數(shù)字檔案室的建設(shè)是檔案信息化工作的重要組成部分，而且是整個檔案信息化工作的基礎(chǔ)。為了加快數(shù)字檔案室建設(shè)步伐，一些行業(yè)系統(tǒng)（如國家電網(wǎng)系統(tǒng)、公安系統(tǒng)）、一些地區(qū)（如龍巖市直機關(guān)協(xié)同辦公系統(tǒng)）都建立了網(wǎng)上數(shù)字檔案室，如2015年龍巖市數(shù)字辦將龍巖市協(xié)同辦公網(wǎng)上數(shù)字檔案室與市第二期協(xié)同辦公系統(tǒng)同時建設(shè)，市直300多個單位一下有了數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)，數(shù)字檔案室所需的服務(wù)器和檔案管理軟件都在市檔案局機房，每個單位不再購買檔案管理軟件、服務(wù)器，統(tǒng)一了檔案管理軟件，大大減少了重復(fù)建設(shè)、減少了建設(shè)經(jīng)費，加快了整個系統(tǒng)或一個地區(qū)檔案數(shù)字化、信息化的步伐。但已建成的辦公網(wǎng)上數(shù)字檔案室如果在非保密網(wǎng)上運行，存在嚴(yán)重的保密安全隱患，必須引起各級檔案部門的高度重視。

一

辦公網(wǎng)上數(shù)字檔案室的主要功能

（一）可實時歸檔辦公電子文件。在網(wǎng)上辦理的收文或發(fā)文，在辦理完畢后，公文辦理人員點一下歸檔，所經(jīng)辦的電子公文就歸到本單位數(shù)字檔案室去了，所有辦理的公文都可以實現(xiàn)實時歸檔。

（二）可在網(wǎng)上開展電子檔案的鑒定、整理和編目等工作。公文辦理歸檔的電子檔案首先存放在臨時庫內(nèi)，檔案人員對這些電子檔案可在平時或年終一次性對這些電子檔案進行鑒定，確定保管期限，自動生成電子目錄。

（三）可對電子檔案進行管理和利用。對一些從紙質(zhì)載體中流轉(zhuǎn)的文件可經(jīng)掃描后導(dǎo)入數(shù)字檔案室，要查找利用電子檔案可到數(shù)字檔案室查找，并網(wǎng)上傳輸或打印所需的紙質(zhì)材料提供給利用者。

（四）可在網(wǎng)上報送電子目錄和電子檔案。由于在辦公網(wǎng)上建設(shè)數(shù)字檔案室，各單位可在網(wǎng)上向當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門報送檔案電子目錄數(shù)據(jù)和電子檔案。

（五）可在網(wǎng)上開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查案卷質(zhì)量。上級檔案管理部門（如國網(wǎng)總公司）或同級檔案行政管理部門（如龍巖市檔案局）可在網(wǎng)上看到每個單位數(shù)字檔案室的情況，比如今年的檔案有沒有整理、檔案收集是否完整、檔案保管期限鑒定是否準(zhǔn)確、電子目錄編制是否規(guī)范等等，并提出改正的意見，檔案人員可根據(jù)這些意見進行整改。

（六）可在網(wǎng)上咨詢服務(wù)、信息交流和數(shù)據(jù)交換，并可通過授權(quán)開展查閱利用等。

二

辦公網(wǎng)數(shù)字檔案室要在保密網(wǎng)上運行

辦公網(wǎng)上建設(shè)的數(shù)字檔案室雖然具有多項功能，但檔案工作是一項政治性很強的工作，各單位的檔案中含有大量應(yīng)當(dāng)保密和內(nèi)部使用的信息，如果辦公網(wǎng)上的數(shù)字檔案室有各單位的所有檔案內(nèi)容和目錄信息，這些數(shù)字檔案室就必須在保密辦公網(wǎng)上運行，比如公安系統(tǒng)辦公網(wǎng)就是保密網(wǎng)，公安系統(tǒng)數(shù)字檔案室就可在該辦公網(wǎng)上運行，數(shù)字檔案室的各項功能就能得到充分的發(fā)揮和使用。但從目前各地各系統(tǒng)運行的辦公網(wǎng)來看，如國家電網(wǎng)公司、龍巖市協(xié)同辦公網(wǎng)等，幾乎都不是保密網(wǎng)，而僅僅是內(nèi)部網(wǎng)，如果每個單位都將所有檔案進入數(shù)字檔案室網(wǎng)上運行，將會造成嚴(yán)重的泄密事故。

因此，對于非涉密網(wǎng)的辦公系統(tǒng)數(shù)字檔案室，只能保存非密的文件材料（如在網(wǎng)上辦公運行的電子文件和掃入一些非密的文件材料），而對于要保密和內(nèi)部使用的文件材料則不得進入網(wǎng)上辦公系統(tǒng)數(shù)字檔案室。這種情況造成了網(wǎng)上辦公系統(tǒng)數(shù)字檔案室達(dá)不到原先設(shè)計的功能，如電子檔案的不齊全、電子目錄的不齊全、無法實現(xiàn)所有電子目錄的網(wǎng)上報送、網(wǎng)上審核、無法實現(xiàn)所有電子檔案全文網(wǎng)上傳輸、無法完全實現(xiàn)網(wǎng)上檢查檔案整理質(zhì)量、收集完整情況、所有電子目錄錄入情況、無法異地利用保密文件等等。如果沒有保密網(wǎng)，辦公系統(tǒng)數(shù)字檔案室?guī)缀跏チ怂拇蟛糠止δ芎蛢?yōu)勢，在沒有保密網(wǎng)的條件下是否建立辦公系統(tǒng)數(shù)字檔案室還值得商榷。

