一、傳統(tǒng)項目進度控制方式存在的問題

在傳統(tǒng)模式下，項目進度控制主要依賴于項目負責人的手工管理。在小規(guī)模、單一項目類型和少量項目的企業(yè)環(huán)境中，這種做法是可行的。然而，隨著企業(yè)規(guī)模的擴大、項目類型的增加以及項目數(shù)量的快速增加，這種人工管理方式的問題將逐漸顯現(xiàn)：

1、項目計劃制定過程繁瑣，時間周期長

在制定計劃的過程中，需要分解WBS、順序安排、時間安排、資源安排等，而且與客戶和團隊成員的有效溝通不可或缺。正因為如此，制定一套切實可行的項目計劃往往需要投入大量精力和時間，項目計劃制定的效率較低。

2、任務下達與執(zhí)行反饋效率低

由于缺乏統(tǒng)一的計劃、傳達和記錄平臺，在項目進行期間，項目主管需要定期與團隊成員進行線下交流，明確各項任務；執(zhí)行者也只能通過線下溝通來匯報工作進展。這種溝通方式不僅繁瑣，而且效率低下。

3、項目進度跟進困難，延期風險高

項目執(zhí)行過程中，由于各項任務主要依賴于管理人員進行線下跟進、收集和記錄，導致項目進度的更新了解存在滯后現(xiàn)象。滯后的時間取決于管理人員統(tǒng)計進度的周期，周期越長，滯后時間越長。這種情況使得項目進行過程中的風險難以及時發(fā)現(xiàn)和處理，增加了項目的不確定性和風險。

二、愛敏捷交付云優(yōu)化項目進度控制

通過引入數(shù)字化和智能化的管理工具和方法，企業(yè)可以更好地應對項目進度控制中的挑戰(zhàn)，提高項目管理的效率和精度。這不僅可以降低項目成本、減少項目延期風險，還可以提升客戶滿意度和企業(yè)的競爭力。

如下圖，愛敏捷交付云支持企業(yè)根據(jù)模板快速制定項目計劃，通過項目任務的自動下達、基于移動終端的任務執(zhí)行反饋、實時可視化項目進度預警與監(jiān)控，實現(xiàn)項目進度的精準控制，避免傳統(tǒng)的進度管理中的時間周期長、信息傳遞效率低、進度跟進困難的問題。

圖 項目進度管理流程

亮點1：快速制定全面的項目進度計劃

為了避免企業(yè)項目數(shù)量多、類型多樣，避免每個項目從0開始制定項目計劃所帶來的時間成本浪費，企業(yè)可以對項目進行分類，根據(jù)項目的性質、規(guī)模和復雜度等因素，將項目歸為不同的類別。對于同類型的項目，可以采用配置的項目計劃模板，幫助快速創(chuàng)建項目計劃，提高項目計劃編制的效率。

基于此，愛敏捷提供了相應的項目計劃模板預定義功能，可創(chuàng)建基于WBS層次結構的項目計劃模板，可以預定義項目類型、WBS層次結構，項目的任務，并定義任務之間關系，例如任務的執(zhí)行順序。如下圖，管理員可以為每個項目類型關聯(lián)相應的項目模板。

圖 為項目類型匹配項目流程

系統(tǒng)支持定義順序型與自定義型的項目流程。在順序型項目中，各階段按照順序進行，每個階段需按順序完成，達成目標后才能進入下一階段。對于自定義型項目流程，用戶可靈活調整階段順序，不同于順序型，自定義類型的項目流程一個時間段下允許多個項目階段并行。

圖 順序型與自定義型項目流程

對每個項目流程，可以靈活選擇流程中必須的項目階段，并為各個階段添加階段子任務。例如出發(fā)準備階段，需要確認現(xiàn)場開工條件、編制人員出發(fā)計劃、進行入場資料準備、工具設備領用、物料領用、車輛領取等任務。

圖 定義項目流程的階段及階段任務

管理員可以設置任務模板，在模板中定義該任務類型的優(yōu)先級、任務提醒時間等基礎信息，還可以添加任務的文檔需求，設置文檔類型及提交的必須性。例如“需求調研”任務可以配置必須輸出“調研報告”文檔。

