什么是工作流

工作流最早起源于生產(chǎn)組織和辦公自動(dòng)化領(lǐng)域，它是針對平時(shí)工作中的業(yè)務(wù)流程活動(dòng)而提出的一個(gè)概念，目的是根據(jù)將工作分解成定義良好的任務(wù)或角色，根據(jù)一定的原則和過程來實(shí)施這些任務(wù)并加以監(jiān)控，達(dá)到提高效率、控制過程、提升客戶服務(wù)、增強(qiáng)有效管理業(yè)務(wù)流程等目的。

為了更好地實(shí)現(xiàn)某些業(yè)務(wù)工作目標(biāo)，可以利用計(jì)算機(jī)在很多個(gè)參與人之間按某種既定原則自動(dòng)傳遞文檔、信息內(nèi)容或者任務(wù)。只要信息在人與人、人與系統(tǒng)或者系統(tǒng)與系統(tǒng)之間進(jìn)行傳遞，就必須構(gòu)建工作流。

工作流類型介紹

工作流是在整個(gè)工作區(qū)中發(fā)生的，有些是結(jié)構(gòu)化的，有些是非結(jié)構(gòu)化的。當(dāng)數(shù)據(jù)從一個(gè)任務(wù)轉(zhuǎn)移到另一個(gè)任務(wù)時(shí)，工作流就存在了。

但是，如果數(shù)據(jù)沒有流動(dòng)，就沒有工作流。比如遛狗、去雜貨店和取干洗衣物等，這都不是工作流，而是任務(wù)管理。

主要的工作流包括以下三種：

1.流程工作流（Process Workflow）

當(dāng)一組任務(wù)具有可預(yù)測性和重復(fù)性時(shí)，就會(huì)發(fā)生流程工作流。也就是說，在項(xiàng)目開始工作流之前，您已明確數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)方向。比如采購申請批準(zhǔn)工作流，一旦申請?zhí)峤?，每一步處理工作相對固定，工作流幾乎不?huì)有變化。

2.項(xiàng)目工作流（Project Workflow）

項(xiàng)目具有類似于流程的結(jié)構(gòu)化路徑，但在此過程中可能具有更大的靈活性，項(xiàng)目工作流只適用于一個(gè)項(xiàng)目。比如發(fā)布一個(gè)新版本的網(wǎng)站，你可以準(zhǔn)確預(yù)測項(xiàng)目的任務(wù)流程，但是這個(gè)任務(wù)流程不適用于另一個(gè)網(wǎng)站的發(fā)布。

3.案例工作流（Case Workflow）

在案例工作流中，對于數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的方向是不明確的。只有收集到大量的數(shù)據(jù)時(shí)，數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的方向才會(huì)比較明顯。比如保險(xiǎn)索賠，一開始并不知道如何處理，只有經(jīng)過一番調(diào)查，才會(huì)明確。

大多數(shù)工作流管理軟件只針對流程工作流(可預(yù)測的和重復(fù)的)。但是，案例工作流和項(xiàng)目工作流也很重要，辦公室里的大部分工作都屬于這兩類。輕流可以滿足您對任意一種工作流的需求。

以人為中心VS以系統(tǒng)為中心的工作流

在以人為中心的工作流中，大多數(shù)任務(wù)都分配給了人。如對于公司的進(jìn)銷存管理，公司的管理人員需要審批數(shù)據(jù)、創(chuàng)建新內(nèi)容以及反復(fù)檢查數(shù)據(jù)。

在以系統(tǒng)為中心的工作流中，大多數(shù)任務(wù)是由機(jī)器完成的，幾乎不需要人工參與。如創(chuàng)建一個(gè)財(cái)務(wù)報(bào)告，可以在每個(gè)月的同一時(shí)間觸發(fā)一個(gè)工作流，從不同的應(yīng)用中獲取特定的數(shù)據(jù)，并將其合并為一個(gè)報(bào)告。一個(gè)系統(tǒng)可以輕松執(zhí)行所有任務(wù)。

自動(dòng)化工作流VS手動(dòng)化工作流

在手動(dòng)化工作流中，一個(gè)人必須時(shí)刻跟進(jìn)申請，并手動(dòng)發(fā)送到每個(gè)申請人處。例如，當(dāng)員工填寫報(bào)銷單時(shí)，她必須通過電子郵件將其發(fā)送給經(jīng)理以獲得批準(zhǔn)。經(jīng)理批準(zhǔn)后，她必須通過電子郵件發(fā)送到財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門收到后，需要付款并電子郵件告知員工付款已經(jīng)完成。

在自動(dòng)化工作流中，當(dāng)人工完成某項(xiàng)任務(wù)時(shí)，她不負(fù)責(zé)將數(shù)據(jù)傳遞給下一個(gè)人。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)管理任務(wù)流，包括通知、截止日期和提醒，最后會(huì)自動(dòng)發(fā)送到財(cái)務(wù)部門進(jìn)行處理。

還可以設(shè)置金額限度，如果金額小于一定數(shù)目，可以觸發(fā)一個(gè)功能來直接支付并自動(dòng)給員工發(fā)電子郵件。

在手動(dòng)化工作流中，必須手動(dòng)更新電子表格，也需要發(fā)送大量消息和電子郵件來了解項(xiàng)目所處的狀態(tài)。而在自動(dòng)化工作流中，追蹤項(xiàng)目可以直接在系統(tǒng)中直接看到。因此自動(dòng)化工作流可以為員工節(jié)省大量的手動(dòng)操作時(shí)間和操作錯(cuò)誤，顯著提高工作效率。

重視工作流管理的公司都會(huì)使用工作流管理軟件。使用輕流進(jìn)行工作流管理，您需要按照需求創(chuàng)建一個(gè)內(nèi)容豐富的表單，并搭建一個(gè)清晰的流程。然后，申請人填寫初始表單，軟件自動(dòng)將流轉(zhuǎn)處理申請的數(shù)據(jù)，直到完成為止。最后，會(huì)有可視化報(bào)表顯示數(shù)據(jù)的情況。

工作流自動(dòng)化的好處

1.消除冗余的任務(wù)提高效率

通過輕流進(jìn)行信息收集，可以舍棄使用Excel進(jìn)行填寫，并可以自動(dòng)整理數(shù)據(jù)。通過輕流進(jìn)行數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)，可以舍棄使用電子郵件進(jìn)行交流。最后，通過輕流進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，可以舍棄手動(dòng)創(chuàng)建數(shù)據(jù)報(bào)表。三個(gè)環(huán)節(jié)都可以消除冗余的任務(wù)，并提高效率。

2.更高的可視化程度

輕流強(qiáng)大的報(bào)表功能可以讓你快速分析數(shù)據(jù)情況，清晰的跟進(jìn)項(xiàng)目的實(shí)施情況。

3.明確各節(jié)點(diǎn)負(fù)責(zé)人的責(zé)任

無論采用哪種工作流類型，都可以將工作分配到每個(gè)節(jié)點(diǎn)負(fù)責(zé)人手里，而且每一步操作內(nèi)容都可以通過流程日志進(jìn)行查看，方便后期責(zé)任的確認(rèn)和追蹤。

目前，輕流已經(jīng)與超過100000家海內(nèi)外企業(yè)、政府和學(xué)校達(dá)成了戰(zhàn)略合作，對流程管理有了更加深入的研究。如果你正在尋求工作流管理工具，歡迎一起交流探索！