復(fù)盤:負(fù)責(zé)統(tǒng)籌S級項目后,我總結(jié)出7點經(jīng)驗
“統(tǒng)籌項目,是個人成長和發(fā)展最快的路徑”。
在我看來,項目管理不一定是PM的工作,每個市場、運(yùn)營、PM都可以參與其中,人人都可統(tǒng)籌。除了大部分人認(rèn)知中的管理一個產(chǎn)品上線之外,從市場和運(yùn)營角度上看,品牌周年活動、上線活動和H5、產(chǎn)品發(fā)布會等都可以看成項目統(tǒng)籌的對象。
但統(tǒng)籌管理好一個復(fù)雜的項目絕非易事,它對統(tǒng)籌者提出了較高的要求:全局視野、管理能力、責(zé)任心、細(xì)心耐心……但困難也意味著機(jī)會,項目管理對一個初中級市場運(yùn)營來說是非常好的成長和發(fā)展機(jī)會。
很幸運(yùn)的是,在去年的時候,我開始擔(dān)任一些項目統(tǒng)籌人的角色;而在今年,憑借過往的成績,我開始統(tǒng)籌了更多更大型的活動,在其中發(fā)現(xiàn)了一些值得思考的細(xì)節(jié)以及總結(jié)了幾條經(jīng)驗。因此,我打算站在市場運(yùn)營側(cè)的角度和大家分享我的經(jīng)驗。
一、做好全局規(guī)劃,做到最了解項目全局的人
對于一個缺乏經(jīng)驗的項目統(tǒng)籌者(以下簡稱統(tǒng)籌者)而言,開始最困難莫過于難以站在全局的視角去考慮,以及不能做到對每一個細(xì)節(jié)了如指掌,常常有遺漏。
這種“霧里看花”的朦朧感容易讓人產(chǎn)生焦慮,可能稍有不慎漏掉一點,就會導(dǎo)致項目整體的失誤。
針對這個問題,我們可以拆分成兩點來看:
1)形成自己對項目的全局深度了解
一定要有“我是最了解整個項目的人,如果我都忽略了,那一定沒有人會記得”的意識。
在接到領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)后,可以從背景(即為什么要做這件事)、目標(biāo)(想要達(dá)成什么結(jié)果)、項目的組成部分(要做那幾件事)、預(yù)算、時間周期等維度去整體思考。
最終需要達(dá)到在電梯里不借助任何PPT或文檔,就可以向其他人熟練概述項目,并且當(dāng)問到細(xì)節(jié)時也能脫口而出的程度。如果不能馬上反應(yīng),說明我們對項目的掌握還是存在欠缺的。
2)對項目所有細(xì)節(jié)的把控
遇到?jīng)]有做過的事情是工作常態(tài),但是沒有經(jīng)驗不是犯錯誤的借口,有沒有辦法可以很好地解決這個問題呢?還真有,那就是學(xué)會利用項目管理表。
在我看來,項目管理表的意義在于幫助提高管理和統(tǒng)籌效率。
如何做到這一點呢?
我的方法是把所有涉及到項目的細(xì)節(jié)都?xì)w納整理在這個表中,讓自己(甚至領(lǐng)導(dǎo)、其他項目成員)能夠在一個表里掌握整個項目。
因此,好的項目管理表一定是具備這幾個特質(zhì)的:清晰、全面、易懂、分工明確、時間截點明確。
在網(wǎng)上可以搜到很多項目管理類的模板,但不一定都適用我們手頭上的項目。最好的項目管理模板就是自己的制作的,例如我根據(jù)項目內(nèi)容和記錄習(xí)慣,制作了屬于我的項目管理模板。
表格最上方大字是項目表的名稱;第二三行緊接著寫上線時間和整體方案匯總; 分列分別是分類、內(nèi)容、詳細(xì)說明、執(zhí)行人、執(zhí)行負(fù)責(zé)人、完成截止時間、進(jìn)展?fàn)顟B(tài)、文檔及備注8類,不僅能夠把任務(wù)、人員、時間、進(jìn)展這幾個最重要的部分涵蓋進(jìn)去,而且還清晰易懂,一目了然,對市場運(yùn)營類的項目管理非常好用。
二、項目管理其實就是橫向與縱向管理、時間管理、任務(wù)管理
如果說上一點是對自己的管理,那么這點就是如何做好橫向管理(其他項目成員)與縱向管理(領(lǐng)導(dǎo)),以及管理他們的時間、任務(wù)和預(yù)期。
以下6點是在項目管理中比較常見的問題,以及我個人的淺見。
1、和其他項目組成員是平級關(guān)系,甚至有不少人工作時間比我久,資歷比我深,他們不聽我的怎么辦?
