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公司合同管理制度

第一章總則

第一條為了促進公司對外經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動開展，規(guī)范公司的經(jīng)營行為，減少和避免合同糾紛，防范風(fēng)險，根據(jù)《中華人民共和國合同法》及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定結(jié)合公司實際，制定本管理制度。

第二條公司各部門及下屬分公司、子公司與公司外各類法人、自然人、其它組織進行各類經(jīng)濟活動和非經(jīng)濟活動所簽訂的各類合同、協(xié)議、采購單等均遵守本制度。

公司內(nèi)部簽訂的各種協(xié)議及勞動合同的簽訂和管理，不適用本制度。

第三條合同管理是指合同從準備、談判、簽署、生效、履行、變更、解除直到解決糾紛、救濟權(quán)利的整個過程中所進行的一系列民商事法律行為，包括：合同管理的部門及其職責(zé)、合同的簽署、合同的審查、合同的履行、違約情況的處理、合同檔案的管理。

第四條合同管理實施“依法管理、全程管理、專人管理”的原則。

第二章合同管理機構(gòu)及職責(zé)

第五條 行政部為本公司合同管理的主管部門，其主要職責(zé)是：

1、負責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)公司管理合同的制定，對合同進行審核，避免出現(xiàn)法律漏洞；

2、協(xié)助公司顧問律師對合同進行可行性、風(fēng)險性分析，并提出書面報告；

3、對公司各類合同的簽訂及履行情況進行監(jiān)督、檢查；

4、對合同履行中出現(xiàn)的糾紛提出處理意見，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報；

5、負責(zé)對公司簽訂的各類合同及其糾紛處理資料的匯總歸檔保管，調(diào)閱登記等日常合同檔案管理工作；

第六條 合同承辦部門的職責(zé)

1、根據(jù)授權(quán)依法組織合同的簽訂、變更、解除等事宜；

2、負責(zé)初審合同承辦人草擬的合同可行性報告，并提出審查意見交行政部備案，供公司領(lǐng)導(dǎo)參考；

3、依法履行合同，及時以書面形式向公司通報合同履行中發(fā)生的重大問題及其解決方案；

4、在顧問律師的指導(dǎo)下及時收集整理出現(xiàn)問題合同所涉及的證據(jù)材料，并提交行政部備案；

5、負責(zé)本部門合同文本管理及歸檔移交工作。

第七條、合同承辦人員的職責(zé)

1、草擬合同，并向合同承辦部門提供合同草稿、可行性論證及對方經(jīng)營范圍、資信情況及履約能力的調(diào)查材料，并對其真實性和合法性負責(zé)；

2、認真履行生效合同，隨時檢查合同履行情況；

3、及時向合同承辦部門匯報合同履行中出現(xiàn)的問題。

4、負責(zé)收集對方的主體資料，企業(yè)組織為營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、一般納稅人認證等資料，自然人為身份證。

第八條財務(wù)部門在合同管理中的職責(zé)

1、對確屬我公司簽訂并合法生效的合同，財務(wù)部門應(yīng)及時結(jié)算、報銷付款。

2、對不按規(guī)定使用合同專用章或以部門名義對外簽訂的合同，財務(wù)部門可暫不予結(jié)算并及時通知相關(guān)部門對合同的合法有效性進行審查。

3、我方先履行付款義務(wù)，有預(yù)付款或分批付款的合同，未見我方負責(zé)人簽字、蓋章的書面合同原件及合同管理部門的審查意見，財務(wù)部門不予付款。

4、對方需先履行義務(wù)，我方主要是付款義務(wù)的合同沒有充分證據(jù)表明對方已完全履行合同義務(wù)的，財務(wù)部門不予付款。

第三章合同的委托代理

第九條下列人員有權(quán)代表公司簽訂合同：

1、公司法定代表人；

2、公司法定代表人書面授權(quán)委托的人。

第十條 各授權(quán)委托人的具體權(quán)限由法定代表人在簽發(fā)《法人委托書》中注明。

授權(quán)委托人必須嚴格按照授權(quán)范圍行使簽約權(quán)，禁止超越代理權(quán)限對外簽約。

第十一條授權(quán)委托人的主要職責(zé)

1、在授權(quán)范圍內(nèi)負責(zé)談判、簽訂合同，既不能違章越權(quán)，也不能消極推諉；

2、對所簽訂合同的合法性、完整性和可行性負責(zé)；

3、所簽合同應(yīng)及時上報；

4、認真履行已生效的合同，發(fā)現(xiàn)問題的及時上報并提出處理意見；

5、保管好本人所簽訂合同的一切資料，并及時上交歸檔。

第十二條授權(quán)委托書不得轉(zhuǎn)借他人或涂改，凡調(diào)離本單位或改做其它工作失去代理條件的，應(yīng)主動向合同主管部門繳銷授權(quán)委托書；不繳銷證書者，人事部門不得辦理調(diào)動手續(xù)。

