在定義和管理每個(gè)正在進(jìn)行的項(xiàng)目的資源、任務(wù)、收益、風(fēng)險(xiǎn)和優(yōu)先級時(shí)，項(xiàng)目組合管理已成為公司的戰(zhàn)略要素。為了實(shí)現(xiàn)高效的項(xiàng)目組合管理，PMO 經(jīng)理需要評估Excel 是否滿足他們管理項(xiàng)目組合的需求，或者是否應(yīng)該嘗試不同的解決方案，例如項(xiàng)目管理軟件。

Excel，經(jīng)濟(jì)靈活的工具

項(xiàng)目組合管理需要記錄大量數(shù)據(jù)（預(yù)算、人員分配、時(shí)間記錄、行動(dòng)計(jì)劃、甘特圖等），這些數(shù)據(jù)必須是最新的并且隨時(shí)可供項(xiàng)目組的所有成員使用。

許多公司和組織依賴它來管理項(xiàng)目組合。原因如下：
? Excel可免費(fèi)用于項(xiàng)目管理目的，因?yàn)樗J(rèn)包含在Microsoft 365套件中，無需額外成本。
? 它易于使用，大多數(shù)人都熟悉Excel，因此無需額外的培訓(xùn)成本。
? Excel具有靈活性和適應(yīng)性，可以用于創(chuàng)建和管理各種資源，如儀表板、時(shí)間表、報(bào)告和數(shù)據(jù)分析，這些對于高效的項(xiàng)目管理至關(guān)重要。

使用Excel管理項(xiàng)目組合的問題

Microsoft Excel 提供的功能使其成為單個(gè)項(xiàng)目管理等的理想工具。然而，在管理項(xiàng)目組合時(shí)，它并不是高效且受控的項(xiàng)目組合管理的最合適工具。有以下5個(gè)理由。

1. 維護(hù)效率低、成本高

盡管Excel可以用于高級別的項(xiàng)目組合管理，但在Excel中開發(fā)項(xiàng)目管理解決方案（需要配置宏指令、復(fù)雜的公式等）是一項(xiàng)復(fù)雜的任務(wù)，一是需要花費(fèi)大量的時(shí)間，二是需要外部顧問來幫助開發(fā)此方案，這就導(dǎo)致一定的成本支出。

另外，更新項(xiàng)目組合信息也是一項(xiàng)耗時(shí)的日常任務(wù)，如果由于某些項(xiàng)目的策略或優(yōu)先級變化而必須更改大量數(shù)據(jù)，那么更改 Excel 電子表格中的數(shù)據(jù)可能需要花費(fèi)幾個(gè)小時(shí)來完成。

2.監(jiān)控變化的可見度較低

Excel 的設(shè)計(jì)初衷并不是為了供多人同時(shí)處理其電子表格。在項(xiàng)目組合管理團(tuán)隊(duì)中，使用Excel可能會(huì)導(dǎo)致更新了錯(cuò)誤版本的文檔，也沒有更改歷史記錄來查看團(tuán)隊(duì)電子表格中所做更改的作者是誰。

3. 糾正錯(cuò)誤的復(fù)雜性

在Excel中捕獲與項(xiàng)目組合相關(guān)的所有信息可能需要使用公式甚至宏指令，以確保不同項(xiàng)目的通用信息（如優(yōu)先級、預(yù)算、資源分配、截止日期、交付時(shí)間等）之間相互連接，并在一定程度上實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。

然而，任何意外錯(cuò)誤都可能導(dǎo)致文檔中發(fā)布的信息顯示不正確，而找到問題的根源可能非常困難。例如，如果錯(cuò)誤出現(xiàn)在Excel宏的配置中，并且設(shè)計(jì)該宏的人員不再在組織中工作，則可能需要重新設(shè)計(jì)整個(gè)電子表格。

4. 信息丟失的風(fēng)險(xiǎn)

盡管許多公司和組織已經(jīng)使用Microsoft 365套件，允許在云中處理Excel文檔并托管在OneDrive上，但出于公司文化或安全原因，項(xiàng)目組合管理團(tuán)隊(duì)仍更傾向于將電子表格本地存儲(chǔ)在共享網(wǎng)絡(luò)文件夾中。

這種做法肯定存在風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)閳F(tuán)隊(duì)成員可能會(huì)意外地將Excel保存在其計(jì)算機(jī)上，導(dǎo)致其他成員無法看到所做的更改。或者，它可能被錯(cuò)誤地添加為從外部發(fā)送給無權(quán)訪問該信息的人員的電子郵件的附件。

5. 信息的可見性

Excel的設(shè)計(jì)目的不是按級別授予用戶訪問權(quán)限，因此團(tuán)隊(duì)中的所有成員將能夠在Excel工作表中看到相同的信息，這會(huì)導(dǎo)致：一些成員不應(yīng)訪問文檔的某些部分，或者不應(yīng)更改文檔的某些部分（如預(yù)算、人員分配）。此外，需要負(fù)責(zé)人驗(yàn)證后才能發(fā)布文檔的更改。

為了實(shí)現(xiàn)高效的項(xiàng)目組合管理，日常使用的項(xiàng)目組合管理工具也必須高效。因此，由于上述原因，我們建議從現(xiàn)在開始使用專業(yè)項(xiàng)目管理軟件來進(jìn)行項(xiàng)目組合管理。