首先要體現(xiàn)我們的專業(yè)度,這也是別人認(rèn)可的關(guān)鍵。而專業(yè)度的底氣就是上面說的第一點,試想一下,其他人問我們關(guān)于項目上的內(nèi)容,自己都搞不清楚、記不清楚,說得含含糊糊,會給人一種什么感覺?所以,一定要打磨好自己的專業(yè)度,讓他們從內(nèi)心產(chǎn)生尊重; 其次是以身作則。我們對其他項目成員是“管理”不是“領(lǐng)導(dǎo)”,不能指揮他們干著干那,而是要和他們一起完成,而我們一定要比別人更好、更多、更認(rèn)真,以身作則、以行服人。 其三是多鼓勵。與其遮遮掩掩害怕他們發(fā)現(xiàn)自己的能力不足,倒不如大大方方承認(rèn),并贊揚(yáng)對方在這方面的專業(yè)度和能力,充分發(fā)揮他的積極性。相信我,沒人會拒絕一個嘴甜的人兒~ 最后,好說話≠軟弱。管理中要有自己的原則,不能讓他人覺得我好欺負(fù)、工作質(zhì)量不達(dá)標(biāo)也無卡奈何…該嚴(yán)肅時嚴(yán)肅,該輕松時輕松。
2、交付的結(jié)果不達(dá)預(yù)期怎么辦?
在過去,常常遇到的一種情況是,雙方明確了一個交付日期,但是對方可能忘了或其他原因匆匆忙忙交付了一個質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的結(jié)果。我們身為統(tǒng)籌者當(dāng)然不能接受,但打回去重新做很可能會耽誤項目進(jìn)度,對方還可能不配合,這該怎么辦呢?
首先,我們要清晰明確地表達(dá)自己的態(tài)度。對不合格的交付內(nèi)容是不能妥協(xié)的,一定要非常明確地告知對方:“這個不行”; 解釋原因。講清楚你所需要的是什么、對交付內(nèi)容的預(yù)期、不能接受的是什么等等,表述內(nèi)容是對事不對人的,而且你可以根據(jù)實際情況鼓勵對方(例如,能夠看到你有很認(rèn)真在做…之類的); 詢問在做的過程中有沒有遇到困難,以及表達(dá)“如果需要,我可以幫你…”。既然結(jié)果已經(jīng)是這樣,那再糾結(jié)于過去已經(jīng)意義不大,關(guān)鍵如何解決問題??梢詥枂査龅降膯栴},然后一起解決。 強(qiáng)調(diào)下重要性。向?qū)Ψ綇?qiáng)調(diào)他所負(fù)責(zé)的這個工作的重要性,如果沒有做好可能會造成什么樣的影響,讓他重視這件事。
3、如何讓項目成員在截止時間前交付一個質(zhì)量較高的內(nèi)容?
如果說第2點是結(jié)果上不可避免的,那有沒有辦法可以相對提升交付結(jié)果的質(zhì)量呢?
在做之前,準(zhǔn)確傳達(dá)我們想要的結(jié)果,并確保對方的理解和我們想表達(dá)的盡可能一致。比如,大家對“寫出一版腳本”的理解可能差異很大,我們會覺得這版腳本應(yīng)該是“質(zhì)量還OK的”(潛臺詞是最好提前先給我們看一下,不行的話再修改一下,到截止時間時交付的腳本應(yīng)該是差不多可以的,但是可能在對方看來就是“只要交付一版腳本就夠了”(潛臺詞是管它好不好,有一版就行,不行的話后面再改)。
你看,統(tǒng)籌者如果按照自己理解那樣排期的話,那么計劃留給后面修改腳本的時間可能就只有3天。而按照對方交付的內(nèi)容質(zhì)量來看,起碼得要7天返工 修改,這很有可能會導(dǎo)致項目延期!
不要在最后一刻才詢問進(jìn)展,要時刻把握進(jìn)度。假定我們給了對方7天時間完成,可以在第3天問第6天等問一次(當(dāng)然需要根據(jù)實際情況看,比如說他第3天還沒采取行動,可以在第4天繼續(xù)追問等等)
4、總有人不能夠按時交付怎么辦?
