(第一篇)

您是否有過這樣的經(jīng)歷，臨時需要提供護照信息、學歷信息、房產(chǎn)信息、榮譽信息、車輛信息等情況時，翻箱倒柜的找原件，搞得自己焦頭爛額還差點誤事兒。

到醫(yī)院看病，醫(yī)生讓提供以前的診斷記錄卻找不到。醫(yī)生開的藥方時間久了忘了，再犯同樣病時，還要找醫(yī)生開藥方。

孩子第一叫爸爸媽媽的聲音、孩子歷年大考的成績記錄，明明存起來了，但是，由于資料太多，用的時候怎么找都找不到。

個人隨筆、心靈感悟、工作筆記，會議記錄等，記完了想翻閱其中的一篇，找的時間多于看的時間。

自己收藏的書畫、玉器、錢幣、郵票、瓷器等等，需要用的時候，最重要那件卻想不起來放哪兒了。

如果您存在上述的問題，那么請關注我。我將用三篇文章，教會您建立自己的私人“百度”，實現(xiàn)個人信息智能管理，使你的工作生活更為便捷高效。

1、 建立個人信息管理中心的第一步，在手機上下載一款云筆記軟件。

所謂云筆記，即具備跨平臺功能的信息管理軟件，輸入或上傳信息會自動同步到手機、電腦、平板等多設備。

云筆記可以處理文字、圖片、錄音、網(wǎng)頁、文檔、表格等，支持豐富的文件格式，具備智能搜索功能，輸入或上傳內容快速同步到云端，不會丟失數(shù)據(jù)，同時，具有共享和分享功能。

目前，市場上比較知名的云筆記軟件有“印象筆記”、“有道云筆記”、“為知筆記”等。用戶可以根據(jù)自己的使用習慣自行選擇。

2、 建立個人信息管理中心的第二步，是搭建個人信息管理中心體系。

搭建信息管理中心體系，其實就是對個人信息進行分類的活動，這是個人信息管理的起點和基礎。

信息管理體系沒有統(tǒng)一模式，不同的人員，因為年齡不同，工作和興趣愛好不同，信息管理體系的類目也應各不相同。

圖1：信息管理體系圖例

家庭信息管理體系一般分三個層級。即一級類目、二級類目、三級類目。（見上圖）

為了使信息管理體系整潔有序又具備延展性，要對一級類目、二級類目進行編碼。

編碼通常有兩種方法。一種是英文字母 數(shù)字；一種是杜威十進制編碼法。

這兩種編碼方法都具備自動排列、充分延展的特點，能滿足未來個人信息增長需要。

圖2：英文字母 數(shù)字編碼法

圖3：杜威十進制編碼法

3、 個人信息管理體系的分類要求。

在搭建信息管理體系時，要清楚自己建立信息管理體系的定位是什么？主要想解決哪些問題？哪些信息需要進入管理體系？想清楚這些問題后，就可以搭建自己的家庭信息體系了。

搭建前先用“思維導圖”列出體系名稱，審視沒有大的問題后，就可以具體操作了。

分類要堅持統(tǒng)一維度的原則，不能一會兒按照流程分類，一會兒又按照時間分類，多維度分類會導致存檔內容的混亂，給后期使用造成麻煩。

分類一般按照事物“性質”進行并盡量簡潔。好的分類不是數(shù)量越多越好，而是能把紛繁的事物高度概括，形成條理清晰的脈絡，使用起來才會方便順手。

太細的分類會把信息管理體系變得繁雜，粗放的分類 云筆記強大的搜索功能，會使家庭信息管理體系更加靈活高效。

4、 個人信息管理體系的命名要求。

信息管理者要清楚的知道建立個人信息管理體系的思路，知道一級類目、二級類目有多少，一級類目、二級類目命名要能體現(xiàn)對同一事物的高度概括。

三級類目筆記的命名則比較靈活，一般都是由筆記標題 存儲時間 關鍵詞構成，必要的時候，可以在一些重要筆記前加星號予以強化。

一級類目中，通常把“收件箱”放在最前面?！笆占洹笔莻€人信息的中轉站，進入信息管理體系的筆記或者文檔，一般都先進入“收件箱”，再由信息管理者審閱后或是刪除，或是進入相應的筆記本。

對于一些類型明確的有保存價值的筆記或文檔，也可以直接進入相應的筆記本中。

再則就是“工作臺”，通常在“收件箱”之后，存儲在“工作臺”中的文檔或者筆記，通常都是信息管理者當下正在處理的項目或工作內容，等項目或工作內容完結后，再把辦結的文檔移動到相應的筆記本中歸檔。

筆記查找一般都是通過搜索來完成的，只要記住筆記中的關鍵詞、標注的星號或者時間，都能通過模糊查找快速找到目標文檔。

本課的講解就到這里。如何建立個人信息管理體系您學會了嗎？在接下來的兩節(jié)課里，我將為大家講解家庭檔案、個人藏品的收集、整理、保管、利用以及信息安全問題。

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