目前，許多企業(yè)都面臨著同時(shí)進(jìn)行多個(gè)項(xiàng)目的挑戰(zhàn)。相比單一項(xiàng)目管理，多項(xiàng)目管理更加困難，其中主要問題包括項(xiàng)目資源分配不均，多項(xiàng)目進(jìn)度監(jiān)控困難以及溝通協(xié)作的復(fù)雜性。雖然已經(jīng)有很多經(jīng)驗(yàn)豐富的人分享了多項(xiàng)目管理的原則和方法論，但正如有人所說：“知道很多道理，卻依然過不好這一生”。

雖然我們可能掌握了必要的原則和方法論，但如何在團(tuán)隊(duì)中實(shí)施和落地這些理念仍然是一個(gè)重大問題。下面將討論我們所認(rèn)為的多項(xiàng)目管理的10個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)以及2個(gè)工具。

一、十大關(guān)鍵點(diǎn)的多項(xiàng)目管理：

1.明確且達(dá)成共識(shí)的項(xiàng)目目標(biāo)：確保項(xiàng)目組所有成員都清楚理解項(xiàng)目目標(biāo)，并達(dá)成共識(shí)，為項(xiàng)目實(shí)施提供明確的方向。

2.制定項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)及流程：建立適當(dāng)?shù)捻?xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)和流程，明確項(xiàng)目的管理規(guī)范和流程，確保項(xiàng)目按照規(guī)定的方式進(jìn)行。

3.合理的優(yōu)先級(jí)排序：根據(jù)項(xiàng)目的緊急程度、重要性和資源可用性，合理排序項(xiàng)目，以確保資源和時(shí)間的最佳利用。

4.有能力保障且有能力執(zhí)行的資源分配：合理分配項(xiàng)目所需的人力、物力、財(cái)力等資源，保障項(xiàng)目所需資源的充足性和可行性。

5.精細(xì)化的任務(wù)分解，任務(wù)責(zé)任到人：將項(xiàng)目任務(wù)細(xì)化為可管理的子任務(wù)，并明確責(zé)任人，確保每個(gè)任務(wù)都有專人負(fù)責(zé)，提高任務(wù)執(zhí)行效率。

6.每日檢查、每周檢查項(xiàng)目進(jìn)展和提交物：定期檢查項(xiàng)目進(jìn)展情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題，確保項(xiàng)目進(jìn)展順利，并及時(shí)提交項(xiàng)目所需的成果物。

7.根據(jù)檢查情況調(diào)整任務(wù)目標(biāo)、資源、進(jìn)度，并修改計(jì)劃：根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展和檢查結(jié)果，進(jìn)行合理的調(diào)整和修改，確保項(xiàng)目目標(biāo)的可實(shí)現(xiàn)性和變更的及時(shí)性。

8.有效溝通：建立良好的溝通機(jī)制和渠道，確保項(xiàng)目組內(nèi)外的有效溝通，及時(shí)傳遞項(xiàng)目信息和解決問題，避免誤解和延誤。

9.激勵(lì)：通過合理激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)項(xiàng)目組成員的積極性和創(chuàng)造力，提高工作效率和工作質(zhì)量。

10.工具化：采用合適的項(xiàng)目管理工具，如任務(wù)管理系統(tǒng)、進(jìn)度管理軟件等，提高項(xiàng)目管理效率和可視化程度。

二、2大工具

文中涉及的業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)的 項(xiàng)目管理、任務(wù)管理、OKR管理 均在工具 Worktile 完成

IT 團(tuán)隊(duì)的目標(biāo)、項(xiàng)目進(jìn)度管理、 需求管理 、測(cè)試管理、效能管理測(cè)試通過 PingCode

1、明確且達(dá)成共識(shí)的項(xiàng)目目標(biāo)