三

在非保密辦公網(wǎng)上運行的數(shù)字檔案室要做好保密工作

（一）不得涉及有保密的文件目錄和全文

由于非保密辦公網(wǎng)上禁止含有涉密材料網(wǎng)上運行，因此，在這些網(wǎng)上運行的數(shù)字檔案室也不得有涉密文件材料，如龍巖市協(xié)同辦公網(wǎng)上禁止一切含有保密字樣的文件和目錄運行，為了使數(shù)字檔案室得到更好的應(yīng)用，龍巖市在建設(shè)協(xié)同辦公網(wǎng)數(shù)字檔案室時，對一些保密文件較多的單位（如市委辦、市政府辦、市紀(jì)委、市委宣傳部、市委組織部、市公安局、市安全局、市機要局、市保密局、市外事僑務(wù)辦等單位）采取單獨安裝檔案管理軟件的辦法，這些單位的數(shù)字檔案室不與辦公網(wǎng)相連，而是單機運行，以確保這些單位能夠使用數(shù)字檔案室管理軟件而又不泄密。而對于大量的其他機關(guān)單位，要求只能將無密的文件材料和目錄進入網(wǎng)上數(shù)字檔案室，不得將涉密內(nèi)容掃描到數(shù)字檔案室，也不得打入涉密電子目錄。只有這樣，才能確保各單位不泄密，也確保辦公網(wǎng)上數(shù)字檔案室正常運行。

（二）要另外建立單機版的數(shù)字檔案室

為了確保各單位所有檔案的數(shù)字化和信息化，建立一套完整的電子檔案目錄和全文數(shù)據(jù)庫，各單位除了在辦公網(wǎng)上有數(shù)字檔案室外，還必須另外建立單機版的數(shù)字檔案室，配備電腦和檔案管理軟件，將辦公網(wǎng)上數(shù)字檔案室的電子目錄和全文數(shù)據(jù)導(dǎo)入這個單機版數(shù)字檔案室，再將涉密的和內(nèi)部的檔案目錄和全文數(shù)據(jù)存放在此，只有在樣，這個庫內(nèi)才能找到本單位的全部檔案的電子目錄和全文數(shù)據(jù)，向當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門報送的檔案電子目錄和全文數(shù)據(jù)時才能完整齊全。如果沒有這個單機版的數(shù)字檔案室，就沒有檔案管理軟件來管理涉密和內(nèi)部檔案，無法形成這些檔案的電子目錄和全文數(shù)據(jù)庫，向當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門報送電子目錄和全文數(shù)據(jù)時就會不完整齊全。

要查找利用本單位的全部檔案也無法實現(xiàn)電腦查找。如國家電網(wǎng)公司所屬各級國網(wǎng)公司由于沒有另外建立單機版的數(shù)字檔案室，這些單位的涉密檔案和內(nèi)部材料（如機密文件、黨組會議記錄、紀(jì)檢案件材料、內(nèi)部統(tǒng)計材料等）就沒有掃入網(wǎng)上數(shù)字檔案室，而是以紙質(zhì)方式存放在各單位檔案室，這就造成網(wǎng)上數(shù)字檔案室保存的數(shù)字檔案不完整。

（三）要脫機報送電子目錄和全文數(shù)據(jù)

多數(shù)單位檔案的電子目錄和全文數(shù)據(jù)或多或少都含有涉密和內(nèi)部使用的內(nèi)容，當(dāng)各單位要將這些數(shù)據(jù)向當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門移交時，就不能從非涉密的辦公網(wǎng)上數(shù)字檔案室中傳輸了，否則就會造成泄密，如龍巖市數(shù)字辦和網(wǎng)監(jiān)部門若發(fā)現(xiàn)在辦公網(wǎng)上傳輸涉密材料，將會馬上顯示警報，泄密單位和有關(guān)人員將被嚴(yán)肅處理。因此，各單位在向當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門移交檔案電子目錄和全文數(shù)據(jù)時必須用光盤刻錄或用U盤脫機報送，確保檔案目錄和全文數(shù)據(jù)的安全。

如龍巖市檔案局為了確保傳輸?shù)臋n案電子目錄和全文數(shù)據(jù)的安全，已將網(wǎng)上數(shù)字檔案室有關(guān)檔案電子目錄和全文數(shù)據(jù)傳輸功能進行了關(guān)閉，只能以脫機形式向市檔案局報送有關(guān)檔案電子目錄和全文數(shù)據(jù)，以防泄密事件的發(fā)生。

（四）檔案行政管理部門還要到各單位檢查指導(dǎo)

檔案行政管理部門每年除了在非涉密辦公網(wǎng)上數(shù)字檔案室上開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和整理質(zhì)量檢查外，還得到各單位檢查未納入此網(wǎng)上數(shù)字檔案室的涉密、內(nèi)部檔案的歸檔情況和整理質(zhì)量的檢查，檢查這些檔案是否歸齊全，檔案保管期限劃分是否準(zhǔn)確、電子目錄編制是否規(guī)范、網(wǎng)上數(shù)字檔案室的電子目錄和全文數(shù)據(jù)是否下載與單位版的數(shù)字檔案室進行了整合、單機版數(shù)字檔案室有無接入外網(wǎng)和非涉密的內(nèi)部網(wǎng)、有無使用過非密的U盤等等，總之，單從網(wǎng)上審核數(shù)字檔案室的內(nèi)容是不夠的，還得每年到每個單位開展檢查指導(dǎo)工作，才能確保各單位檔案收集齊全、整理規(guī)范、安全保管，推動各單位檔案管理信息化建設(shè)。