項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)常會被一些不了解的人問，“項(xiàng)目經(jīng)理不就是管進(jìn)度的么？”，可見管理進(jìn)度是項(xiàng)目經(jīng)理多么重要的一個職責(zé)，當(dāng)然這樣問的小伙伴多少對項(xiàng)目經(jīng)理的職責(zé)缺乏理解，但不妨礙進(jìn)度管理是項(xiàng)目經(jīng)理重要職責(zé)這一事實(shí)。接下來我們就來看看怎么做好進(jìn)度管理，要如何一步步做好項(xiàng)目的進(jìn)度管理。

一、制定計(jì)劃

互聯(lián)網(wǎng)軟件項(xiàng)目，唯快不破的文化氛圍下，造成程序員對于計(jì)劃往往不屑一顧，經(jīng)常會有這樣的反對聲音，“計(jì)劃趕不上變化，做計(jì)劃有什么意義”，那是不是制定計(jì)劃真的不重要呢？那必然不是，那計(jì)劃的價值究竟是什么呢？

1.1 為什么需要計(jì)劃

其實(shí)，無論是在傳統(tǒng)項(xiàng)目管理中，還是敏捷迭代中，計(jì)劃都是完成目標(biāo)的第一步。

美國質(zhì)量管理專家沃特·阿曼德·休哈特（Walter A. Shewhart）首先提出的，由戴明采納、宣傳的著名的管理理論“PDCA環(huán)”，也稱為戴明環(huán)，其中P（Plan）計(jì)劃就是第一步，然后才是行動D（Do)，C(Check)檢查，A（Action）改進(jìn)（行動，跟前面的行動有點(diǎn)重疊，我更愿意將它解釋為改進(jìn)。

圖1.PDCA循環(huán)

《高效能人士的七個習(xí)慣》這本書提到一個概念，可以幫助大家重新理解計(jì)劃的價值。

任何事情都是先在頭腦中構(gòu)思，也就是智力上的第一次創(chuàng)造，然后再付諸實(shí)踐，也就是體力上的第二次創(chuàng)造

頭腦中的第一次創(chuàng)造，就是計(jì)劃，也是頭腦中對于未來的一種正向的預(yù)想，有助于我們實(shí)現(xiàn)計(jì)劃。所以如果你想讓你的項(xiàng)目順利交付，就好好的做計(jì)劃，制定計(jì)劃的過程也可以幫助我們發(fā)現(xiàn)問題和風(fēng)險。

1.2 那么如何做計(jì)劃呢

提到制定計(jì)劃，大家應(yīng)該都聽過WBS（Work Breakdown Structure)，什么是WBS，又該如何來制定WBS。學(xué)習(xí)過PMP的人應(yīng)該對這個詞不會陌生，WBS就是工作分解結(jié)構(gòu)，把項(xiàng)目工作拆解為具體的，易于管理的子任務(wù)。

這里需要遵循的原則就是不漏不重，以及適度，不漏就是需要考慮把與項(xiàng)目范圍相關(guān)的所有事項(xiàng)都包括在內(nèi)，不重就是避免任務(wù)和任務(wù)之間交叉，WBS分解后的最小工作包都需要分別對應(yīng)到人，明確交付的時間節(jié)點(diǎn)，如果出現(xiàn)重疊就會造成職責(zé)不清。

拆分的顆粒度是越細(xì)越好嗎？如果每個任務(wù)都拆分到1個小時以內(nèi)，是不是會更加好管理，但實(shí)際上這是不可能的，因?yàn)槿蝿?wù)拆得太細(xì)，會使管理成本急劇上升。我們的2周一個迭代的管理中，一般任務(wù)顆粒度在4~16小時，大部分任務(wù)控制在1天以內(nèi)，這樣我們每天在晨會跟進(jìn)任務(wù)的時候，就可以看出是否存在延期，及時發(fā)現(xiàn)問題并作出調(diào)整。