確保每個(gè)工作項(xiàng)都是為實(shí)現(xiàn)明確的項(xiàng)目目標(biāo)做出貢獻(xiàn)，這是非常重要的。沒有明確的目標(biāo)，整個(gè)團(tuán)隊(duì)就會(huì)變得無所適從，缺乏主觀能動(dòng)性和積極性。為了解決目標(biāo)問題，特別是在創(chuàng)新項(xiàng)目中，我們可以使用一種被廣泛采用的方法，即OKR（目標(biāo)與關(guān)鍵結(jié)果）。通過使用OKR，不僅能公示目標(biāo)，更重要的是可以激發(fā)每個(gè)人一起思考，團(tuán)隊(duì)共同努力實(shí)現(xiàn)總體目標(biāo)。每個(gè)人都需要設(shè)定關(guān)鍵結(jié)果和增長(zhǎng)點(diǎn)，以便為整個(gè)團(tuán)隊(duì)的目標(biāo)做出貢獻(xiàn)。

2、制定項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)及流程

多項(xiàng)目通常意味著有多個(gè)團(tuán)隊(duì)的參與，這些團(tuán)隊(duì)可能是相互獨(dú)立的，也可能存在跨團(tuán)隊(duì)合作。在這種情況下，標(biāo)準(zhǔn)化和流程化的實(shí)施可以使不同團(tuán)隊(duì)能夠按照統(tǒng)一的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作，從而減少團(tuán)隊(duì)之間的沖突，實(shí)現(xiàn)員工之間的默契配合。舉個(gè)例子來說，當(dāng)用戶端反饋一個(gè)小需求時(shí)，如何將這個(gè)需求傳遞給不同的團(tuán)隊(duì)，并最終被產(chǎn)品采納并上線作為新功能，這其實(shí)是公司內(nèi)部運(yùn)營(yíng)的一個(gè)小流程。然而，這個(gè)小小流程的標(biāo)準(zhǔn)化與非標(biāo)準(zhǔn)化所帶來的差異是非常巨大的。

例如，在沒有標(biāo)準(zhǔn)流程的情況下，如果需要反饋需求，你可能需要詢問不同的人。你還不確定是否完成了評(píng)審、項(xiàng)目的開發(fā)進(jìn)度如何。這種信息不對(duì)稱會(huì)浪費(fèi)很多時(shí)間。然而，如果有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的流程，所有的需求都可以統(tǒng)一提交到一個(gè)地方，并且有專門的團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)處理，開發(fā)進(jìn)度可以通過系統(tǒng)實(shí)時(shí)查看，并設(shè)有超時(shí)提醒功能。即使是緊急需求，也有特定的通道可以迅速處理。所有的事情都會(huì)按部就班地進(jìn)行，不需要浪費(fèi)時(shí)間去找人、等人等。

3、合理的優(yōu)先級(jí)排序

合理的資源分配可以通過優(yōu)先級(jí)排序來實(shí)現(xiàn)，這樣可以將更多的注意力放在重要和緊急的項(xiàng)目上。大家都知道這一點(diǎn)，所以我不打算過多展開。在這里，我想主要推薦一種優(yōu)先級(jí)排序方法，它是通過創(chuàng)建項(xiàng)目?jī)r(jià)值分析標(biāo)準(zhǔn)來實(shí)現(xiàn)的。當(dāng)然，具體的標(biāo)準(zhǔn)可以根據(jù)企業(yè)的特點(diǎn)進(jìn)行調(diào)整。

4、有能力保障且有能力執(zhí)行的資源分配

并非所有資源都能夠有效投入，這是項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的一個(gè)重要原因。此外，公司的資源是有限的，包括人力、財(cái)力和硬件設(shè)備等，無法同時(shí)為所有項(xiàng)目提供支持。在多項(xiàng)目并行進(jìn)行時(shí)，當(dāng)資源充裕時(shí)，通常會(huì)在幾個(gè)項(xiàng)目之間相互調(diào)用，并通過與公司的協(xié)調(diào)來解決特殊資源需求；而在資源緊張的情況下，應(yīng)先制定多項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，梳理內(nèi)外部資源情況分析，并根據(jù)每個(gè)項(xiàng)目不同的階段和需求，匹配適合的人力資源模型。

