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協(xié)同OA平臺:傳遞頭腦意志的神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)(協(xié)同oa與協(xié)同管理平臺)

本文介紹了OA的概念、發(fā)展歷程、平臺的結(jié)構(gòu),與大家分享。

協(xié)同OA平臺:傳遞頭腦意志的神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)(協(xié)同oa與協(xié)同管理平臺)

由于剛接觸OA時,對OA的概念較為模糊,市面上也較少相關(guān)的說明資料,只能在工作中不斷摸索。

因此決定整理工作過程中對OA的認識,從整體上對OA平臺進行簡單介紹。

一、什么是OA

1. 什么是OA系統(tǒng)?

引用王泉老師的解釋,從廣義上看:OA是企業(yè)除了生產(chǎn)控制之外的信息處理與管理的集合;再形象一點形容,如果一家企業(yè)的組織架構(gòu)是骨架,員工是肌肉,管理者是大腦,那OA就是傳遞頭腦意志的神經(jīng)網(wǎng)絡(luò);因此面對不同層次的用戶,OA就有著不同的價值體現(xiàn):

1)對高層領(lǐng)導

OA是決策支持系統(tǒng);OA以企業(yè)內(nèi)/外部信息為基礎(chǔ),通過各種統(tǒng)計模式,為領(lǐng)導提供決策參考。

2)對中層管理者

OA是信息管理系統(tǒng);OA利用業(yè)務各環(huán)節(jié)提供的數(shù)據(jù),提煉出所需的管理信息,以把握業(yè)務進度,降低管理成本,提高管理效率。

3)對普通員工

OA是事務/業(yè)務處理系統(tǒng);OA為辦公室人員提供便捷明確的辦公手段,提高員工工作效率。

2. OA的發(fā)展歷程

OA系統(tǒng)起源于國內(nèi)政府的公文和檔案管理,大體劃分為4個時代:

1)原始OA時代(20世紀80年代~20世紀90年代)

以office軟件處理文檔,傳真機、打印機、復印機開始應用。

2)辦公OA時代(20世紀90年代~21世紀初)

以政府機關(guān)、事業(yè)單位、大型國企為使用重點,以Domino/Notes為技術(shù)平臺,公文管理、會議管理、用車管理、檔案管理、電子郵件等為核心應用,通過網(wǎng)絡(luò)(LAN/WAN)完成數(shù)據(jù)傳輸和共享;但功能模塊較為獨立,缺乏統(tǒng)一管理思想。

3)協(xié)同OA時代(21世紀初~現(xiàn)今)

工作流為核心,從“緊密圍繞辦公管理”開始轉(zhuǎn)向與企業(yè)業(yè)務管理相結(jié)合,手機短信、電子簽章、移動辦公、單點登錄、門戶等技術(shù)逐漸普及。

4)移動OA時代(3G開始普及后)

智能手機終端(包括平板)成為主要接入和使用設(shè)備,結(jié)合手機二維碼、移動地圖定位、各類通信軟件的即時溝通,共同構(gòu)建協(xié)作平臺。

3. 協(xié)同OA的定義

如果說OA還只是一個工具系統(tǒng),那協(xié)同OA是包含著管理思想和管理理念,通過信息化手段規(guī)范、提升企業(yè)管理的軟件體系。

二、協(xié)同OA平臺的結(jié)構(gòu)

協(xié)同OA結(jié)構(gòu)大致如下圖所示:

協(xié)同OA平臺:傳遞頭腦意志的神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)(協(xié)同oa與協(xié)同管理平臺)

用戶通過PC、移動端或者其他應用終端(如營業(yè)廳自助服務終端)進入門戶首頁,門戶根據(jù)用戶身份提供應用服務。

業(yè)務應用主要為用戶提供業(yè)務服務;按照類型大致劃分為6個分類并簡單列舉了各分類中的應用,實際上OA系統(tǒng)可以接入各種業(yè)務系統(tǒng),為用戶提供服務。

