檔案業(yè)務(wù)管理（檔案業(yè)務(wù)管理工作是檔案工作的）
檔案業(yè)務(wù)管理是指在遵循檔案工作原則的基礎(chǔ)上，利用來源原則、文件生命周期理論、檔案鑒定等基本理論管理檔案，滿足利用者需求的工作。檔案業(yè)務(wù)管理的主要內(nèi)容包括對檔案實(shí)體管理和檔案信息資源開發(fā)兩個(gè)方面，檔案實(shí)體管理是檔案信息資源開發(fā)的基礎(chǔ)，信息資源開發(fā)工作則是檔案基礎(chǔ)工作的目的，兩者是互相依存，辯證統(tǒng)一的關(guān)系，只有同時(shí)做好這兩個(gè)方面的工作，才能科學(xué)合理的管理檔案。
（一）檔案實(shí)體管理
檔案實(shí)體管理是指針對處于實(shí)體狀態(tài)的檔案所進(jìn)行的一系列管理工作。檔案的分散、零亂、數(shù)量大等狀況與社會(huì)利用檔案的要求之間的矛盾要求檔案工作者需要對檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)。其具體的各個(gè)工作環(huán)節(jié)是適應(yīng)社會(huì)實(shí)踐的需要和發(fā)展而產(chǎn)生和發(fā)展的，在管理方法上具有穩(wěn)固、單一的特點(diǎn)和要求。檔案管理水平的高低決定了社會(huì)對其實(shí)際需求的滿足程度，因此，必須按照科學(xué)的原則和方法對各個(gè)部門形成的文件進(jìn)行系統(tǒng)的、專門的管理。
1.檔案的收集
各個(gè)機(jī)關(guān)、機(jī)關(guān)內(nèi)部各個(gè)組織單位形成和使用的檔案，往往是分散的，為滿足社會(huì)利用者集中利用的需要，需要加以系統(tǒng)化。因此，各個(gè)檔案機(jī)構(gòu)要按照黨和國家的規(guī)定，通過例行的接受制度和專門的征集辦法，將分散在各機(jī)關(guān)、組織、個(gè)人手中和散失在社會(huì)其他地方的檔案，有組織、計(jì)劃的分別集中到各有關(guān)機(jī)關(guān)檔案室和各級(jí)各類檔案館，及時(shí)的做好檔案的收集工作。檔案的收集工作是檔案業(yè)務(wù)管理工作的首要環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)了檔案的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分級(jí)管理，在檔案管理中處于重要的地位。
2.檔案的整理
各個(gè)部門形成的檔案數(shù)量很大，收集起來的檔案若不經(jīng)過科學(xué)的整理，始終是處于零亂、無序的狀態(tài)，這為檔案的提供利用造成阻礙，不能很好的實(shí)現(xiàn)檔案自身價(jià)值。為了更好的發(fā)揮檔案的作用，同時(shí)為整個(gè)檔案管理工作奠定基礎(chǔ)，在遵循文件之間形成規(guī)律的基礎(chǔ)上，對處于分散零亂狀態(tài)的文件進(jìn)行分類、組卷、排列、編目，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，從而使檔案材料達(dá)到有序化和系統(tǒng)化。
3.檔案的鑒定
隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，新的檔案在不斷更新和補(bǔ)充，使檔案的總量日益增長，而有些檔案材料在保存一定的時(shí)間以后，有些還需要保存，有些不僅已不能滿足社會(huì)的需要，反而給利用者造成諸多的不便。為適應(yīng)社會(huì)的需要，就要根據(jù)一定的原則和標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)地判定檔案歷史與現(xiàn)實(shí)的價(jià)值，確定其保管期限；通過價(jià)值核查和質(zhì)量核查，對失去保存價(jià)值，或者內(nèi)容失真和不完整的檔案，按照規(guī)定的手續(xù)進(jìn)行處置。通過對檔案的鑒定可以檢驗(yàn)其他各環(huán)節(jié)的工作效果，同時(shí)有利于保護(hù)有價(jià)值的檔案，解決庫藏量與物質(zhì)條件、庫藏量與檔案質(zhì)量、工作量大與檔案人員不足等之間的矛盾。
4.檔案的保管