圖 定義任務模板信息

通過類型、流程、階段與任務的組合，實現(xiàn)不同類型項目計劃模板的預定義。項目創(chuàng)建后，系統(tǒng)會自動匹配項目類型并創(chuàng)建相應的項目計劃，項目經(jīng)理只需根據(jù)預定義的模板進行少量的修改，這將簡化項目計劃制定的流程，將制定項目計劃編制與確認的工作量減少50%以上。

圖 根據(jù)預定義的項目計劃模板自動創(chuàng)建項目計劃

亮點2：高效進行任務的下達與反饋

在項目計劃確認后，系統(tǒng)將根據(jù)項目階段自動下達計劃中的任務。如下圖，當前階段為出發(fā)準備階段，顯示為“進行中”狀態(tài)，該階段相關任務將被自動下達，具體任務將顯示為“未開始”狀態(tài)，這表示任務尚未開始執(zhí)行。其他階段的狀態(tài)將顯示為“已計劃”，而階段任務的狀態(tài)將顯示為“未下達”。

圖 項目任務自動下達

任務可以設置任務提醒時間，例如“任務開始前2小時提醒”，在這個時間節(jié)點，系統(tǒng)會自動通過平臺、郵件等方式向執(zhí)行者發(fā)送任務提醒，避免任務的遺忘。

圖 項目執(zhí)行時間提醒

在執(zhí)行任務的過程中，執(zhí)行者可以通過系統(tǒng)隨時更新任務進度。無論是在PC端還是移動端，愛敏捷都提供了方便的門戶界面，讓任務執(zhí)行人員可以輕松地記錄和上報任務信息。

圖 多門戶反饋執(zhí)行記錄

當計劃者制定的當前階段的階段目標達成后，項目管理者可執(zhí)行轉階段操作，填寫轉階段申請單，系統(tǒng)可以配置審批流，轉階段申請單審批通過后，項目轉入新的階段，例如在項目驗收階段，可以將簽字的項目驗收單圖片上傳作為驗收階段完成的依據(jù)。

圖 階段任務完成申請轉階段

通過這種自動化的任務下達和便捷的任務反饋機制，項目團隊可以更好地協(xié)同工作，確保項目按照計劃順利進行。

亮點3：實時可視化的項目進度監(jiān)控

系統(tǒng)會實時整合任務執(zhí)行反饋信息，生成計劃甘特圖以及人員甘特圖，這些圖表以清晰、直觀的方式展示了任務的進度、人員的工作負荷以及潛在的延誤風險，項目相關人員可以隨時通過手機或電腦查看這些甘特圖，隨時掌握項目整體和個人的工作狀況。

圖 通過甘特圖實時監(jiān)控項目進度

在項目管理過程中，靈活性和適應性是至關重要的。系統(tǒng)不僅提供了數(shù)據(jù)可視化工具，還允許項目團隊根據(jù)實際情況對計劃進行靈活調整。當項目面臨變更需求或意外挑戰(zhàn)時，團隊成員可以迅速變更計劃，重新安排任務和資源，以確保項目能夠繼續(xù)按計劃進行。

圖 變更項目計劃

隨著企業(yè)規(guī)模的擴大和項目數(shù)量的增加，項目進度控制的難度和要求也在不斷提高。通過引入數(shù)字化和智能化的管理工具和方法，企業(yè)可以更好地應對項目進度控制中的挑戰(zhàn)，提高項目管理的效率和精度。

愛敏捷交付云作為一款專業(yè)的項目管理軟件，通過快速制定項目計劃、高效的任務下達與反饋以及實時的項目進度監(jiān)控等功能，為企業(yè)提供了一種全新的項目進度控制解決方案。

未來，隨著技術的不斷進步和企業(yè)需求的不斷變化，項目管理軟件將會更加智能化、自動化和個性化。企業(yè)應積極擁抱新技術，不斷優(yōu)化項目管理流程，以適應日益激烈的市場競爭。

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