統(tǒng)籌負(fù)責(zé)人一般需要同時把控多線的工作進(jìn)展,因此無法對每一個人都做到細(xì)致提醒。例如要求周三下班前交付工作結(jié)果,可能只能夠在臨近時間節(jié)點或者到了交付節(jié)點時詢問工作結(jié)果,但總有人會找出各種各樣的理由來應(yīng)付。
怎么辦?沒權(quán)利批評,也不能放任不管,但我認(rèn)為最大的問題還是出在自己這里。我們無法改變別人,只能改變自己,這里有幾個小技巧僅供參考:
設(shè)置兩套交付時間,一套是寫在項目表中準(zhǔn)確告知每一位項目成員的,還有一套是自己心里的可接受的最晚交付時間。比如告知大家需要周二交付,實際上你心里的截止時間定在了周五,所以哪怕周三周四交付對實際進(jìn)展并沒有明顯影響; 結(jié)合個人的性格與工作習(xí)慣,靈活調(diào)整。比如有的同事是非常認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?,可以只在交付前順口問下;但有的同事是遺忘“王者”,需要盯很緊,經(jīng)常詢問工作進(jìn)度… 發(fā)揮個人的領(lǐng)導(dǎo)力(說了很多遍,但真的很重要)。首先我們要給人一種認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)、不好糊弄、不隨便的感覺;其次在無法交付后也不能輕描淡寫,需要強(qiáng)調(diào)一下他所負(fù)責(zé)的工作的重要性,以及對整個項目的影響。
5、雙方就某個意見無法達(dá)成一致怎么辦?
這就需要具體問題具體分析了,但也有幾個小技巧可以幫助更好地推進(jìn)項目:
學(xué)會傾聽。暫時放下自己的想法,認(rèn)真帶入對方的視角,思考其合理之處和可借鑒之處; 不要把氛圍弄僵。雙方爭執(zhí)不下可能會導(dǎo)致火藥味變重,身為項目的統(tǒng)籌者,一定要學(xué)會營造一個良好的交流氛圍,打圓場、說好話、和稀泥都是常見的操作; 試試看是否能夠融合。結(jié)合雙方的意見,看看能否取分別之長、補(bǔ)分別之短。但如若不能,也別強(qiáng)融,導(dǎo)致1 1<2 那就得不償失了; 雙方各退一步。顧名思義,但同樣需要注意別為了退而退,造成適得其反的效果。
6、總是出現(xiàn)計劃外的事情怎么辦?
計劃趕不上變化是很正常的,一般而言,變化可以分為兩種:一種是可以提前預(yù)估到的,如開發(fā)難度大、團(tuán)隊第一次合作,溝通過程中可能會遇到很多磨合;另一種是完全無法預(yù)估的,比如一個重要成員突然生病了,無法交付工作等,這些可能都會導(dǎo)致項目的進(jìn)展和結(jié)果。
- 針對可以被預(yù)估到的問題,需要在策劃的時候做好planB,以及在策劃方案中予以體現(xiàn),并告知領(lǐng)導(dǎo),讓他提前知道風(fēng)險點;
- 針對難以被預(yù)估的問題,需要從解決問題出發(fā),以不變應(yīng)萬變。
三、總結(jié)
其實,在項目管理過程中遇到的問題和困難遠(yuǎn)不止以上這些,但萬變不離其宗,只要掌握的項目管理的核心邏輯就可以靈活應(yīng)對。
項目統(tǒng)籌是最核心的角色,既需要嚴(yán)格把控好每一個環(huán)節(jié),也承擔(dān)著項目結(jié)果的壓力。與此同時,項目管理也是一個非常鍛煉人的職位,如果你在工作中有機(jī)會能夠接觸到,請一定要主動嘗試!
當(dāng)你能夠完整熟練統(tǒng)籌一個大型項目,并且做得很不錯的時候,你會驚訝地發(fā)現(xiàn),自己的領(lǐng)導(dǎo)力、溝通力、全局意識等都會有極大的提升,簡直就是個人成長最佳的捷徑。
作者:深度思考者曼曼,愛思考、愛分析、愛總結(jié)的互聯(lián)網(wǎng)大廠運(yùn)營。
本文由 @深度思考者曼曼 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理,未經(jīng)作者許可,禁止轉(zhuǎn)載。
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