假設(shè)你手上某個項目的客戶突然要求提前交付，那接下來你應(yīng)該做什么？無論怎樣，我們都是以完成項目為目的，所以當(dāng)交付時間縮短，我們要么使用更多的資源（例如人手），要么縮小實現(xiàn)的范圍。

也就是說，當(dāng)我們面對一個項目，最需要關(guān)注三個要素：范圍、時間和成本，即“項目管理三角形”，也被稱為“三重制約”（Triple Constraint）或“鐵三角”（Iron Triangle）。這三者互相關(guān)聯(lián)，任何一個要素變化都會影響其他要素，所謂的項目管理，也就是在要不斷動態(tài)平衡這三個要素，并且最終高質(zhì)量完成項目。

本文將深度挖掘“項目管理三角形”（下文簡稱“鐵三角”）這一項目管理領(lǐng)域基本概念，為大家列出了其常見的挑戰(zhàn)與具體的應(yīng)用方法，助力你的項目執(zhí)行和成功交付。

項目管理從“畫對三角形”開始

時間、成本和范圍通常是“鐵三角”中最重要的三個變量，它們通常被稱為“三重制約”。項目經(jīng)理和客戶應(yīng)在項目開始前就確定“鐵三角”的各個因素。所有項目利益相關(guān)者都應(yīng)理解并就項目的限制條件達(dá)成共識，從而為之后的正確決策奠定基礎(chǔ)，最大限度地保證項目的最終結(jié)果。

項目經(jīng)理能正確辨別“鐵三角”的三個基本概念，并且對每一重制約將面臨的挑戰(zhàn)有所了解，是致力于交付盡可能高質(zhì)量的項目的基礎(chǔ)：

1.范圍限制

Scope constraint

項目范圍是項目計劃的一部分，例如項目具體任務(wù)、項目說明、目標(biāo)、可交付成果和截止日期等內(nèi)容。通常包括：工作說明、范圍排除、限制、分目標(biāo)、最終交付成果、驗收標(biāo)準(zhǔn)和客戶的最終通過形式。

范圍限制為項目經(jīng)理提供了目標(biāo)，使他們能夠估算項目成本，并為合適的人員安排所有任務(wù)。項目范圍在任何階段的任何變化都會對項目進(jìn)度產(chǎn)生不利影響，要么導(dǎo)致推遲交付，要么增加人力成本，或兩者兼而有之。

可能面臨的挑戰(zhàn)包括：

? 要求模糊：即使是計劃周密的項目，也會因為各種不確定因素而影響項目交付；反過來說，那些計劃草率的項目就很可能會遭受更嚴(yán)重的后果。

? 新增需求：只有在項目時間表和預(yù)算能夠滿足范圍變更的情況下，才建議項目考慮滿足新增的需求。即使項目經(jīng)理認(rèn)為新的功能需求對項目有益。不管怎樣，新的功能需求都不應(yīng)該導(dǎo)致范圍蔓延而最終讓項目偏離正軌。

? 規(guī)范不一：模糊的項目要求也會導(dǎo)致項目范圍擴(kuò)大的風(fēng)險。比如，在最后一刻的修改、客戶的額外要求，都可能影響預(yù)算和進(jìn)度。項目經(jīng)理應(yīng)記錄所有關(guān)鍵的交付成果、預(yù)算、時間表等，并要求所有參與項目的人員簽字確認(rèn)。

? 內(nèi)部因素：外部因素項目經(jīng)理無法控制，內(nèi)部因素也不應(yīng)被忽視——比如利益相關(guān)方想要一套新的可交付成果——這有可能會使整個項目偏離正軌。此時，項目經(jīng)理就應(yīng)挺身而出，堅定執(zhí)行項目計劃。

2. 時間限制

Time constraint

時間是指完成（項目內(nèi)）各任務(wù)以及項目本身所需的時間。時間限制有時也體現(xiàn)為項目進(jìn)度表。范圍擴(kuò)大或預(yù)算減少都會增加完成時間。例如，如果團(tuán)隊規(guī)模因預(yù)算限制而縮小，完成項目所需的時間就會延長。

