應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)完成要求之工作事項。

（5）各與會人員應(yīng)將會議精神傳達(dá)本部門相關(guān)人員，并貫徹至日常工作中。

（6）管理者代表（或授權(quán)品管部）對會議事項作確認(rèn)追蹤。