由于自然和社會(huì)的各種原因，檔案總是處于潛在的漸進(jìn)性的自毀過程中，而社會(huì)的需要?jiǎng)t要求檔案工作者在尊重客觀實(shí)際的基礎(chǔ)上，盡可能的發(fā)揮主觀能動(dòng)性，從表面的現(xiàn)象入手深入的研究和掌握檔案損壞的規(guī)律。根據(jù)所得的規(guī)律，再通過專門的現(xiàn)代化技術(shù)措施和經(jīng)常性的工作，減少和防止檔案的損壞，最大限度的延長檔案的壽命，維護(hù)檔案的內(nèi)容安全和實(shí)體安全，做好檔案的保管工作，滿足長遠(yuǎn)利用的需要。
5.檔案的統(tǒng)計(jì)
科學(xué)的管理好檔案還不足以滿足社會(huì)實(shí)際的需求，在檔案一系列的管理活動(dòng)中,若想不斷創(chuàng)新和提高檔案的管理水平，就需要利用某種手段觀察分析和研究檔案工作中的諸多現(xiàn)象的發(fā)展過程。從具體的工作過程中了解檔案工作的基本情況，再利用統(tǒng)計(jì)學(xué)原理，通過數(shù)字或數(shù)據(jù)反映檔案工作狀況和管理狀況，揭示出檔案管理工作活動(dòng)的規(guī)律，從而提高檔案的管理水平。檔案統(tǒng)計(jì)工作是認(rèn)識(shí)檔案的重要手段，是檔案事業(yè)建設(shè)的基礎(chǔ)工作，其主要內(nèi)容包括：對檔案數(shù)量的統(tǒng)計(jì)、檔案工作的統(tǒng)計(jì)、檔案工作基本情況的統(tǒng)計(jì)。
（二）檔案信息資源開發(fā)
檔案經(jīng)過收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作已經(jīng)有了科學(xué)化的管理，在此基礎(chǔ)上，檔案信息資源的開發(fā)成為了一項(xiàng)重要內(nèi)容。檔案信息資源開發(fā)，就是檔案部門根據(jù)社會(huì)需要采用專業(yè)方法和現(xiàn)代化技術(shù)，發(fā)掘、采集、加工、存儲(chǔ)、傳輸所收藏檔案中的有用信息，方便利用者利用，以實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值和作用。它包括檔案信息檢索系統(tǒng)的建立、檔案信息的編輯與研究和檔案信息數(shù)字化等內(nèi)容。
1.檔案信息檢索系統(tǒng)的建立
檔案信息檢索系統(tǒng)是指根據(jù)特定的檔案信息需求而建立起來的一種有關(guān)檔案信息搜集、加工、存儲(chǔ)和檢索的程序化系統(tǒng)，其主要目的是為人們提供檔案信息服務(wù)。檔案信息檢索系統(tǒng)主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：檔案信息的存儲(chǔ)系統(tǒng)和檔案信息的查找系統(tǒng)。
檔案信息的存儲(chǔ)就是按照一定的方法，將檔案原件的內(nèi)容和形式特征轉(zhuǎn)換成一條條簡短的記錄檔案原件特征的條目，并且按照一定的規(guī)則，將這些條目組織起來形成有序的檔案信息集合的過程。檔案信息的著錄和標(biāo)引以及檔案信息目錄的建立都是其內(nèi)容。
檔案著錄是指對檔案內(nèi)容和形式特征等進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。檔案標(biāo)引是指對檔案內(nèi)容進(jìn)行主題分析，賦予檢索標(biāo)識(shí)的過程。檔案著錄和標(biāo)引的一般方法步驟是根據(jù)可視檔案的實(shí)際情況采取文件級(jí)著錄或者案卷級(jí)著錄。同時(shí)進(jìn)行分類標(biāo)引和主題標(biāo)引，以形成目錄的不同條目。中國制定有統(tǒng)一的《檔案著錄規(guī)則》、《中國檔案分類法》和《中國檔案主題詞表》提供了標(biāo)準(zhǔn) 。
檔案信息目錄是將檔案的著錄條目，按照一定次序編排而成的檢索工具，分別組成分類目錄、主題目錄、人名目錄及各種專題目錄。以前，檔案信息目錄的編制都是手工完成的，現(xiàn)代隨著電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，為檔案信息目錄的編制提供了便利。
2.檔案信息的編輯與研究