在尋找資源方面的任何延誤或團(tuán)隊遇到的不可預(yù)見的挑戰(zhàn)都會延誤項目，從而導(dǎo)致項目經(jīng)理難以在既定期限內(nèi)完成項目。由于時間限制與項目的成本和范圍直接相關(guān)，延長時間會導(dǎo)致額外的成本，如雇傭額外的勞動力或采購其他資源。

可能面臨的挑戰(zhàn)包括：

? 過于樂觀：項目經(jīng)理對團(tuán)隊能力過于樂觀的情況并不少見。因此，必須評估每個團(tuán)隊成員的生產(chǎn)能力、工作量和現(xiàn)有條件，以制定切實可行的時間表。

? 外部延誤：如果你們的項目需要從供應(yīng)商處采購某些材料，那么供應(yīng)商延遲交貨則可能會延誤項目的進(jìn)度。項目經(jīng)理應(yīng)定期與供應(yīng)商溝通，以便他們了解關(guān)鍵的交貨日期和時間節(jié)點。

? 內(nèi)部延誤：項目中的某些任務(wù)是相互依存的，比如很多時候只有先完成任務(wù)A才能推進(jìn)任務(wù)B。這些內(nèi)部任務(wù)的延誤不僅會浪費寶貴時間，還會耗費成本。因此，項目經(jīng)理應(yīng)密切跟蹤任務(wù)的依賴關(guān)系，確保各項任務(wù)按時完成。

? 士氣低落：員工失去興趣和動力是許多項目經(jīng)理面臨的嚴(yán)重問題。使用好的任務(wù)管理工具可以幫助將任務(wù)分配給合適的人，從而確保工作職責(zé)分配清晰、公平。

? 人員缺口：許多項目的延誤其實是因為缺乏對口的專業(yè)人員。小的人員缺口可以通過協(xié)調(diào)任務(wù)順序來解決，但是更大的人員問題則需要更主要的利益相關(guān)者來參與解決。

3. 成本限制

Cost constraint

每個項目都會預(yù)留相應(yīng)的資金，也稱為項目預(yù)算。完成一個項目需要這筆錢。項目成本可能包括員工工資、工具及設(shè)備費用、辦公場所租金以及其他資源費用等。增加團(tuán)隊人數(shù)或延長項目完成時間也會影響項目成本。

項目成本一直是客戶非常關(guān)注的問題。對于項目經(jīng)理來說，向客戶提供準(zhǔn)確的項目預(yù)算非常重要，但它也可能會非常棘手。當(dāng)項目范圍或進(jìn)度偏離原計劃時，項目成本也將不可避免地發(fā)生變化。

可能面臨的挑戰(zhàn)包括：

? 低估成本：低估項目成本可能是由于不切實際或錯誤的預(yù)算估算造成的。另一個主要原因可能是沒有考慮到可能的效率低下，比如資源調(diào)度沖突。

? 負(fù)責(zé)人不詳：如果沒有指定相應(yīng)的責(zé)任人來跟蹤開支、及時編制成本報告和更新預(yù)算，那么再詳細(xì)的項目預(yù)算也可能會超支。所以要指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督預(yù)算。

? 項目延誤：項目延誤會導(dǎo)致預(yù)算結(jié)構(gòu)調(diào)整，比如支付工資、其他間接費用、延期保險等。

? 人員成本增加：這種情況通常發(fā)生在因為截止日期變化而導(dǎo)致需要招募新員工來填補(bǔ)人員空缺時。每個團(tuán)隊成員都應(yīng)從一開始就了解項目范圍。

4. 范圍 時間 成本=質(zhì)量

Scope Time Cost=Quality

質(zhì)量是“鐵三角”的第四個變量。它位于中心位置，當(dāng)時間、范圍和成本這三個變量中的任何一個發(fā)生變化時，質(zhì)量都會受到直接影響。

例如，如果你的項目進(jìn)度超前，那么你很有可能會為現(xiàn)有任務(wù)分配更多時間，進(jìn)而交付質(zhì)量更高的產(chǎn)品。但要知道，不同的客戶對于質(zhì)量會有不同的標(biāo)準(zhǔn)：有的客戶可能更看重在預(yù)算內(nèi)實現(xiàn)項目目標(biāo)；有的客戶可能更在意按時交付，將產(chǎn)品推向市場。作為項目經(jīng)理，你需要弄清楚究竟要如何評估項目質(zhì)量。