第四章合同的簽署

第十三條公司對外發(fā)生經(jīng)濟往來，除標的額較小或能即時清結(jié)的外，均須簽訂書面合同；雖能即時清結(jié)但屬批量、交易額較大，或當(dāng)時難以監(jiān)測產(chǎn)品內(nèi)在質(zhì)量和技術(shù)性能及容易引起糾紛的交易，也應(yīng)簽訂書面合同。

第十四條凡有國家或行業(yè)示范文本的，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先使用，但在選用時，對涉及權(quán)利義務(wù)關(guān)系的條款經(jīng)辦人和行政部要重點審查，必要時可以進行修改。無示范文本的合同采用辦公室提示的示范文本。

第十五條簽訂合同應(yīng)當(dāng)使用主管部門監(jiān)制的合同統(tǒng)一文本或參照規(guī)范文本，具體份數(shù)按實際情況確定，但我方至少留存三份，合同主管部門一份、財務(wù)一份、承辦部門一份。

第十六條合同承辦人應(yīng)當(dāng)參加合同談判，并做好文字記錄。文字記錄應(yīng)當(dāng)同合同文本一起上交辦公室歸檔備案。

第十七條當(dāng)事人協(xié)商一致的修改、補充合同的文書、電報、傳真、圖表、會議紀要、備忘錄等都是合同的組成部分，應(yīng)隨合同文本一起叫辦公室歸檔備案。

第十八條 公司簽訂的所有合同，原則上均采用書面原件形式，采用信件和數(shù)據(jù)電文（包括電報、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）等形式簽訂的合同，均應(yīng)當(dāng)采用合同書形式予以確認。

對于采用傳真方式簽訂合同而且無法用書面合同書形式確認的，應(yīng)在內(nèi)容中特別注明“傳真件有效”的條款。

對于電子數(shù)據(jù)或電子郵件形式簽訂合同而無法用書面合同書形式確認的，應(yīng)在條款中作出特別的約定，表明雙方數(shù)據(jù)交換的內(nèi)容是真實的、不可事后改動的意思表示，必要時，提請公證機關(guān)予以證據(jù)保全。

第十九條 合同有效期限原則上不超過一年。特殊情況下，如需簽訂有效期限超過一年的長期合同，需按本制度要求完成相關(guān)審批手續(xù)。

對于事實上不能在一個年度內(nèi)完成或簽訂超過一個年度對公司發(fā)展更為有利的合同，在簽訂合同之前，應(yīng)予以充分說明，取得審批意見后，方能簽訂超過一年的合同。

第五章合同的審查與審批

第二十條合同審查應(yīng)當(dāng)在合同正式簽訂前進行。合同審查包括專業(yè)部門審查、財務(wù)審查和法律審查，由不同部門分別進行。

第二十一條公司合同審批的常規(guī)流程：

1、合同承辦人應(yīng)填寫“合同審批表”并連同合同草案上報合同承辦部門負責(zé)人；

2、合同承辦部門負責(zé)人負責(zé)對合同的業(yè)務(wù)內(nèi)容進行審查，并簽署意見；

3、財務(wù)部門負責(zé)對合同的財務(wù)條款進行審查，并簽署意見；

4、公司顧問律師對重大合同的法律條款進行審查，并簽署意見；

5、如該合同牽涉其他業(yè)務(wù)部門，由行政部門送該業(yè)務(wù)部門負責(zé)人進行審查，并簽署意見；

6、由行政部將以上意見匯總后報分管副總進行審查，決定批準與否。

第二十二條、專業(yè)部門對合同審核的內(nèi)容主要包括：

1、合同的技術(shù)性（技術(shù)可行性分析、技術(shù)措施是否合理、技術(shù)難題和風(fēng)險）

2、合同的安全性（對公司的商業(yè)秘密和知識產(chǎn)權(quán)是否采取保密措施、不得損害公司的商業(yè)信譽和其它利益）

3、業(yè)務(wù)部門認為必須審核的其它內(nèi)容。

第二十三條、財務(wù)審查內(nèi)容包括

1、資金、資產(chǎn)的合法性（資金來源合法，資產(chǎn)的所有權(quán)明確、資金使用和資產(chǎn)動用的審批手續(xù)齊備、.資金、資產(chǎn)的用途及使用方式合法）

2、價款、酬金和支付方式合法（價款、酬金的數(shù)額符合市場價格、價款、酬金的支付方式符合財務(wù)紀律、與資金、資產(chǎn)有關(guān)的其它事項）

