1、應(yīng)用內(nèi)交流

優(yōu)秀的項目管理軟件允許應(yīng)用程序內(nèi)通信、向團隊成員發(fā)送通知以及使用內(nèi)置聊天功能促進安全協(xié)作。

2、儀表盤

儀表板提供個人、團隊和部門級別的進度概覽。它們顯示正在進行的項目的有用指標(biāo)并突出顯示有問題的區(qū)域。固定重要項目并選擇要在儀表板中監(jiān)控的內(nèi)容。

3、文件共享

項目管理軟件中的文件共享使管理人員和團隊成員可以在集中式平臺上共享、存儲和處理數(shù)字資產(chǎn)和文檔。

4、多個視圖

適用于小型企業(yè)的最佳項目管理軟件提供多種視圖來管理任務(wù)和時間表。這允許團隊成員根據(jù)自己的喜好工作，并從不同角度查看項目。項目管理軟件通常具有：

5、表格或電子表格視圖

雖然在Excel中規(guī)劃項目的日子可能已經(jīng)過去，但人們對項目管理軟件可以通過表格視圖利用的電子表格有一種強烈的熟悉感。
表格視圖比電子表格更進一步，它添加了實時更新日期的選項，以各種方式過濾它，并讓所有團隊成員了解任務(wù)和項目進度。
在一周內(nèi)處理大量信息或完成大量操作的團隊可以從表格視圖中獲益最多。團隊負責(zé)人可以收集每項任務(wù)的所有相關(guān)信息，將它們歸類為“規(guī)劃”或“營銷”等大類，然后將它們排列在易于閱讀的表格中。
以下是團隊可以通過表格視圖一目了然的一些數(shù)據(jù)點：
到期日
受讓人
優(yōu)先級
最后期限
預(yù)計完成時間
迄今為止花費的時間
將所有這些信息集中在一個地方可以讓團隊成員檢查他們的職責(zé)，并在必要時采取果斷行動。

6、甘特圖或時間線視圖

數(shù)據(jù)可視化是許多公司有效決策的支柱，但它也可以在簡化項目管理方面發(fā)揮巨大作用。
有時能夠縮小一個項目甚至多個項目并清楚地看到您所在的位置是有益的。時間線或甘特圖視圖可以讓您做到這一點。這種類型的視圖繪制出相關(guān)的項目數(shù)據(jù)，以便您可以可視化進度并查看是否一切都按計劃進行。
借助Zoho Projects，您可以充分利用動態(tài)時間線視圖來拖放任務(wù)、延長或縮短任務(wù)、添加里程碑或依賴項，并在進行過程中有效地進行計劃。此視圖允許您在整個項目過程中做出響應(yīng)，在必要時重新分配時間和資源。
甘特圖視圖鼓勵靈活性和主動性，這是項目管理的關(guān)鍵，因為當(dāng)逆境出現(xiàn)時，即使是優(yōu)秀的計劃也可能開始分崩離析。

7、列表顯示

雖然組織信息的方法有很多種，但有時優(yōu)秀的方法是保持簡單。我們中的許多人使用待辦事項列表來提高個人工作效率，那么為什么不在專業(yè)環(huán)境中使用相同的系統(tǒng)呢？
工作效率通常歸結(jié)為——并作為——完成任務(wù)的結(jié)果來衡量。在這種情況下，為團隊成員提供易于理解的活動列表是監(jiān)控績效并鼓勵他們在開始另一項任務(wù)之前完成一項任務(wù)的絕佳方式。
核對待辦事項清單上的項目所產(chǎn)生的小多巴胺是一個受歡迎的好處，因為它可以成為團隊成員處理盡可能多的任務(wù)的額外動力。
通過列表視圖，團隊成員還可以以合理的方式確定任務(wù)的優(yōu)先級。例如，他們可以采用直接的“吃掉青蛙”方法，首先處理最緊迫的任務(wù)，或者他們可以使用艾森豪威爾矩陣等工具，根據(jù)任務(wù)的重要性和緊迫性來完成任務(wù)。

8、看板視圖

對于日常運營效率，很少有數(shù)據(jù)可視化比看板視圖更好。使用敏捷方法中的看板框架，團隊可以復(fù)制和改進舊的白板上的便利貼組織系統(tǒng)。
將任務(wù)分類到不同的桶中可以非常有效地監(jiān)控項目狀態(tài)并確保每個人都在同一頁面上確定優(yōu)先級。以下是您通常希望通過看板方法看到的一些類別：
沒有開始
進行中
審查中
完全的
看板方法不僅可以幫助團隊領(lǐng)導(dǎo)者調(diào)整工作流程和時間表以滿足預(yù)期，而且還可以為團隊成員創(chuàng)造更大的個人責(zé)任感。
例如，如果您在看板系統(tǒng)中完成一項任務(wù)，另一個團隊成員將立即收到通知并有機會添加他們的輸入。從那里，該任務(wù)可能會返回給您進行最終檢查，或者可以批準(zhǔn)并提交給客戶。
該系統(tǒng)在軟件開發(fā)領(lǐng)域尤其有效，在該領(lǐng)域，錯誤修復(fù)等任務(wù)一直在議事日程上，可能需要不同團隊成員的多次傳遞。
通過共享的看板視圖，每個團隊成員都可以看到每天需要輸入哪些正在進行的項目，以及它們的優(yōu)先級。這有助于每個人有效地管理他們的時間并保持高生產(chǎn)力水平。它還使團隊領(lǐng)導(dǎo)者可以輕松地根據(jù)每個成員一天完成多少任務(wù)來衡量生產(chǎn)力。

