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探索數(shù)字化背景下高校檔案管理信息化建設(shè)(高校檔案數(shù)字化建設(shè)方案)

檔案是現(xiàn)代社會科學管理各類信息的重要手段,也是各類資源信息流轉(zhuǎn)、存儲的重要媒介,對文明的發(fā)展和人類社會的進步有著非常重要的作用。高校是培養(yǎng)人才和各類高端技術(shù)的匯集地,既是科研場所,也是社會機構(gòu),承擔著人力資源檔案和各類信息技術(shù)檔案管理工作,這就要求高校必須做好檔案管理,不斷提高檔案信息化水平,確保檔案管理科學、完備,防止檔案丟失問題出現(xiàn)。

檔案管理信息化技術(shù)是利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)實現(xiàn)檔案的快速、便捷、科學管理,通過開發(fā)程序?qū)崿F(xiàn)信息資料的數(shù)據(jù)化處理和存儲,為檔案管理方提供便利條件。高校一般采取利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案進行管理和處理,管理效率更高、安全系數(shù)更強、查閱流轉(zhuǎn)更便捷,信息化管理模式已經(jīng)運行了一個階段,并取得了一定的工作經(jīng)驗,可以實現(xiàn)目錄編撰、檔案歸類、自動檢索、電子存儲和檔案對比工作,由此來看,在高校檔案管理工作當中,應(yīng)用信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以顯著提高工作效率,幫助各類科研活動推進,實現(xiàn)人力資源動態(tài)管理。隨著數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的深入應(yīng)用,高校各類科研數(shù)據(jù)都采取電子信息的形式呈現(xiàn),大量的實驗數(shù)據(jù)、文獻資料和科研成果都存儲在數(shù)字信息端,這就要求檔案管理必須使用信息化技術(shù)才能提高工作效果,現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展不斷提升檔案管理的水平,相比較傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理,更有優(yōu)勢,存儲容量高、存儲方式便捷為高校建設(shè)提供了廣闊的空間。

當前高校開展的各類教學活動、招生行為、科研項目和學生管理,一般采用多種信息進行處理,工作過程中會形成大量的電子信息材料,為了方便管理,更好的服務(wù)師生,就需要借助電子信息化技術(shù)進行數(shù)字化處理,確保信息保存完整和提取便利。信息化管理技術(shù)還可以提高信息檔案的利用率,相比較傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案,信息化檔案的使用條件更加寬泛,不受空間、時間的限制,隨時隨地就可以使用和查閱,且檔案使用更加規(guī)范和安全,使用人通過固定的IP地址和賬戶信息登錄查閱,學校也可以隨時追蹤使用者情況,防止涉密信息泄露,同時,科研信息可以實現(xiàn)共享的目的,推動高??蒲心芰蛣?chuàng)新能力的發(fā)展,體現(xiàn)檔案本身的價值和意義。由此來看,現(xiàn)代社會的發(fā)展導致高校各類信息的復(fù)雜程度加劇,尤其是各類信息檔案內(nèi)容更加豐富、保存難度更大、使用頻率更高,這就要求高校在進行檔案管理時,必須采取科學有效的信息化管理手段,提高檔案管理的精準度,確保檔案信息管理的嚴謹有序,滿足高校建設(shè)和發(fā)展的需求。

就目前來看,高校檔案管理信息化管理是推動高校建設(shè)發(fā)展的必備要素,借助信息化手段不斷提高檔案管理的科學性,發(fā)揮檔案最佳價值,目前,高校內(nèi)部正在通過建立軟硬件設(shè)施設(shè)備形成體系性檔案管理模式,借助信息化技術(shù)可以促進管理模式的多樣化,通過建立綜合數(shù)據(jù)處理平臺,提高數(shù)據(jù)利用的效能,鼓勵多個部門協(xié)同使用,配備專業(yè)的團隊負責開展,根據(jù)高校發(fā)展的周期和市場的需要,及時調(diào)整管理過程中存在的問題,發(fā)揮高校檔案管理的作用,具體而言,高校檔案信息化管理的必要性有以下幾個方面:

信息化技術(shù)是一種新型的現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù),對各類工作采取信息數(shù)據(jù)的方式進行處理,檔案管理是一門從古至今就存在的工作,但二者的結(jié)合也是隨著信息技術(shù)的發(fā)展出現(xiàn)的,就目前來看,很多高校都配備了相關(guān)的信息化設(shè)備,如果依然采用傳統(tǒng)的管理模式無法實現(xiàn)對檔案信息的有效管理,過于注重紙質(zhì)檔案的整理和存儲,忽視電子信息檔案,會造成人力資源浪費,工作耗時耗力。

檔案信息化管理一方面需要依靠科學的管理模式,另一方面更需要借助科學、完整的信息化設(shè)施設(shè)備,大多數(shù)高校所配備的檔案信息管理已經(jīng)相對完善,各方面基礎(chǔ)設(shè)施均有投入,一般配備了掃描儀、多功能信息處理器、數(shù)字化檔案存放柜,可以滿足大批量數(shù)據(jù)的處理和分析,如果依然采用傳統(tǒng)的檔案管理方法,無法及時實現(xiàn)實驗數(shù)據(jù)、科研成果的存儲和處理。

高校檔案有別于其他企事業(yè)單位檔案,除了人力資源檔案以外,還包括大量的文獻資料、數(shù)據(jù)實驗、項目成果等,這就需要建立一個大型的數(shù)據(jù)庫進行數(shù)據(jù)歸類和處理,且要及時更新數(shù)據(jù),確保使用效果。傳統(tǒng)的檔案管理會受到主客觀因素的影響,存在數(shù)據(jù)錄入不及時、數(shù)據(jù)丟失的情況,情況比較突出的是大量的最新數(shù)據(jù)整理、存儲不及時,影響項目及時使用。檔案信息數(shù)據(jù)化處理可以有效的提高數(shù)據(jù)的更新頻率,檔案信息處理的優(yōu)越性相比較紙質(zhì)檔案存儲非常明顯。高校工作者素質(zhì)相對比較高,能力較強,對新型事務(wù)的接收能力較強,檔案信息數(shù)據(jù)化處理屬于新型技術(shù)領(lǐng)域,通過制定完善的管理制度,進行專業(yè)化的培訓,可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的大批量處理,確保信息處理的有效性。

高校檔案信息化建設(shè)建議:

現(xiàn)代檔案信息化處理技術(shù)是推動高校發(fā)展,優(yōu)化人力資源管理,提高工作效率的有效措施,學校必須予以重視,具體而言,在實際的工作中,學校管理層應(yīng)該重視檔案信息化的處理,要發(fā)揮數(shù)字信息化處理技術(shù)的作用,要合理規(guī)劃檔案管理部門工作,優(yōu)化內(nèi)部配置,加強內(nèi)部工作人員培訓,提高工作整體統(tǒng)籌性,根據(jù)高校的基本情況,及時調(diào)整工作模式,優(yōu)化檔案管理的制度。負責檔案管理的部門要及時更新技術(shù)手段,培養(yǎng)一支專業(yè)的檔案管理隊伍,提高從業(yè)人員的業(yè)務(wù)技能,同時也要將信息化檔案技術(shù)及時宣傳,讓其他部門及時使用,確保檔案價值發(fā)揮。高校要站在整個管理結(jié)構(gòu)提升的角度進行檔案信息化建設(shè)工作,要根據(jù)整體工作有序推進,在工作建設(shè)過程中,要了解師生需要,進行實際分析,提高師生對檔案管理的重視程度,要將信息及時整理和使用納入到教學工作當中,鼓勵師生積極使用??梢远ㄆ诮M織召開交流座談會,了解師生使用反饋情況,及時調(diào)整管理模式,也可以將檔案信息推進工作納入高校職工績效考核當中,確保工作落實。此外,還要在教師隊伍當中積極培訓,組織師生集中學習,為技術(shù)推廣奠定基礎(chǔ)。