應用支撐層主要為業(yè)務應用服務;例如工作流引擎和表單設(shè)計器支撐流程的個性化配置,門戶平臺工具搭建系統(tǒng)門戶,統(tǒng)一用戶中心對組織架構(gòu)、用戶信息、系統(tǒng)權(quán)限等進行管理,甚至控制第三方應用的使用權(quán)限。

最底層的基礎(chǔ)設(shè)施,用于保障系統(tǒng)的正常運作,為系統(tǒng)的穩(wěn)定、安全提供保障。

下面簡單介紹一下幾個比較常見的平臺應用。

1. 統(tǒng)一用戶平臺

統(tǒng)一用戶平臺主要對各業(yè)務系統(tǒng)的用戶體系進行統(tǒng)一管理,是實現(xiàn)單點登錄的前提;實現(xiàn)統(tǒng)一用戶管理,通常需要第三方應用提交注冊申請,由平臺提供標準服務接口完成接入,接入后在統(tǒng)一用戶平臺管理應用的使用權(quán)限。

協(xié)同OA平臺:傳遞頭腦意志的神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)(協(xié)同oa與協(xié)同管理平臺)

1)用戶管理

用于管理每個用戶的基本信息,例如姓名、電話、證件、部門、職務、出生年月等;除了基礎(chǔ)信息之外,還會承載密碼管理、排序、應用使用權(quán)限等功能。

2)組織架構(gòu)

組織架構(gòu)是企業(yè)流程運轉(zhuǎn)、部門設(shè)置及職能規(guī)劃最基本的結(jié)構(gòu)依據(jù)。一般按照單位-部門-人的層級進行劃分,如果是大型企業(yè)或行政機構(gòu)會更加復雜。由于存在一人多崗的情況,規(guī)劃需求時需要注意判斷這個業(yè)務功能是按組織架構(gòu)身份進行劃分,還是只是以人的維度進行劃分(例如采購審批時必須使用采購部門下的身份進行審批,而填寫和查看日程時則只需要按人進行劃分)。

3)角色管理

角色是連接權(quán)限與用戶的橋梁,通過創(chuàng)建角色并分配用戶與權(quán)限,使用戶得以管理或使用某些應用;除了權(quán)限分配,角色還用于流程的綁定,再向下細分甚至需要區(qū)分角色類型、考慮不同角色疊加的邏輯。

4)權(quán)限管理

權(quán)限管理是每個業(yè)務系統(tǒng)都要重點考慮的問題,基本分為菜單權(quán)限、數(shù)據(jù)權(quán)限、操作權(quán)限;菜單權(quán)限直接管理目錄;數(shù)據(jù)權(quán)限除了基本的數(shù)據(jù)范圍(例如單位、部門、個人),還有列表、表單字段的控制等;操作權(quán)限主要控制當前查看數(shù)據(jù)的操作。

另外權(quán)限還有互斥需求;與具體的角色或用戶解耦,根據(jù)業(yè)務需求靈活配置等要求。

5)接入管理

接入管理主要用于第三方應用接入時提交申請,用于對應用的名稱、地址、端口等材料的審核,實際上也可能直接通過郵件完成申請的接入。

6)應用管理

對于已接入系統(tǒng)的應用,管理員需要跟蹤應用的接入狀態(tài),根據(jù)業(yè)務需求調(diào)整應用的使用范圍;普通用戶則需要查看可用的應用系統(tǒng),甚至同步至門戶首頁。

2. 門戶平臺

門戶是一個聚合多個信息源,并可讓用戶自定義所需內(nèi)容的界面;門戶上的信息可能來自系統(tǒng)內(nèi)各個業(yè)務模塊,也可能來自其他應用系統(tǒng)。但門戶除了信息聚合以及個性化設(shè)置之外,通常還需要統(tǒng)一用戶平臺以及單點登錄的支撐。

