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存貨內部控制

合信木制品公司存貨內控失效案例

合信木制品公司是一家外資企業(yè)。從1999年到2004年每年的出口創(chuàng)匯位居全市第三，年銷售額達4300萬元左右。2005年以后該企業(yè)的業(yè)績逐漸下滑，虧損嚴重，2007年破產倒閉。這樣一家中型的企業(yè)，從鼎盛到衰敗，探究其原因，不排除市場同類產品的價格下降，原材料價格上漲等客觀的變化。但內部管理的混亂，是其根本的原因，在稅務部門的檢查中發(fā)現：該企業(yè)的產品的成本、費用核算的不準確，浪費的現象嚴重，存貨的采購、驗收入庫、領用、保管不規(guī)范，歸根到底的問題是缺乏一個良好的內部控制制度。這里我們主要介紹存貨的管理問題：

（一）董事長常年在國外，材料的采購是由董事長個人掌握，材料到達入庫后，倉庫的保管員按實際收到的材料的數量和品種入庫，實際的采購數量和品種保管員無法掌握，也沒有合同等相關的資料。財務的入賬不及時，會計自己估價入賬，發(fā)票幾個月以后，甚至有的長達一年以上才回來，發(fā)票的數量和實際入庫的數量不一致，也不進行核對，造成材料的成本不準確，忽高忽低。

（二）期末倉庫的保管員自己盤點，盤點的結果與財務核對不一致的，不去查找原因，也不進行處理，使盤點流于形式。

（三）材料的領用沒有建立規(guī)范的領用制度，車間在生產中隨用隨領，沒有計劃，多領不辦理退庫的手續(xù)。生產中的殘次料隨處可見，隨用隨拿，浪費現象嚴重。

【案例分析】從企業(yè)失敗的原因看：

1.該企業(yè)基本沒有內控制度，更談不上機構設置和人員配備合理性問題。在內部控制中，對單位法定代表人和高管人員對實物資產處置的授權批準制度作出相互制約的規(guī)范，非常必要。對重大的資產處置事項，必須經集體決策審批，而不能搞一言堂、一支筆，為單位負責人企圖一個人說了算設置制度上的障礙。

2.企業(yè)沒有對入庫存貨的質量、數量進行檢查與驗收，不了解采購存貨要求。沒有建立存貨保管制度，倉儲部門將對存貨進行盤點的結果隨意調整。采購人員應將采購材料的基本資料及時提供給倉儲部門，倉儲部門在收到材料后按實際收到的數量填寫收料單。登記存貨保管賬，并隨時關注材料發(fā)票的到達情況。

3.沒有規(guī)范的材料的領用和盤點制度，也沒有定額的管理制度，材料的消耗完全憑生產工人的自覺性。應細化控制流程，完善控制方法。我們知道，單位實物資產的取得、使用是多個部門共同完成的采購部門負責購置，驗收部門負責驗收，會計部門負責核算，使用部門負責運行和日常維護，可以說，實物資產的進、出、存等都有多個部門參與，為什么還會出現問題？由此看來，不是控制流程不完備就是控制方法沒發(fā)揮作用。一個人、少數幾個人想要為所欲為，在制度面前就根本不可行，除非他買通所有的人。

4.存貨的確認、計量沒有標準，完全憑會計人員的經驗，直接導致企業(yè)的成本費用不實。正是因為這些原因導致一個很有發(fā)展前途的企業(yè)最終失敗。

在分析存貨管理失敗的案例時，有以下幾個共同特點：一是都由單位負責人掌握著人、財、物大權；二是不重視內控制度，企業(yè)沒有一套嚴格的辦事程序；三是領導者對內控制度的不了解，加之管理人員的素質跟不上先進管理模式的需要。這些均說明單位負責人首先不按規(guī)定辦事，是無法保證單位實物資產的安全、完整。

我們認為，從內部控制角度講，至少應解決這么幾個問題：

1.在單位、公司治理結構中合理安排授權批準職務。就目前掌握的企業(yè)、公司實物資產流失案例看，除了盜竊、毀損等類型的流失，多數與單位法定代表人，如董事長和單位高層管理人員，如總經理等有關。但是，無論董事長還是總經理，都并不代表對單位法定財產權的任意支配。因此，在內部控制中，對單位法定代表人和高管人員對實物資產處置的授權批準制度作出相互制約的規(guī)范，非常必要。對重大的資產處置事項，必須經集體決策審批，而不能搞一言堂、一支筆，為單位負責人企圖一個人說了算設置制度上的障礙。

2.細化控制流程，完善控制方法。我們知道，單位實物資產的取得、使用是多個部門共同完成的，采購部門負責購置，驗收部門負責驗收，會計部門負責核算，使用部門負責運行和日常維護，可以說，實物資產的進、出、存等都有多個部門參與，為什么還會出現問題？由此看來，不是控制流程不完備就是控制方法沒發(fā)揮作用。一個人、少數幾個人想要為所欲為，在制度面前就根本不可行，除非他買通所有的人。

3.要把科學、合理的內部控制作為一種企業(yè)文化滲透到企業(yè)的生產經營活動中，要通過改善控制環(huán)境切實發(fā)揮內部控制的積極作用。實際上，在絕大多數情況下，單位的舞弊案件往往只是少數人、個別人，多數人都蒙在鼓里。但之所以蒙在鼓里，與缺乏控制意識、未盡到控制職責不無關系。單位控制壞境的好壞固然與單位負責人的行為、態(tài)度有關，但并不完全取決于單位負責人個人，在某種程度上說，單位職工的行為、態(tài)度、品格也發(fā)揮著重要作用。

4.政府有關部門應該如何促進單位內部控制的建立、健全和有效實施，如何對單位富有責任感、正義感的職工進行有效的保護和充分的激勵。國務院財政部門和縣級以上地方各級人民政府財政部門應當根據《會計法》和企業(yè)內部控制規(guī)范，對本行政區(qū)域內各單位內部控制的建立和執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。我們認為，這種監(jiān)督檢查首先應該針對單位負責人的行為和態(tài)度，并且，要在監(jiān)督檢查中逐漸摸索規(guī)律，加以總結和提高，制定出更詳盡、可行的具體辦法，切實把對單位負責人的監(jiān)督、制約，把對職工的保護、激勵落到實處。