如何高效專業(yè)地辦好一場國際會議？（如何做好國際性會議的準(zhǔn)備工作）

國際會議是由國際組織、政府機(jī)構(gòu)、協(xié)會、企業(yè)和媒體等在華舉辦的含有國際參會代表的會議，是各領(lǐng)域?qū)＜覍W(xué)者分享最新研究成果的重要平臺。

辦好國際會議需要什么？

一是完善的項(xiàng)目管理流程，滿足中英文無障礙的溝通交流并消除時差問題；

二是解決核心技術(shù)問題，例如建立全球可訪問體系和本地化適應(yīng)；

三是具備國際化又本土化的團(tuán)隊(duì)，了解外方的技術(shù)要求、中國互聯(lián)網(wǎng)政策環(huán)境和使用習(xí)慣。

快會務(wù) 國際會議管理系統(tǒng)

辦好國際會議要怎么做？

快會務(wù)國際大會解決方案為國際大會主辦方提供綜合性解決方案，包括構(gòu)建項(xiàng)目管理流程、打造國際化/本土化的團(tuán)隊(duì)，并結(jié)合中國互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以確保全球訪問體驗(yàn)和產(chǎn)品穩(wěn)定性，從而協(xié)助大會順利落地。

通過一站式全流程的技術(shù)服務(wù)，滿足會前、會中、會后的多樣性需求，幫助主辦方提升會議組織與運(yùn)營效率，優(yōu)化專家和學(xué)者的參會體驗(yàn)。

一、會前安排

1、宣傳系統(tǒng)邀約系統(tǒng)

好的推廣宣傳是打響高質(zhì)量會議的第一站。我們引入了一系列數(shù)字化的宣傳工具和渠道，如大會網(wǎng)站、大會APP、大會微站、小程序、電子海報、H5邀請函等等，方便主辦方邀請更多參會代表在平臺上注冊。不僅如此，流量統(tǒng)計分析的功能能讓你隨時了解參會代表的動態(tài)信息。

2、 注冊管理

我們提供數(shù)字化邀約工具，通過定向邀約和電子邀請函來幫助主辦方和承辦單位吸引更多的參會代表注冊參會。注冊報名鏈接可嵌入于H5邀請函、H5微網(wǎng)站、官網(wǎng)、公眾號中，實(shí)現(xiàn)多渠道集成宣傳，提高活動觸達(dá)效果，增加報名量。

3、日程管理

注冊管理主要是實(shí)現(xiàn)各類參會人的在線注冊付費(fèi)管理。主要有以下功能模塊：VIP嘉賓的注冊管理、外賓和中賓注冊管理、國際國內(nèi)展商注冊管理、還有注冊通知。

當(dāng)他們注冊成功之后，可以在個人中心申請發(fā)票，預(yù)訂差旅，比如，酒店、餐飲和接送機(jī)的預(yù)訂。我們的注冊管理還可提供優(yōu)惠設(shè)置，比如設(shè)置優(yōu)惠碼，讓注冊用戶享受優(yōu)惠。

4、演講嘉賓管理
我們的系統(tǒng)支持包括演講嘉賓庫、演講嘉賓注冊、嘉賓任務(wù)管理、演講嘉賓的行程單管理，以及嘉賓日程直播關(guān)注等諸多功能。如同“嘉賓管家”，提供一系列全方位的貼心服務(wù)。

快會務(wù) 智能會議管理系統(tǒng)

二、專業(yè)現(xiàn)場

1、接待管理

為主辦方和承辦方提供一站式接待管理服務(wù)，包括VIP行程管理、接送機(jī)管理、酒店管理、就餐管理等?？鞎?wù)支持嘉賓行程上報、司機(jī)管理、車輛管理、接送線路管理等等。

2、現(xiàn)場注冊管理

除現(xiàn)場報名和支付外，國際大會證卡管理是一個重要環(huán)節(jié)。證卡管理包括制作和管理各種類型的證卡，以滿足不同參與者的需求。

對于級別高的會議，往往還需要提前制證、政審，確保參會人員符合資格和安保要求，避免惡意入侵，保障會議秩序。

3、簽到管理

包含微信簽到、二維碼簽到，高科技智能化的人臉識別簽到、實(shí)用方便的自助簽到機(jī)簽到又或者是利用RFID芯片進(jìn)行身份識別的感應(yīng)簽到等多種電子簽到方式。會務(wù)組可根據(jù)會場、規(guī)模按照需求選擇合適的簽到方式，不僅能提升會務(wù)組的對會場的管理效率，還能賦予參會人簽到時的科技感、體驗(yàn)感。

4、會中展管理

很多國際學(xué)術(shù)大會不僅是一個會議，還有同期的展覽，在會中展的管理中我們可以提供展商服務(wù)、商務(wù)洽談、展區(qū)導(dǎo)航、線上展覽等等。

5、智能互動

智能互動主要是為參會的各參與方提供交流互動的功能，比如，名片交換、智能翻譯等等，從而讓大會各參與方提高參會效率，提升參會體驗(yàn)。

三、會后收尾

1、會議的數(shù)據(jù)報告

會議的數(shù)據(jù)報告主要分為參會數(shù)據(jù)報告、論文征集的統(tǒng)計、站統(tǒng)計，展覽統(tǒng)計分析，當(dāng)然還包括現(xiàn)場的簽到數(shù)據(jù)、行為數(shù)據(jù)等等。

2、會后評審管理

我們可以提供參會綜合評價和主題內(nèi)容的評價。這個評價是多維度的評測體系，比如，參會各參與方對主辦方的內(nèi)容和服務(wù)進(jìn)行評價，參與方之間也可互相進(jìn)行評價。

3、數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)

實(shí)現(xiàn)注冊數(shù)據(jù)能夠與客戶方的CRM系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)對接，同時提供數(shù)據(jù)導(dǎo)出服務(wù)。

快會務(wù) 數(shù)字會議管理系統(tǒng)

快會務(wù)智能會議管理系統(tǒng)：結(jié)合宣傳微站、線上展覽、票務(wù)管理、直播互動等核心功能，集展示、引流、互動為一體，幫助主辦方提升運(yùn)營效率、加速數(shù)據(jù)協(xié)同、加強(qiáng)服務(wù)體驗(yàn)和組織競爭力，實(shí)現(xiàn)會展的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

只有在前期充分準(zhǔn)備、會議中積極推進(jìn)進(jìn)程、保持溝通協(xié)作和制定行動計劃等方面做好工作，才能提高會議的效率和效果，減少時間和資源的浪費(fèi)，使會議達(dá)到預(yù)期的效果和目的。

如果您準(zhǔn)備著手布局智能會議，快會務(wù)可以提供支持。

快會務(wù) 微官網(wǎng)管理系統(tǒng)

會前：線上邀約（短信、郵件形式批量邀約），可以通過大會微站（微官網(wǎng)），集成在線報名、信息展示（大會概括、大會日程、嘉賓及發(fā)言、展商展品）、發(fā)票，提高展會的宣傳效果和吸引力。
會中：可以通過電子簽到、掃碼互動、現(xiàn)場投票等功能，提高現(xiàn)場管理的便捷性和效率。
會后：數(shù)據(jù)統(tǒng)計、結(jié)算（與酒店、與禮儀公司等）。還可以通過數(shù)據(jù)分析、觀眾反饋、貿(mào)易跟進(jìn)等功能，提高展會的評估和提升效果。