推進檔案管理的信息化建設(shè)需要配備對應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施,高校應(yīng)該加強對該方面工作的硬件投入,確保設(shè)備使用和技術(shù)推廣齊頭并進。不僅僅要進行基礎(chǔ)設(shè)備的投入,還要及時更新設(shè)備,根據(jù)高校本身檔案處理的需要,及時投入和建設(shè)多功能數(shù)據(jù)處理平臺,還應(yīng)該配備其他輔助性設(shè)備,如掃描儀、集成電腦、移動處理端等,滿足師生多樣化的需求。學??梢愿鶕?jù)工作情況,開發(fā)適合本校的數(shù)據(jù)處理軟件,積極引進和學習先進地區(qū)的技術(shù)手段,及時更新軟件,確保符合時代發(fā)展需要。

檔案管理的核心在于存儲空間的管理,信息化的檔案關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫的建立,數(shù)據(jù)庫相當于信息處理的大腦,可以采集、搜集、存儲、流轉(zhuǎn)各類信息,如數(shù)據(jù)庫管理不善或數(shù)據(jù)庫安全系統(tǒng)存在漏洞,極容易產(chǎn)生數(shù)據(jù)安全風險,影響檔案管理效果。錄入的數(shù)據(jù)信息盡量廣泛,不僅文字信息需要錄入,音頻、影像、圖片等數(shù)據(jù)信息也要及時錄入,確保信息的完整性。建設(shè)數(shù)據(jù)庫時,要及時找到數(shù)據(jù)根源,進行數(shù)據(jù)信息核對和確認,核查初始數(shù)據(jù)和錄入數(shù)據(jù)是否一致,發(fā)現(xiàn)問題及時調(diào)整,防止因時間推移而產(chǎn)生數(shù)據(jù)混淆或丟失的情況出現(xiàn)。要有專人負責,及時更新和維護數(shù)據(jù)庫,確保各類文獻數(shù)據(jù)有效入庫存儲。

儲存檔案數(shù)據(jù)信息的意義在于信息的使用和處理,現(xiàn)代社會的高速發(fā)展,核心因素在于多種技術(shù)的井噴式出現(xiàn),推動人類文明加速升級,這得益于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)拉近了不同技術(shù)和科研項目的交流頻率,提高了知識的利用率,高校作為高端技術(shù)和科研項目的發(fā)源地,要實現(xiàn)數(shù)字信息交流,高校應(yīng)該建立檔案數(shù)據(jù)處理共享平臺,實現(xiàn)非保密信息數(shù)據(jù)的共享,可以將檔案信息平臺與學校網(wǎng)絡(luò)平臺相互鏈接,提高檔案使用率,不同的高校針對同一類型課題可以更好的交流與合作,從而推動社會的不斷繁榮和發(fā)展。電子信息數(shù)據(jù)在不同的學校存放在不同的數(shù)據(jù)庫當中,數(shù)據(jù)庫之間無法相同,通過建設(shè)數(shù)據(jù)信息共享平臺,可以讓各學校之間加強交流與合作,讓檔案管理工作更加便捷和高效。

綜上所述,隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展,檔案管理工作也在不斷進步,為不斷適應(yīng)復(fù)雜社會的需要,檔案管理必須使用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)提高檔案價值,方便使用者查閱和儲存。高校作為各類檔案存儲和流轉(zhuǎn)的重要組織機構(gòu),也要及時完善和升級檔案管理的信息化建設(shè)工作,提高人才培養(yǎng)和科研項目推動的效果。當前,高校在進行檔案信息管理時,還有很大上升空間,管理人員要加強認識,培養(yǎng)專業(yè)的工作隊伍,引進先進的技術(shù),根據(jù)學校師生的需要,適時升級改造,同時建立完善的信息數(shù)據(jù)庫,確保各類檔案信息存儲的安全性和查閱的便捷性,為高?,F(xiàn)代化建設(shè)提供保障。

(作者:李莉,系南寧學院通識教育學院講師)

來源: 光明網(wǎng)

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