原則解釋起來簡單，但是在實(shí)際操作中，卻非常容易犯錯。尤其是不漏，項(xiàng)目中就經(jīng)常會出現(xiàn)這樣的情況，項(xiàng)目臨近尾聲，才發(fā)現(xiàn)按照產(chǎn)品要求，此需求需要完成另一套環(huán)境上進(jìn)行測試驗(yàn)證，而實(shí)際在評估的過程中根本沒有把此項(xiàng)工作考慮在內(nèi)。

另外，開發(fā)同學(xué)評估工作時，往往容易忽視研發(fā)以外的工作評估，例如，環(huán)境部署、數(shù)據(jù)驗(yàn)證（一些數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)類的需求，由于測試環(huán)境數(shù)據(jù)不足或者無法真實(shí)模擬真實(shí)數(shù)據(jù)，還需要考慮在預(yù)發(fā)環(huán)境中進(jìn)行數(shù)據(jù)驗(yàn)證工作量）等等。那么如何來避免呢？

我們在實(shí)踐過程中積累了一套創(chuàng)建任務(wù)的規(guī)范，此規(guī)范除了建立統(tǒng)一的管理規(guī)范以外，也起到了提醒和檢視的作用。這份規(guī)范包括兩部分：任務(wù)的標(biāo)題規(guī)范、任務(wù)內(nèi)容規(guī)范

圖2.任務(wù)創(chuàng)建方法

1、任務(wù)的標(biāo)題規(guī)范，分為三個部分

1）標(biāo)明角色，是前端、后端、還是測試

2）需求內(nèi)容，把此任務(wù)對應(yīng)的需求名稱簡要描述作為任務(wù)的一部分

3）具體內(nèi)容，是完成開發(fā)任務(wù)，還是完成前后端聯(lián)調(diào)，亦或是測試任務(wù)。

簡單來說，標(biāo)題中的這三部分就是2W1H（Who、What、How）

2、任務(wù)中具體內(nèi)容部分

1) 預(yù)計(jì)工時，任務(wù)的顆粒度需要控制在4~16個小時之間

2) 截止日期，這部分表示完成這個任務(wù)的時間W（When）

這個規(guī)范一個任務(wù)需要包括3W1H這四個方面展開的。

任務(wù)是作為計(jì)劃的一部分，有了任務(wù)，還需要做一個重要的動作就是核對任務(wù)，識別好相互之間的依賴關(guān)系，定義好任務(wù)的前后順序，最后在團(tuán)隊(duì)中同步（郵件或者即時聊天工具）。

二、設(shè)置檢查點(diǎn)

檢查屬于項(xiàng)目管理中的監(jiān)控過程組，沒有檢查的計(jì)劃無法真正得到落實(shí)，因?yàn)橛?jì)劃是建立在假設(shè)的基礎(chǔ)上的，而檢查就是將假設(shè)與實(shí)際情況進(jìn)行比較，及時發(fā)現(xiàn)問題，作出調(diào)整，以確保項(xiàng)目目標(biāo)的達(dá)成。

Scrum的特點(diǎn)就是及時檢查，及時反饋，具體的檢查點(diǎn)有哪些呢？除了前面Daily Scrum（每日站會），還有Sprint Review（評審會）。

瀑布型項(xiàng)目中也同樣有檢查點(diǎn)，他的檢查點(diǎn)一般在階段交付的檢查上，稱為交付的驗(yàn)收，也有一些方法是公用的，瀑布模式中也同樣可以安排日會，在項(xiàng)目前期需求比較模糊的階段，或者項(xiàng)目沖刺階段，都可以安排日會來每日同步進(jìn)展和風(fēng)險。

Scrum中的Daily Scrum通常在同一時間統(tǒng)一地點(diǎn)舉行，一般會回答三個問題：昨天完成了什么？今天計(jì)劃完成什么？有沒有什么問題或者風(fēng)險？可以幫助大家很好的同步團(tuán)隊(duì)進(jìn)展，及時發(fā)現(xiàn)和解決項(xiàng)目問題。