9、云儲存

良好的項目管理提供云存儲，因此只要您有互聯(lián)網(wǎng)連接（和準(zhǔn)確的安全訪問），您的信息和數(shù)據(jù)就可以輕松訪問。團隊成員可以將項目管理軟件中的文件和其他信息直接上傳到云端。這鼓勵了靈活性和高效的遠程工作。無論您的團隊在哪里工作，任務(wù)都可以更快地完成。

10、移動應(yīng)用

由于團隊遠程和在家工作，正確的項目管理使您能夠隨時隨地監(jiān)督項目。小型企業(yè)經(jīng)理和團隊可以在不同地點工作，不會錯過任何一個節(jié)拍。項目管理移動應(yīng)用程序確保您不必坐在桌面前就可以為項目做出貢獻。
如果您正在尋找可幫助您掌控任務(wù)和待辦事項列表的移動項目管理解決方案，則需要注意各種因素。
理想情況下，合適的應(yīng)用程序應(yīng)與您當(dāng)前的技術(shù)兼容，配備合適的功能來幫助您和您的團隊完成工作，并提供強大的安全措施。
在選擇用于項目管理的移動應(yīng)用程序時，實際情況可能如下所示：

1)兼容性

在選擇用于項目管理的移動應(yīng)用程序時，兼容性是要考慮的最重要因素。雖然很容易假設(shè)您的首選項目管理解決方案將適用于您的操作系統(tǒng)，但情況不一定如此。
正如基于瀏覽器的時間跟蹤工具可能僅限于特定瀏覽器一樣，項目管理解決方案應(yīng)用程序可能只能在一種操作系統(tǒng)上使用，例如iOS或Android。
因此，請考慮什么對您的團隊最有意義。
是否有公司發(fā)行的手機都使用相同的操作系統(tǒng)？如果是這樣，這是優(yōu)秀的情況，因為您可以投資使用該操作系統(tǒng)的解決方案。如果沒有，那么您需要找到與各種操作系統(tǒng)兼容的解決方案。
兼容性也可能是設(shè)備和版本的問題。一些應(yīng)用程序適用于智能手機和平板電腦，而其他應(yīng)用程序僅適用于智能手機。過時的技術(shù)也可能會限制您和您的團隊可以使用的應(yīng)用程序。

2)功能性

通常，軟件解決方案的移動應(yīng)用程序會提供精簡版以節(jié)省空間并使其易于在旅途中使用。因此，您通常依賴于桌面版項目管理解決方案的功能可能在移動應(yīng)用程序中不可用。
但情況并非總是如此，因為一些公司更加重視并投入更多的開發(fā)時間到他們的移動應(yīng)用程序中，以保留盡可能多的功能。
列出您的團隊絕對需要的功能，以及他們不需要的功能。這將使選擇過程變得更加容易，因為您可以排除那些不包括有效項目管理所需的關(guān)鍵功能的應(yīng)用程序。
其中一項功能可能是該應(yīng)用程序是否可以離線工作。如果這對你的團隊很重要，那么搜索允許你在沒有連接到互聯(lián)網(wǎng)時進行更改的應(yīng)用程序。
移動應(yīng)用程序的功能也是其界面的產(chǎn)物。即使在解決方案的桌面版本中導(dǎo)航很簡單，也并不總能轉(zhuǎn)化為無縫的移動體驗。用戶體驗是移動應(yīng)用程序的一個重要因素，因為您希望應(yīng)用程序直觀且理想情況下比桌面版本更易于使用。

3)安全

每當(dāng)您向軟件解決方案提交大量數(shù)據(jù)時，都存在數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險，可能會泄露敏感信息。這就是為什么投資一個強調(diào)保護數(shù)據(jù)和保護機密信息的項目管理工具很重要。
可以說，移動應(yīng)用程序也增加了風(fēng)險，因為連接到公共Wi-Fi源可能會為黑客攻擊打開大門。
那么，您應(yīng)該注意哪些安全功能以確保您的數(shù)據(jù)受到保護？
數(shù)據(jù)加密：如果您在移動應(yīng)用程序上存儲任何數(shù)據(jù)，加密是必不可少的，因為它將提供額外的保護層，并使任何未經(jīng)許可的人都難以訪問信息。
雙因素身份驗證：如今許多在線業(yè)務(wù)的主要內(nèi)容，雙因素身份驗證是增強移動應(yīng)用程序安全性并確保登錄的是您本人，而不是冒充您的人的簡單方法。
安全登錄：通過安全登錄，可以降低您的數(shù)據(jù)公開可用和被黑客攻擊的風(fēng)險。

11、模板

許多項目管理軟件程序都包含您可以自定義的模板，以避免每個新項目都從頭開始。最受歡迎的項目管理模板可幫助小型企業(yè)進行票務(wù)、產(chǎn)品發(fā)布、服務(wù)交付、營銷活動、項目規(guī)劃、目標(biāo)設(shè)定和跟蹤。

12、團隊角色和權(quán)限

當(dāng)您邀請團隊和外部貢獻者加入您的項目時，設(shè)置可自定義的項目權(quán)限至關(guān)重要。有些人可能需要僅查看訪問權(quán)限，而其他人則需要完整的管理員權(quán)限。適用于小型團隊的最佳項目管理軟件會授予用戶、角色和訪問權(quán)限，以確定特定用戶可以在軟件中查看和編輯哪些信息。

13、無縫整合

您的項目管理工作流程是您業(yè)務(wù)運營的核心。優(yōu)秀的項目管理軟件工具可以輕松連接并集成您的其他工作應(yīng)用程序（例如，銷售團隊的CRM），從而為您的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、項目和報告創(chuàng)建一個安全且集中的平臺。
如果沒有集成，您將不得不從單獨的應(yīng)用程序中提取數(shù)據(jù)并手動組合它們以綜合見解，從而增加出錯的風(fēng)險。