5、精細(xì)化的任務(wù)分解，任務(wù)責(zé)任到人

在我們團(tuán)隊(duì)的項(xiàng)目執(zhí)行中，第一步是確立與目標(biāo)關(guān)鍵結(jié)果相對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目。由于目標(biāo)的復(fù)雜程度各不相同，一個(gè)關(guān)鍵結(jié)果可能需要對(duì)應(yīng)多個(gè)項(xiàng)目。對(duì)應(yīng)關(guān)鍵結(jié)果的最大價(jià)值在于讓團(tuán)隊(duì)始終清楚地了解目標(biāo)所在。

為了便于風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估并盡量減少不可控因素，項(xiàng)目可以通過精細(xì)化任務(wù)分解進(jìn)行逐級(jí)拆解。這意味著將項(xiàng)目的所有任務(wù)細(xì)分到不可再分的程度，以確保每個(gè)任務(wù)的粒度足夠小。隨后，可以根據(jù)任務(wù)的優(yōu)先級(jí)來安排任務(wù)的時(shí)間表。

在執(zhí)行重大項(xiàng)目時(shí)，通常我們會(huì)采取任務(wù)責(zé)任到人的方式。我們可以利用工具如Worktile，將項(xiàng)目工作逐層分解，從項(xiàng)目目標(biāo)開始由上至下拆解，直至每項(xiàng)工作都能明確工期和成本，并為每個(gè)任務(wù)指定唯一負(fù)責(zé)人（唯一負(fù)責(zé)人的設(shè)置可以防止個(gè)別員工的消極怠工）。對(duì)于一些暫時(shí)無法確定的工作或難以分配給唯一負(fù)責(zé)人的情況，可以暫時(shí)將其分解到可估算的程度，并為該工作指定一個(gè)具有團(tuán)隊(duì)意識(shí)或領(lǐng)導(dǎo)能力較好的主導(dǎo)人員，以確保工作有序推進(jìn)。

通常情況下，我們只會(huì)設(shè)定整個(gè)項(xiàng)目的完成時(shí)間，或者最多規(guī)定幾個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)作為里程碑，因?yàn)轫?xiàng)目執(zhí)行過程常常錯(cuò)綜復(fù)雜。為了最大限度地減少項(xiàng)目延期風(fēng)險(xiǎn)，在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，我們可以為每個(gè)任務(wù)設(shè)定明確的截止時(shí)間。這樣一方面可以及時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)度，評(píng)估項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)；另一方面，對(duì)于一些無法確定完成時(shí)間的任務(wù)，可以重點(diǎn)關(guān)注推進(jìn)，集中精力解決無法控制的任務(wù)，以避免項(xiàng)目延期。

6、每日檢查、每周檢查項(xiàng)目進(jìn)展和提交物

一個(gè)優(yōu)秀的工具可以幫助你節(jié)省大量的開會(huì)時(shí)間，在這個(gè)環(huán)節(jié)中發(fā)揮作用。因?yàn)槟悴槐孛刻於蓟ㄙM(fèi)半個(gè)小時(shí)開會(huì)，即使沒有緊急事項(xiàng)。你可以隨時(shí)通過查看每個(gè)人的任務(wù)進(jìn)展、交付物以及項(xiàng)目成員遇到的問題，來了解情況。

7、根據(jù)檢查情況調(diào)整任務(wù)目標(biāo)、資源、進(jìn)度，并修改計(jì)劃

8、有效溝通

確保每個(gè)人理解自己的任務(wù)和目標(biāo)非常重要。以下是一些可靠的方法：

聽取參與者的想法和理解：與各個(gè)參與者進(jìn)行交流，了解他們對(duì)任務(wù)的想法和理解。通過傾聽他們的觀點(diǎn)和意見，可以更好地理解他們?cè)谌蝿?wù)中的角色和期望。

進(jìn)行過程跟進(jìn)：對(duì)于任務(wù)的不同階段，進(jìn)行適時(shí)的跟進(jìn)和審核。例如，在制定計(jì)劃或進(jìn)行活動(dòng)的初期階段，進(jìn)行一次審核，及時(shí)糾正問題，避免時(shí)間浪費(fèi)和偏離方向的情況發(fā)生。