這里要特別注意在同步進(jìn)展的時候，經(jīng)常出現(xiàn)的一個詞，就是“差不多”，這個功能是否已經(jīng)完成了，團(tuán)隊(duì)成員回答“差不多吧”，或者“完成80%”。這個時候項(xiàng)目經(jīng)理就要注意了，在這個“差不多”中間其實(shí)“暗藏玄機(jī)”，可能就是一個風(fēng)險信號。聽到這個詞你需要停下來，要求對方把詳細(xì)的信息量化的表達(dá)出來，然后重新進(jìn)行評估，分析具體的問題，再有針對性的提出解決方案。量化的表達(dá)出來，是問題被解決的基礎(chǔ)。舉個具體的例子：

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)來了一個新成員N，一天早會的時候，跟進(jìn)到他對應(yīng)負(fù)責(zé)的需求時，他回答是"差不多吧，加加班應(yīng)該可以完成的"，這句話的潛臺詞其實(shí)是“按期完成存在風(fēng)險”，因?yàn)楫?dāng)前他處于接口開發(fā)過程中，于是我接著往下問，”具體有哪些接口，每個接口的進(jìn)展情況分別是怎么樣的呢？”于是這位同學(xué)回答說，“我需要回去整理一下”。

早會后，這位同學(xué)把所有接口的進(jìn)展情況整理發(fā)到群里，可以看出其他接口都已經(jīng)完成處于待自測狀態(tài)，還有一個復(fù)雜接口還未完成，由于剛來項(xiàng)目組不久這個接口對他來說需要花費(fèi)更多的時間去熟悉，團(tuán)隊(duì)其中一個組員看到他發(fā)出來的接口完成情況清單，隨即自告奮勇決定幫助N同學(xué)完成待開發(fā)的接口功能，及時解除了風(fēng)險。

三、適時調(diào)整

適時調(diào)整的方式有很多，快速可以處理的問題，我們會直接在Daily Scrum中就做出調(diào)整，如果Daily Scrum中無法及時解決的，我們會在會后組織小會展開討論。一般會從范圍、進(jìn)度、成本三個角度考慮做出調(diào)整，以滿足交付要求。

1)、范圍的角度，需求、項(xiàng)目范圍是否可調(diào)整

需求范圍一樣遵循2/8原則，可以根據(jù)需要交付內(nèi)容的優(yōu)先順序，優(yōu)先完成對客戶重要的需求，或者計(jì)劃時是否有備選方案可供調(diào)整，比如簡版的實(shí)現(xiàn)方案，出現(xiàn)延期時立即啟用備選方案。

2)、成本的角度，是否需要安排加班，或者外包出去

加班或者外包出去，都會導(dǎo)致成本的增加，但是在面對團(tuán)隊(duì)人員有限，或者短期工作量增加的情況，短期加班或者將功能外包也是不錯的選擇。

3)、進(jìn)度的角度，及時匯報(bào)或者升級風(fēng)險

如果以上幾個方面全部做出考慮，依然無法解決延期問題，那么及時匯報(bào)也是進(jìn)度管理中非常關(guān)鍵的一個方面，哪怕計(jì)劃做得再好，項(xiàng)目中總是會出現(xiàn)這樣那樣的意外情況。

當(dāng)意外情況發(fā)生的時候，項(xiàng)目經(jīng)理要做的要把項(xiàng)目進(jìn)度及時的同步出來，不要讓項(xiàng)目進(jìn)度成為你一個人知道的秘密。有些情況下，團(tuán)隊(duì)內(nèi)部無法做出調(diào)整時，可以在跟業(yè)務(wù)方、其他重要項(xiàng)目干系人溝通的過程中得到支持，以幫助解決問題。

作者介紹：傅益利

PMP/Prince2/CSM；

現(xiàn)任國內(nèi)500強(qiáng)公司PMO，項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)超過10年。

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