隨著政府單位，企業(yè)以及各類社會組織的不斷發(fā)展，各種需要管理的檔案信息量也越來越大，紙質信息存儲管理出現(xiàn)迅速膨脹，傳統(tǒng)的檔案管理方式存在諸多風險和安全隱患，而RFID技術自動化智能化系統(tǒng)給檔案管理帶來極大的便利。

傳統(tǒng)檔案管理手段與技術面臨的問題：
1.傳統(tǒng)手工檔案編目流程繁瑣低效、整理時間冗長
2.檔案存放次序較易被打亂，查找困難
3.檔案種類龐雜，查閱耗時長
4.檔案的盤點操作不科學，大多停留在檔案盒的盤點上
5.對失效檔案的管理滯后，形成大量冗余檔案，增加管理負荷和成本。

基于RFID技術的檔案管理系統(tǒng)將改變查找困難及盤點效率低下等急需改變的問題，通過采用RFID自動識別技術和計算機軟件技術相結合，每份檔案粘上RFID電子標簽，通過RFID讀寫器、身份識別器、員工卡讀寫器、多功能手持終端、移動盤點設備與檔案信息管理系統(tǒng)完美結合，實現(xiàn)檔案流通過程的全天候24小時全程跟蹤、定位、自動盤點、智能分析等功能，最大限度優(yōu)化檔案管理流程，降低接收、盤點和查找勞動強度，節(jié)省人力物力的同時，提高檔案保管利用效率，強化檔案管理安全。