在信息來源基礎(chǔ)上,通過權(quán)限的控制,為不同角色的用戶提供不同的門戶架構(gòu)與系統(tǒng)信息,用戶根據(jù)自己可調(diào)整的門戶架構(gòu)以及信息來源,設(shè)置個性化門戶。

協(xié)同OA平臺:傳遞頭腦意志的神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)(協(xié)同oa與協(xié)同管理平臺)

1)信息源管理

門戶對各業(yè)務系統(tǒng)的信息進行聚合,信息來源包括各業(yè)務系統(tǒng)的應用消息(例如待辦消息),信息發(fā)布平臺的文章(例如通知公告、知識分享,甚至文檔管理等),還有第三方應用的使用管理。

2)排版管理

門戶平臺在搭建門戶時,實際上是一個建站系統(tǒng),提供框架及組件的支持;管理員通過各種組件搭建出門戶的框架,再通過數(shù)據(jù)源的控制完成門戶信息的填充。如果要考慮用戶的個性化排版,為了便捷、高效以及美觀,建議只在管理員搭建的框架下調(diào)整。

設(shè)計符合客戶使用的門戶,難點在于調(diào)研清楚客戶的管理模式;部分業(yè)務需要按組織架構(gòu)設(shè)計多層級門戶,也有按業(yè)務類型設(shè)計門戶結(jié)構(gòu)的場景;另外對于不同角色的用戶,可調(diào)整的門戶區(qū)域、可設(shè)置的信息來源、可查看的信息范圍都不一樣。

3)提醒方式

OA系統(tǒng)其中一個重要機制是消息不間斷機制,其目的是讓用戶在任何情況下都有途徑獲知OA中的信息。因此OA系統(tǒng)有多種消息提醒方式,業(yè)務系統(tǒng)在設(shè)計時也要注意與OA消息提醒渠道做好對接。

3. 工作流引擎

工作流是OA的核心,配置工作流的過程就是將企業(yè)各種事項的流程通過計算機軟件規(guī)范化實現(xiàn)的過程。本文把工作流引擎簡單分為7個模塊,以下說明各模塊主要滿足的場景:

協(xié)同OA平臺:傳遞頭腦意志的神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)(協(xié)同oa與協(xié)同管理平臺)

1)表單綁定

流程流轉(zhuǎn)過程中需要在表單上完成審批意見,最基本的是一條流程一個表單;但也存在審批流程可能需要綁定多個表單的情況(例如生產(chǎn)過程中不同部門辦理時需要不同單據(jù)),此時除了引擎與表單的關(guān)系之外,還需要考慮表單之間的關(guān)聯(lián)。

2)步驟類型

步驟類型大體概括分為開始步驟、標準步驟、流程網(wǎng)關(guān)、結(jié)束步驟4種類型;標準步驟是用戶在進行流轉(zhuǎn)審批時的辦理步驟,場景細分還包括辦理和閱辦;流程網(wǎng)關(guān)主要用于流程分支與合并,甚至觸發(fā)子流程。

3)步驟權(quán)限

步驟權(quán)限主要管理經(jīng)辦人在當前步驟可操作的權(quán)限,包括表單可填寫區(qū)域、附件增刪改查以及部分業(yè)務功能,例如業(yè)務要求只有在特定步驟才可以刪除附件,或在某一步驟需要清空表單等。但是為了避免與業(yè)務系統(tǒng)過度耦合,引擎的步驟權(quán)限一般只管理表單相關(guān)的部分,其余限制由業(yè)務系統(tǒng)自行管理。

4)經(jīng)辦人配置

用于配置此步驟的辦理人,主要根據(jù)配置具體的人、條件(例如某一步驟經(jīng)辦人為此步驟經(jīng)辦人)、角色、表單字段等邏輯完成配置。除了配置經(jīng)辦人,還需要確定此步驟的辦理邏輯,例如是否需要多人辦理,是逐個審批還是協(xié)同審批、由誰決定流程走向等各種業(yè)務場景。

