大數(shù)據(jù)中心

檔案數(shù)字化管理

某地科技集團(tuán)公司早在2013年就成立有大數(shù)據(jù)保管中心，該中心是公司重大信息化工程項目的核心部門之一，涉及公司的重要研發(fā)資料、保密文件、發(fā)展資料、人事檔案資料等，這些資料往往以文字、圖表和音像等形式存在并具有保存價值，因此設(shè)定有專職人員對大數(shù)據(jù)中心工程檔案統(tǒng)一進(jìn)行管理。

2021年，為了響應(yīng)國家政策相關(guān)檔案文件管理的要求，強化項目檔案基礎(chǔ)管理，該大數(shù)據(jù)中心按照“存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化”要求，依托暢飛揚新一代檔案管理系統(tǒng)，配合檔案管理部門，全面推動檔案收集歸檔和數(shù)字化工作，取得階段性成果。調(diào)用大數(shù)據(jù)中心監(jiān)控區(qū)、功能區(qū)及機房建設(shè)項目歸檔紙質(zhì)檔案 38070件，電子文件4230件、圖紙 2350 張，并完成數(shù)字化錄入。運營期間形成的合同及技術(shù)報告1450件，按照要求全部完成歸檔和移交。

加強組織管理，完善檔案管理流程

暢飛揚檔案數(shù)字化團(tuán)隊對每周對檔案管理工作進(jìn)行計劃、總結(jié)和點評。定期收集、整理、提交技術(shù)檔案，重點做好收資、系統(tǒng)配置和狀態(tài)映射原始記錄管理，并進(jìn)行組件、分類、編號、編目和錄入，做到應(yīng)收盡收，進(jìn)一步加強對各位檔案的管理。

落實制度標(biāo)準(zhǔn)，夯實基礎(chǔ)管理能力

除了入駐人員的管理外，還對全員進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)和檔案管理應(yīng)知應(yīng)會培訓(xùn)。在檔案分類中，遵循《電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)指南》（GB/T 31914-2015)、 《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T29194-2012）、《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》為依據(jù)，結(jié)合該公司科技檔案內(nèi)容和形成特點，確定技術(shù)文件分類原則和類目設(shè)置。使技術(shù)檔案管理逐步納入專業(yè)化、規(guī)范化正軌。

加速數(shù)字轉(zhuǎn)化，提升檔案管理水平

檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，是適應(yīng)集團(tuán)公司智慧轉(zhuǎn)型的必由之路，與傳統(tǒng)檔案管理相比有不可替代的先進(jìn)性。根據(jù)《新研院“十四五”時期檔案工作規(guī)劃實施方案》精神，明確“檔案永久保管中心、檔案綜合利用中心、檔案信息化中心、檔案展示中心、檔案培訓(xùn)中心”的定位，構(gòu)建“存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化”的要求。該中心及時開展推進(jìn)“紙質(zhì)檔案數(shù)字化歸檔”工作，到2021年底，歸檔檔案數(shù)字化率已經(jīng)達(dá)到90%。

嚴(yán)格歸檔準(zhǔn)入，發(fā)揮檔案服務(wù)效能

檔案基礎(chǔ)工作做實后，最重要的問題是把好技術(shù)檔案準(zhǔn)入關(guān)。檔案入庫前，對檔案原件規(guī)范性進(jìn)行嚴(yán)格審查。按照技術(shù)檔案管理要求，補齊、完善大量的術(shù)協(xié)議、商務(wù)合同、評審報告、軟硬件使用手冊、出廠試驗報告、合格證以及消防系統(tǒng)驗收過程材料等。通過高質(zhì)量的技術(shù)檔案管理手段，完成檔案數(shù)字化的全生命周期管理。

新一代檔案系統(tǒng)六大亮點

▍亮點一：業(yè)務(wù)處理全流程無紙化

從源頭入手，將檔案管理活動向前延伸至檔案的形成階段，確保歸檔數(shù)據(jù)的真實、準(zhǔn)確、完整，歸檔過程建立檔案數(shù)據(jù)間的有機聯(lián)系，常用格式文件統(tǒng)一管理，構(gòu)建多源異構(gòu)數(shù)據(jù)的自動匯聚歸檔。

▍亮點二：智慧庫房無縫對接

通過引入智能制造、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等技術(shù)，與實體庫房一 一對應(yīng)，圖形化方式模擬展示實體庫房密集架或檔案柜布局，實現(xiàn)查檔快速定位實體檔案所處物理位置。

▍亮點三：數(shù)字技術(shù)加持升級智慧化

多途徑檔案檢索方式(字段組合、OCR內(nèi)容全文檢索、條碼檢索等），識別具有應(yīng)對復(fù)雜狀況的魯棒性，例如模糊、扭曲、畸變、復(fù)雜背景、光線不清等典型圖像問題，切實做到用戶關(guān)注的響應(yīng)業(yè)務(wù)需求、高精度識別效果、保證數(shù)據(jù)安保證數(shù)據(jù)安全等三大需求。

▍亮點四：自動接口識別技術(shù)

檔案系統(tǒng)提供多種系統(tǒng)集成方式，可以提供標(biāo)準(zhǔn)的接口被其他系統(tǒng)調(diào)用，可以主動開發(fā)調(diào)用其他系統(tǒng)接口。接口采集的數(shù)據(jù)及記錄統(tǒng)一以列表形式展示，采集記錄清晰可查。集成條形碼自動識別接口，可實現(xiàn)檔案資料的大批量、快速借閱登記與歸還，支持條碼打印功能。

▍亮點五：在線自動歸檔

檔案文件專屬管理方式，實現(xiàn)資料自動分類歸檔，資料的自動歸檔與快速上傳，隨取隨用，讓檔案工作者跟進(jìn)更高效。

▍亮點六：區(qū)塊鏈技術(shù)加密更安全

通過統(tǒng)一身份認(rèn)證配合區(qū)塊鏈、數(shù)字簽名、數(shù)字水印、PDF固化等技術(shù)手段，全方位提升電子檔案安全，運用大數(shù)據(jù)、知識圖譜等技術(shù)，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)自動聚類，通過非法途徑獲取數(shù)據(jù)只能打開亂碼。