檔案信息的編輯與研究工作就是檔案工作人員以館（室）藏檔案為基礎(chǔ)所進(jìn)行的編輯、研究、輸出檔案信息，主動(dòng)地向社會(huì)各方面提供科學(xué)、系統(tǒng)的檔案信息服務(wù)的一項(xiàng)工作，是檔案信息資源開發(fā)的重要組成部分。其內(nèi)容主要包括兩方面的內(nèi)容：檔案文獻(xiàn)匯編和檔案參考資料的編寫。檔案文獻(xiàn)匯編包括一次文獻(xiàn)的檔案文件匯編和二次文獻(xiàn)的檔案文摘匯編。
檔案文件匯編是指按照一定的作者、專題、時(shí)間或文種等特征，把檔案材料選編成冊，在一定范圍內(nèi)使用或公開出版。如重要文件匯編、政策法令匯編、各種專題檔案史料匯編等。檔案文件的匯編本著全面、完整、原始、時(shí)效性的要求進(jìn)行，其程序是：確定匯編題目—?jiǎng)澏ㄟx編范圍—全面查找與復(fù)制有關(guān)檔案文件—按一定體例統(tǒng)一格式—分類編排—審核—編?。ǔ霭婊騼?nèi)部印發(fā)）
檔案文摘匯編是將若干篇編寫好的文摘按一定體例匯集成冊，以出版或內(nèi)部印發(fā)的形式來提供利用的一種編研成果。其特點(diǎn)是：篇幅小、信息密度高、忠于原文、快速靈活。根據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)局1986年發(fā)布的《文摘編寫規(guī)則》（GB6447—86），檔案文摘的編寫有一定的方法和步驟和格式規(guī)范，大體上有四個(gè)步驟：精讀全文，熟悉內(nèi)容；把握主題，摘出要點(diǎn)；綜合編述，寫出文摘；對照原文，審核修改。
檔案參考資料是是對檔案內(nèi)容加工的結(jié)果，它給利用者提供的是較為系統(tǒng)的“素材”（即三次文獻(xiàn)），滿足利用者的需要，或幫助他們找到所需要的檔案的線索。檔案參考資料的種類很多，名稱不一，用途廣泛，歸納起來大致可以分成四種類型：大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)匯集和專題概要。檔案參考資料的編寫工作一般有三個(gè)階段組成，首先是準(zhǔn)備階段（制定編寫計(jì)劃）；其次是收集材料階段；最后是綜合編寫階段。
3.檔案信息數(shù)字化
檔案信息數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。
檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高管理水平、提高效率，增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。
（三）檔案信息提供服務(wù)
檔案來源于實(shí)踐，同時(shí)要復(fù)歸于實(shí)踐。檔案工作是適應(yīng)人類實(shí)踐的需要而產(chǎn)生的和發(fā)展的，而我們從事檔案工作的目的就是為了科學(xué)管理這些在人類實(shí)踐過程中形成的檔案，充分發(fā)揮其效用，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值，為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)。隨著現(xiàn)代社會(huì)信息化程度的提高，人們對檔案信息提供服務(wù)要求原來越高。檔案部門要根據(jù)本單位的實(shí)際情況和利用者的不同要求，采取相應(yīng)的服務(wù)方式。
1.閱覽服務(wù)
閱覽服務(wù)，是指檔案部門直接提供檔案原件、檔案復(fù)制件和檔案編研成品等檔案實(shí)體的服務(wù)方式。
檔案是人類社會(huì)實(shí)踐過程中形成并保存下來的原始記錄，在數(shù)量上一般以單份存在，有的內(nèi)容有一定的機(jī)密性，這些特點(diǎn)決定了檔案一般情況下是不予外借的，主要采用在檔案館（室）閱覽的方法。從方便利用角度來看，閱覽服務(wù)有利于利用者直接查閱檔案原件，充分發(fā)揮檔案信息的作用。從檔案保護(hù)角度來看，閱覽服務(wù)有利于保護(hù)檔案原件，減輕損毀速度延長其壽命。從利用效果反饋角度來看，檔案人員在閱覽室有較多機(jī)會(huì)接近利用者，及時(shí)了解利用需求和利用效果，有針對性的展開工作。可以說，檔案閱覽服務(wù)是檔案館（室）一種不可替代的檔案提供服務(wù)方式。
