建筑工程資料管理貫穿于工程項(xiàng)目管理的全過(guò)程，是建筑工程管理工作中的重要組成部分，是對(duì)工程進(jìn)行檢查、維護(hù)、管理、使用、改建和擴(kuò)建的原始依據(jù)。

建筑工地常說(shuō)的“內(nèi)業(yè)指導(dǎo)外業(yè)”就是建筑項(xiàng)目管理中資料管理重要性的體現(xiàn)。沒(méi)有好的內(nèi)業(yè)管理，很難保證工程項(xiàng)目實(shí)體的質(zhì)量，也很難保證項(xiàng)目工期進(jìn)度與造價(jià)的控制。因?yàn)橘Y料收集與提供不及時(shí)不準(zhǔn)確造成窩工，費(fèi)用增加產(chǎn)生損失，最終造成工期延誤，發(fā)生合同違約的也不在少數(shù)。

良好的資料管理對(duì)于項(xiàng)目施工是一種補(bǔ)益與輔助，對(duì)于工程施工中各個(gè)階段需要重點(diǎn)關(guān)注的要點(diǎn)也是有效的提醒。資料管理覆蓋工程施工的全過(guò)程和全范圍，每個(gè)階段需要收集什么數(shù)據(jù)，需要準(zhǔn)備什么物資，需要做好什么檢驗(yàn)與試驗(yàn)，需要關(guān)注什么樣的技術(shù)要點(diǎn)，都會(huì)有全面而嚴(yán)格的提示。所以資料員崗位于項(xiàng)目經(jīng)理部而言非常重要，不可或缺。

從施工準(zhǔn)備、施工過(guò)程到竣工驗(yàn)收，每一個(gè)階段都涉及大量的工程資料，而資料的實(shí)時(shí)性與有效性在傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔管理模式下，效率比較低，在各部門(mén)、各單位間的傳遞中，總會(huì)產(chǎn)生反復(fù)與修改。在資料的傳遞過(guò)程中也會(huì)產(chǎn)生辦公費(fèi)用上的浪費(fèi)，保管與存放也占用了相當(dāng)多的資源，保管過(guò)程中發(fā)生文件的遺失也會(huì)給最后的資料整理與統(tǒng)管造成麻煩，某些資料是無(wú)法后補(bǔ)的，一旦遺失造成的損失是無(wú)法彌補(bǔ)的。修改后的資料與修改前的資料在保管的過(guò)程中，時(shí)不時(shí)也會(huì)發(fā)生混亂，勢(shì)必削弱資料的完整性與統(tǒng)一性。

信息化資料管理系統(tǒng)的應(yīng)用與其他工程軟件的對(duì)接更增加了資料軟件的易用性

針對(duì)上述問(wèn)題，目前建筑管理市場(chǎng)上不少建筑企業(yè)或建筑相關(guān)企業(yè)、軟件開(kāi)發(fā)企業(yè)，依據(jù)工程資料管理相關(guān)規(guī)程標(biāo)準(zhǔn)，研發(fā)出不少的工程資料管理信息化系統(tǒng)并應(yīng)用于工程管理實(shí)際之中。

信息化手段在建筑工程資料管理中的推廣與運(yùn)用，大大提高了建筑施工項(xiàng)目管理中資料管理的水平。也在一定程度上解決了資料的真實(shí)性、實(shí)時(shí)性、有效性不足的問(wèn)題。信息化資料管理系統(tǒng)的應(yīng)用與其他工程軟件(CAD等)的對(duì)接更增加了資料軟件的易用性和便利性。

目前常用的建筑工程資料管理軟件主要有筑業(yè)資料管理軟件、品茗施工資料制作與管理軟件、PKPM建筑工程資料等。這些軟件的應(yīng)用，也解決了資料文本購(gòu)買的難題。專門(mén)的書(shū)店，專門(mén)的門(mén)市才有的買，資料文本各個(gè)項(xiàng)目都需要一整冊(cè)整一冊(cè)地購(gòu)買，有些資料一個(gè)項(xiàng)目只用一次，但是也要購(gòu)買一本，實(shí)在是一種資源的浪費(fèi)。資料軟件的應(yīng)用更多地節(jié)約了資源。