“鐵三角”是如何運作的？

我們先來仔細(xì)看看“鐵三角”的一些不可否認(rèn)的好處：

? 它能幫助項目經(jīng)理評估各種外部因素及其對“鐵三角”中一個或多個“變量”的潛在影響。

? 借助“鐵三角”，項目經(jīng)理可以監(jiān)控項目的預(yù)算、進(jìn)度和范圍。該模型可根據(jù)具體的項目要求進(jìn)行調(diào)整，幾乎適用于所有項目。

? “鐵三角”同時也驗證了一個“不可能三角”——一個項目無法同時做到又好，又快，同時還便宜。該模型表明，項目經(jīng)理應(yīng)該知道在任何變量不可避免地發(fā)生改變的情況下，如何以及在哪里進(jìn)行調(diào)整或妥協(xié)。

? 許多項目失敗的主要原因是溝通不暢。“鐵三角”是一種可視化工具，項目經(jīng)理可以用它來說明所有三個變量之間的相互關(guān)系，從而使團(tuán)隊成員和利益相關(guān)者充分理解必要的變化。

而面對上文提出的挑戰(zhàn)，后人也提出了“敏捷方法論”作為補(bǔ)充。兩者的主要區(qū)別在于，在傳統(tǒng)的“鐵三角”中，三重制約是在項目開始時就確定的，而敏捷法則將三重制約的關(guān)系顛倒了過來，認(rèn)為各元素是可以動態(tài)迭代的。

傳統(tǒng)的項目管理成本和時間是可變的，但范圍固定，項目經(jīng)經(jīng)理需要在此設(shè)定下制定出令人滿意的計劃。但這一方法常常要面對的挑戰(zhàn)是，在項目的生命周期內(nèi)，范圍其實也是要經(jīng)常變化的，因此，時間和成本便相應(yīng)受到影響。但敏捷方法論換了一種思路——把成本和時間固定下來，只讓范圍可變，它的目標(biāo)是在既定的預(yù)算成本和時間內(nèi)滿足客戶的高優(yōu)先級要求，允許隨著項目的進(jìn)展重新確定優(yōu)先級。

無論是在傳統(tǒng)的“鐵三角”模型中，還是敏捷方法論中，項目管理者能否巧妙綜合平衡范圍、時間、成本三者，決定了整個項目的質(zhì)量——它們是個綜合整體，你無法孤立地考慮這些因素。所以，在了解了“鐵三角”三個要素的內(nèi)涵后，你就需要一些項目管理工具作為輔助了。

以下是一些工具類型，供參考：

? 甘特圖。為了有效管理項目的鐵三角，項目經(jīng)理必須跟蹤項目中的所有任務(wù)。甘特圖方便易用，不僅能清晰看到任務(wù)的百分比進(jìn)度，了解已完成和剩余的工作，還能通過拖放來更改任務(wù)的開始和到期日期。

? 看板。使用看板，項目經(jīng)理可以：可視化管理任務(wù)階段；查看具體的工作分責(zé)；為任務(wù)設(shè)置開始和結(jié)束日期；找出瓶頸；定義每個階段，了解什么是重要的；拖放管理，任務(wù)階段切換輕松便捷。

? 時間管理軟件。時間是“鐵三角”的關(guān)鍵要素之一。因此，精確的時間管理對項目經(jīng)理來說至關(guān)重要，在平衡三重限制的同時，還要能一站式統(tǒng)覽事件、任務(wù)和分目標(biāo)等信息。所以，或許你需要一個可根據(jù)事件、分目標(biāo)、重復(fù)事件和任務(wù)等來設(shè)置自動提醒的時間管理軟件/日程安排工具，以提升效率。

? 溝通軟件。與客戶和其他利益相關(guān)者快速、無縫的溝通對于防止誤解和延誤非常重要，更重要的是防止期望落空。

? 文字記錄。項目經(jīng)理必須在項目的不同階段創(chuàng)建報告，而且因為變化的不確定性，你可能還需要每天多次做筆記來記錄、復(fù)盤。