Excel與項(xiàng)目管理軟件：與Excel相比，專業(yè)項(xiàng)目管理軟件能帶來什么？

對于管理多個(gè)項(xiàng)目組合的組織和公司來說，使用項(xiàng)目管理軟件是最合適的解決方案。項(xiàng)目管理軟件集成了一系列重要的戰(zhàn)略特征，可以有效地管理項(xiàng)目組合：

? 創(chuàng)建和管理無限數(shù)量的項(xiàng)目組合，使日常工作中同時(shí)管理多個(gè)項(xiàng)目組合變得簡單直觀，無需費(fèi)時(shí)更新Excel中的信息。

? 實(shí)現(xiàn)整個(gè)項(xiàng)目組合的戰(zhàn)略協(xié)調(diào)，通過對項(xiàng)目進(jìn)行排名和優(yōu)先級，基于估計(jì)收益、成本和風(fēng)險(xiǎn)，為組織提供清晰的戰(zhàn)略視角。

? 提供實(shí)時(shí)信息，確保使用的項(xiàng)目組合始終是最新版本，包括預(yù)算、截止日期和資源分配，從而最大程度地利用組織資源。

? 提供定制儀表板和管理報(bào)告，包括甘特圖、儀表板、看板、總體規(guī)劃和定制報(bào)告等，有助于可視化組織見解和高效解決方案。

? 與Excel數(shù)據(jù)集成，允許將數(shù)據(jù)直接提取到Excel中，同時(shí)節(jié)省購買在線數(shù)據(jù)處理工具的成本。

8Manage PPM，企業(yè)所需的項(xiàng)目管理軟件解決方案

如果你需要的是靈活且易于使用的解決方案，8Manage PPM就是您正在尋找的項(xiàng)目管理軟件。PMO 經(jīng)理、項(xiàng)目經(jīng)理、IT 經(jīng)理和戰(zhàn)略經(jīng)理可以受益于8Manage 中用于管理組織項(xiàng)目組合的所有功能。

誘因控制：項(xiàng)目失敗的最大誘因是項(xiàng)目花費(fèi)了時(shí)間和成本，但利害關(guān)系人不滿意項(xiàng)目的成果。要避免以上誘因，最重要是控制 (i)需求、(ii)人力資源 和 (iii)項(xiàng)目執(zhí)行效率。8Manage PPM從以上三個(gè)方面進(jìn)行管理：需求管理幫助您應(yīng)對壞的需求、沖突的需求、未記錄的流程、優(yōu)先級的改變和缺乏接觸最終用戶等問題；資源管理提供以合適的成本部署勝任資源、降低資源成本、提前控制項(xiàng)目成本和提高員工生產(chǎn)力等技巧；執(zhí)行管理為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供有效的追蹤并能在第一時(shí)間偵察異常，讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)發(fā)揮最有效的執(zhí)行力。

端到端數(shù)據(jù)完整性：8Manage PPM 將項(xiàng)目信息統(tǒng)一儲(chǔ)存在集中的數(shù)據(jù)庫中。每個(gè)項(xiàng)目干系人看到的項(xiàng)目信息都來自同一個(gè)數(shù)據(jù)庫，并實(shí)時(shí)顯示或刷新。當(dāng)項(xiàng)目干系人變更任務(wù)信息時(shí)，這次變更將實(shí)時(shí)錄入數(shù)據(jù)庫。同時(shí)，8Manage PPM 與客戶關(guān)系管理 (CRM)、供應(yīng)商關(guān)系管理 (SRM) 和 全自動(dòng)化 (FAS) 系統(tǒng)預(yù)先建立集成，將四眼原則和 OLTP （實(shí)時(shí)聯(lián)機(jī)交易處理）應(yīng)用于端到端工作流。

功能豐富：8Manage PPM可以從立項(xiàng)-計(jì)劃-實(shí)施-收尾等全過程監(jiān)控，可以管理到項(xiàng)目的進(jìn)度、人員、工時(shí)、溝通、變更、問題、風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量、交付、驗(yàn)收、成本及收入等方面。且提供廣泛的報(bào)告和數(shù)據(jù)分析可能性，記分卡、可配置儀表板、報(bào)告等。

支持多種方法論：8Manage PPM 支持不同的方法論，不管是瀑布式項(xiàng)目管理還是敏捷項(xiàng)目管理。

結(jié)語

根據(jù)組織規(guī)模和管理的項(xiàng)目數(shù)量，Excel可以作為基本的項(xiàng)目管理解決方案。它具備創(chuàng)建和管理儀表板、時(shí)間表、預(yù)算等功能，適用于項(xiàng)目組合量較小的組織。特別是在變革管理尚未完善且項(xiàng)目數(shù)量較少的公司中，Excel可作為實(shí)施更全面項(xiàng)目管理解決方案的墊腳石。

然而，為了有效管理項(xiàng)目組合，8Manage PPM等項(xiàng)目管理軟件是更適合的解決方案。這些軟件提供了資源管理、自動(dòng)化操作、創(chuàng)建自定義報(bào)告和分析等功能，同時(shí)管理訪問權(quán)限、審核每個(gè)更改，并與公司戰(zhàn)略保持一致。此外，它們提供廣泛的功能來分析、跟蹤和可視化相關(guān)信息，例如甘特圖、總體規(guī)劃、路線圖和看板等。