5)動作配置

步驟與步驟之前需要通過動作進行連接,根據(jù)不同動作流轉(zhuǎn)至不同步驟,因此動作的意義主要是給用戶指明流轉(zhuǎn)方向;但是在審批過程中,也存在不同動作流轉(zhuǎn)至同一步驟但觸發(fā)不同結(jié)果的場景(例如請假審批流程,同意或不同意請假流程都會走向辦結(jié),但同意時可能還需要記錄請假日期,自動扣除此用戶請假天數(shù))。

除此之外,動作可能才會承載某些特殊條件的觸發(fā),例如經(jīng)過某個動作后,需要計算審批時間。

6)版本管理

隨著企業(yè)的發(fā)展,審批流程也需要不斷的優(yōu)化,但是流程調(diào)整難免會影響正在審批的業(yè)務,因此需要通過版本管理區(qū)分新舊流程,避免影響正在審批的業(yè)務。

7)權(quán)限管理

權(quán)限管理可以分為管理權(quán)限以及使用權(quán)限;管理員對流程進行增刪改查,再通過使用權(quán)限分配至對應業(yè)務部門使用。

8)后續(xù)跟蹤

以上主要是流程配置以及管理的簡要介紹,但是流程在審批時,還有對流程各維度的監(jiān)控;例如對每個步驟的監(jiān)控,可及時催辦、疏通審批流程,提高環(huán)節(jié)處理效率;對流程全過程的監(jiān)控,可為企業(yè)優(yōu)化流程、調(diào)整績效考核提供參考。

另外對于審批過程中產(chǎn)生的信息,最終還可以匯聚成大數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析,搭建領(lǐng)導駕駛艙,直觀展示企業(yè)當前運轉(zhuǎn)情況。

4. 表單設(shè)計器

表單與工作流往往相互配合,工作流負責審批流轉(zhuǎn),而表單負責數(shù)據(jù)的采集、計算與展示;但表單設(shè)計器除了負責審批過程的數(shù)據(jù)采集,還有非流程的業(yè)務需求,例如問卷調(diào)查、投票等,因此表單設(shè)計器需要獨立于引擎。

協(xié)同OA平臺:傳遞頭腦意志的神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)(協(xié)同oa與協(xié)同管理平臺)

設(shè)計表單相對簡單,主要通過各種控件(如單行文本、多行文本、下拉框等)完成表單樣式的搭建,再設(shè)置每個控件的屬性、樣式,即完成表單的設(shè)計。如果要考慮搭建的便捷性、規(guī)范性問題,可以通過表單模板快速導入實現(xiàn)高效配置。

三、寫在最后

在OA系統(tǒng)結(jié)構(gòu)中展示的,只是OA系統(tǒng)的骨架,而將每個細分的平臺或業(yè)務系統(tǒng)剖開,都是一個值得我們仔細品味與了解的世界;而這些世界之間通過不斷的數(shù)據(jù)交流,最終協(xié)同完成辦公的任務。

另外,我們在規(guī)劃一個如此龐大的平臺時,除了關(guān)注系統(tǒng)功能的規(guī)劃,還需要加強企業(yè)管理理論的學習,了解客戶的管理模式,從更宏觀的角度觀察整個業(yè)務的布局。

OA系統(tǒng)要真正解決客戶問題,必定需要了解客戶的管理理念,在客戶舊有理念與OA全新管理理論中尋求平衡,才能搭建出符合客戶需求的、可以真正落地執(zhí)行的業(yè)務平臺。

以上是本文內(nèi)容,希望本文可以讓大家對協(xié)同OA平臺有大致概念的認識;如有理解不到位的地方,歡迎交流補充~共勉!

本文由 @龐龐 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可,禁止轉(zhuǎn)載

題圖來自Unsplash,基于CC0協(xié)議

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