2.出借服務(wù)
出借服務(wù)，是指檔案部門按照相關(guān)制度，允許利用者辦理一定的審批手續(xù)，將檔案帶回工作場所利用一段時(shí)間，并按時(shí)歸還的服務(wù)方式。
出借服務(wù)允許利用者不受時(shí)間限制深入地利用檔案，提高了利用效果，同時(shí)也遠(yuǎn)離了檔案人員的視線，難以實(shí)行控制，存在一定風(fēng)險(xiǎn)。檔案外借必須有嚴(yán)格的制度和審批程序，借用單位或人員要對檔案的完整和安全負(fù)責(zé)，并按時(shí)歸還，檔案人員對歸還檔案要做好簽收注銷工作。
3.復(fù)制供應(yīng)
復(fù)制供應(yīng)，是指檔案部門根據(jù)利用者的需求提供檔案復(fù)制本的服務(wù)方式。
提供檔案復(fù)制本不僅為利用者不受時(shí)空限制直接利用檔案信息提供了條件，同時(shí)減少了檔案原件的使用，有利于延長其壽命。但是檔案復(fù)制本的印發(fā)不利于保密，檔案部門不易控制，在制發(fā)范圍和批準(zhǔn)權(quán)限方面應(yīng)妥善處理。
4.咨詢服務(wù)
咨詢服務(wù)，是指檔案部門以檔案信息為依據(jù)，通過個(gè)別解答問題的方式，向利用者提供檔案、檔案專業(yè)知識(shí)、檔案檢索途徑的服務(wù)方式。
在檔案利用過程中利用者由于對檔案館藏內(nèi)容和檢索方式不夠了解，只能提出所要解決問題或提供一些簡單的檢索線索，檔案咨詢服務(wù)作為檔案利用者和檔案信息之間的一座橋梁，可以充分利用檔案人員豐富的專業(yè)知識(shí)和對館藏的了解，針對利用者對檔案檢索、調(diào)卷等工作中遇到的問題，進(jìn)行輔導(dǎo)和提供利用建議，提高檔案信息的利用效果。同時(shí)檔案人員要把那些重要和一時(shí)解決不了的問題記錄下來，建立完整的檔案，以便定期統(tǒng)計(jì)和總結(jié)工作，提高咨詢水平。
5.交流服務(wù)
檔案信息交流服務(wù)，是指檔案部門以檔案信心產(chǎn)品作為交流媒介，以推介或交換的方式促進(jìn)檔案信息的社會(huì)傳播，充分實(shí)現(xiàn)其價(jià)值的主動(dòng)服務(wù)方式。
檔案部門通過檔案信息資源開發(fā)形成的檔案信息產(chǎn)品，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，突破了原先的服務(wù)范圍，一方面使檔案信息得到了充分的利用，另一方面適應(yīng)了信息時(shí)代的客觀要求，是檔案從實(shí)體管理向信息管理方向發(fā)展，進(jìn)一步提升了檔案信息的價(jià)值。
6.出借檔案證明
出借檔案證明，是指檔案部門根據(jù)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個(gè)人的詢問和申請，為了證實(shí)某種事實(shí)在檔案部門保存的檔案內(nèi)有無記載和如何記載而摘抄的書面證明材料的一種服務(wù)方式。
制發(fā)檔案證明是一項(xiàng)具有政治性的工作，檔案人員在根據(jù)檔案的正本或副本編寫證明時(shí)，務(wù)必要保證客觀性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。不擅自對檔案信息進(jìn)行解釋或作出結(jié)論，編寫好的證明要仔細(xì)核對無誤后方可加蓋公章。
7.檔案展覽
檔案展覽，是指檔案館（室）根據(jù)一定的主題，以展出檔案原件或復(fù)制品的形式，系統(tǒng)地介紹和揭示檔案館（室）中有關(guān)檔案內(nèi)容和成分的一種具體利用方式。
檔案展覽是檔案部門開展愛國主義、革命傳統(tǒng)教育，發(fā)揮檔案社會(huì)教育的基本形式之一，從時(shí)間上分為短期和長期展覽；從內(nèi)容上可分為綜合性和專題性展覽。檔案部門根據(jù)自己的館藏并結(jié)合一定的主題，以定期舉行檔案展覽作為服務(wù)的方式，可以有效起到宣傳教育的作用，擴(kuò)大檔案的社會(huì)影響。舉辦檔案展覽時(shí)，必須重視對展出檔案的保護(hù)和保密，展出機(jī)密檔案時(shí)須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意并限定參觀者的范圍。