選擇適當(dāng)?shù)臏贤üぞ撸哼x擇適合團(tuán)隊(duì)成員之間溝通的工具非常重要。微信、電話等工具無法保證所有重要信息都有記錄，這樣可能導(dǎo)致信息不透明或產(chǎn)生爭(zhēng)議。因此，建議選擇能全面描述任務(wù)信息、關(guān)聯(lián)任務(wù)背景以及保留討論記錄的工具。通過這樣的方式，新加入的成員可以從工具中獲取80%的任務(wù)相關(guān)信息，并能找到相關(guān)人員進(jìn)行咨詢。這樣做可以有效提高信息的透明度和團(tuán)隊(duì)的協(xié)作效率。

9、激勵(lì)

許多領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)管理者都喜歡這句話：“又要馬兒跑又要馬兒不吃草”。當(dāng)然，大多數(shù)老板都希望以最低的成本獲得最大的收益。但是，低成本也是有限度的。對(duì)于員工來說，適當(dāng)?shù)募?lì)是非常必要的。特別是與目標(biāo)相關(guān)的激勵(lì)機(jī)制。如果只有目標(biāo)而沒有激勵(lì)，那么目標(biāo)的完成與否或者完成質(zhì)量都與員工沒有關(guān)系。大多數(shù)員工只關(guān)心與自身利益相關(guān)的工作或任務(wù)完成情況。因此，針對(duì)目標(biāo)的激勵(lì)至關(guān)重要。至于如何建立激勵(lì)機(jī)制，這是因人而異的，每個(gè)人都有不同的見解。我并非專業(yè)人士，所以就不再深入討論了。不過，我認(rèn)為可以參考馬斯洛的需求層次理論來制定激勵(lì)措施。

除了滿足員工的基本的生理和安全需求，如工資福利，還需要讓員工感到歸屬并且有機(jī)會(huì)成長(zhǎng)。這種成長(zhǎng)并不一定要求員工閱讀書籍，而是指員工能夠不斷提升自己的工作技能和知識(shí)。在企業(yè)或團(tuán)隊(duì)中，從目標(biāo)設(shè)定到項(xiàng)目執(zhí)行再到成員激勵(lì)，這三者是獨(dú)立進(jìn)行的同時(shí)也相互影響，以確保企業(yè)或團(tuán)隊(duì)的良性運(yùn)轉(zhuǎn)。

10、工具化

在前面我們已經(jīng)提到了工具化的價(jià)值，那么在進(jìn)行工具化的過程中，我們應(yīng)該選擇哪個(gè)項(xiàng)目管理工具更好呢？針對(duì)多項(xiàng)目管理的需求，一個(gè)良好的多項(xiàng)目管理系統(tǒng)至少需要具備以下幾點(diǎn)功能：

項(xiàng)目群總覽：工具必須能夠?qū)崿F(xiàn)項(xiàng)目群的總覽，方便直觀地查看整個(gè)公司有哪些項(xiàng)目，了解項(xiàng)目的進(jìn)度情況，并隨時(shí)監(jiān)控進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)。

自定義工作流：每個(gè)團(tuán)隊(duì)、每種業(yè)務(wù)可能都有不同的工作流程，我們不能要求所有團(tuán)隊(duì)都遵循同一個(gè)流程規(guī)則。因此，工具需要支持自定義工作流，以適應(yīng)不同團(tuán)隊(duì)的需求。

精細(xì)化任務(wù)分解和責(zé)任分配：工具應(yīng)該能夠進(jìn)行精細(xì)化的任務(wù)分解，將工作任務(wù)細(xì)分到具體的責(zé)任人，確保每個(gè)人都清楚自己的任務(wù)。

進(jìn)度情況查看：工具應(yīng)該能夠隨時(shí)查看目標(biāo)和項(xiàng)目的進(jìn)度情況，及時(shí)了解項(xiàng)目的完成情況和延遲情況。

資源管理：工具應(yīng)該能夠?qū)?xiàng)目所需的資源進(jìn)行管理，包括人力資源、物資資源等，確保資源的合理分配和利用。

根據(jù)以上要求，選擇一個(gè)能夠滿足上述功能的項(xiàng)目管理工具，可以更好地支持多項(xiàng)目管理的過程。

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