近日，遠光智慧檔案管理系統(tǒng)（以下簡稱“遠光智慧檔案”）憑借在推動檔案電子化、無紙化落地的方面的卓越表現(xiàn)及其創(chuàng)新的軟硬一體化特性，獲中國軟件行業(yè)協(xié)會評選為“2022年度優(yōu)秀軟件產品”。

遠光智慧檔案是公司基于在電子檔案領域多年的研究與實踐，遵循電子票證管理標準和規(guī)范，將電子檔案系統(tǒng)與智能設備相結合，推出的全新一體化解決方案。通過構建貫通企業(yè)產業(yè)鏈上下游內外部數(shù)據(jù)互通的協(xié)同體系，融合RPA、OCR、區(qū)塊鏈、物聯(lián)網、AI等多種新技術能力，建立企業(yè)統(tǒng)一的電子檔案管理系統(tǒng)和檔案信息資源共享平臺，實現(xiàn)了電子文件采集、歸檔和電子檔案管理“三位一體”的全生命周期管理。同時，基于沉淀的海量數(shù)據(jù)資產及完整的業(yè)務關聯(lián)，構建起電子信息流網狀、立體化的知識圖譜，保持檔案的原貌與全貌，支撐檔案數(shù)據(jù)資產洞察利用。

遠光智慧檔案創(chuàng)新點
檔案采集：自動智能采集，全面無紙化

建立銀企、稅企、政企、企企互聯(lián)通道，實現(xiàn)外部電子文件在線全量采集，并建立與企業(yè)內部財務業(yè)務數(shù)據(jù)的關聯(lián)，助力財務業(yè)務的全程無紙化、自動化、智能化；強化企業(yè)內部前端業(yè)務載體數(shù)據(jù)在線與貫通，推動前端業(yè)務活動全流程電子化（數(shù)字化），構建以信息互聯(lián)為主，離線采集為輔的電子文件全面采集體系，形成全量電子檔案票據(jù)池。

檔案歸檔：電子和實物檔案分冊歸檔，一體化管理

建設電子檔案資源、業(yè)務、管控和共享的一體化平臺，將業(yè)務處理過程中產生的電子檔案進行前置采集，以原始單據(jù)影像化、系統(tǒng)單據(jù)版式化、檔案電子化為目標，對業(yè)務信息系統(tǒng)中的重要數(shù)據(jù)進行歸檔固化、關聯(lián)整理和長久保存。實物檔案通過采用成熟的二維碼和RFID技術，實現(xiàn)粘貼單二維碼與檔案盒RFID的綁定，并同步至電子檔案系統(tǒng)，通過電子檔案系統(tǒng)存儲的記賬憑證與粘貼單二維碼和記錄、更新的RFID信息，實現(xiàn)紙質實物檔案的裝盒、上架、借閱等管理。

檔案保管：實物檔案無序存放，電子存檔長期保存

根據(jù)檔案分類方案進行檔案的分類整理，對文件進行真實性、完整性、可用性、安全性的“四性”檢測，然后根據(jù)配置的業(yè)務流程完成檔案組卷、裝盒、上架等虛擬化庫房管理操作，線下利用RFID射頻識別技術同步完成實物歸檔操作，保持線上線下狀態(tài)一致。接著按照保管規(guī)則、備份方案進行電子檔案的備份管理、狀態(tài)監(jiān)控。“四性”保障貫穿于數(shù)據(jù)形成、歸檔到保管的全部環(huán)節(jié)，以完善數(shù)據(jù)格式轉換、封裝等長期保存功能，確保長期可讀，實現(xiàn)公司總部、分子公司檔案工作的一體化管控。

檔案查閱：分級授權，多維度標簽追溯

建立一站式檔案利用服務平臺，提供包括普通檢索、智能檢索、個性推薦和知識服務在內的“一站式”數(shù)字檔案利用服務，通過人工智能技術賦予機器理解文檔的能力，自動從海量文檔中提取出結構化信息，生成檔案元數(shù)據(jù)，給歸檔文件自動打標簽，提供檔案管理的多維信息，滿足電子檔案智能保管、高效利用的場景需求。

檔案安全：新技術加持，高性能高可用

通過統(tǒng)一身份認證配合區(qū)塊鏈、數(shù)字簽名、數(shù)字水印、防讀寫等技術手段，從源頭確保了會計檔案的“安全性”“真實性”；電子歸檔文件按照原始文件格式和可視化的版式文件歸檔，以紙質、電子介質會計憑證的獨立編號，保障電子會計檔案的“可用性”“完整性”；通過二維碼、智能設備、物聯(lián)網技術等實現(xiàn)紙質實物檔案全過程管控，并與電子檔案數(shù)據(jù)互聯(lián)，實現(xiàn)實物檔案管理的智能化升級。

隨著各行各業(yè)數(shù)字化轉型的不斷深入，推動檔案數(shù)字化建設已是大勢所趨。目前，遠光軟件已成功打造了30多個不同規(guī)模的智慧檔案項目，助力了浙江、甘肅等地多家單位成功通過增值稅電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔試點驗收，檔案管理相關的軟硬件產品已在北京、浙江、廣東、內蒙古等全國多個省份的3000多家單位成功應用。下一步，遠光軟件將繼續(xù)創(chuàng)新、深化、完善檔案產品，幫助企業(yè)加快推進檔案電子化、無紙化落地，推進綠色低碳發(fā)展。