3、財務(wù)風(fēng)險控制（合同的簽訂與履行在融資方面的要求應(yīng)符合公司資產(chǎn)負債率指標要求。該指標是經(jīng)國家電力公司批準的考核指標或者公司制定的預(yù)算指標、合同的簽訂與履行在融資方面的要求應(yīng)符合公司發(fā)展戰(zhàn)略中企業(yè)信用等級要求。合同貨款結(jié)算方式的合理選用）

4、保函內(nèi)容的合理性及風(fēng)險性；

5、索賠條款的合理性；

6、資金財務(wù)部認為需要審核的其它內(nèi)容。

第二十四條法律審查應(yīng)當(dāng)由行政部將合同文本及其相關(guān)材料交由公司顧問律師進行審查。

第二十五條公司法定代表人根據(jù)各審核部門的審核意見決定是否簽約。決定簽約時，應(yīng)當(dāng)在合同文本上簽字，并加蓋公司法人印章。

第七章合同的履行

第二十六條合同依法生效后，既具有法律約束力。一切與合同有關(guān)的部門和人員，應(yīng)嚴格履行合同規(guī)定的義務(wù)。

第二十七條合同執(zhí)行部門應(yīng)負責(zé)記錄和監(jiān)督對方的履約情況，保存好相關(guān)單據(jù)、信函、會議紀要、鑒定報告、檢測結(jié)果等資料。對于出現(xiàn)問題的產(chǎn)品還要進行保存、拍照。

第二十八條合同執(zhí)行部門還應(yīng)按月填寫“對方合同執(zhí)行情況監(jiān)控說明”，其中必須列明和驗證對方各項履約行為和承諾（如質(zhì)量、進度等），并將該說明報辦公室備案。

第二十九條合同履行過程中發(fā)現(xiàn)對方履約能力及資信程度下降應(yīng)及時通知辦公室并向分管副總和匯報，及時向?qū)Ψ匠鼍卟话部罐q書，維護公司合法權(quán)益。

第三十條 在合同履行過程中如遇法律規(guī)定或合同約定的變更解除事由，可以變更或解除合同。

變更、解除合同的審批權(quán)限和程序與原合同訂立的審批權(quán)限和程序相同。

第八章 違約及糾紛處理

第三十一條、發(fā)生合同糾紛后，承辦部門應(yīng)首先及時與對方協(xié)商解決。協(xié)商不成時，應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)以書面形式上報主管領(lǐng)導(dǎo)和合同主管部門。

第三十二條對于需要應(yīng)訴或起訴的案件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，由行政部協(xié)助公司顧問律師進行證據(jù)收集、談判、參加調(diào)解和出庭。

第九章 合同的登記、備案與歸檔

第三十三條合同文本必須至少一式三份，其中一份交給對方，其余原件必須在合同簽訂之后三個工作日內(nèi)報送行政部和財務(wù)部。合同簽訂部門、合同履行部門因工作需要使用原件時，向辦公室辦理暫借手續(xù)。

第三十四條 合同的檔案管理是合同管理的基礎(chǔ)工作，辦公室應(yīng)根據(jù)實際情況建立合同臺帳、報表，并按時填報。

第三十五條辦公室應(yīng)對公司內(nèi)所有合同文本以及與合同相關(guān)的往返法律文件進行匯總，并編號登記，制作月度合同簽訂情況一覽表，反映公司合同的簽訂以及由合同引起的訴訟情況。

第三十六條合同簽訂部門的負責(zé)人對已生效的合同應(yīng)當(dāng)編號登記，分類歸檔，并建立合同臺帳。合同的統(tǒng)計報表實行季報制，各部門于每季度第一個月前三個工作日內(nèi)填報上季度報表報送辦公室。辦公室應(yīng)于每季度的前十個工作日內(nèi)匯總，并報公司主管領(lǐng)導(dǎo)。

第三十七條合同簽訂后三個工作日內(nèi)，合同承辦部門應(yīng)將合同檔案原件整理裝訂送交辦公室存檔。合同檔案的范圍包括：信譽調(diào)查報告、意向接觸報告、合同文本草稿、合同簽訂審批表及審批修改意見、授權(quán)委托書、對方資質(zhì)證明文件、各種審批管理表格、合同談判記錄、合同正本及附件、合同簽訂、變更、解除過程中的信函、電報、電話記錄、傳真資料、票據(jù)憑證以及其他有關(guān)資料、文件（合同簽訂后取得的資料，應(yīng)在取得資料后三個工作日內(nèi)歸檔）。

第三十八條合同履行完畢后，合同承辦部門的應(yīng)于五個工作日內(nèi)將合同文本以及合同執(zhí)行期間所有的往來信件、變更協(xié)議、收（付）款記錄、請示報告等有關(guān)資料交辦公室歸檔。

第十章附則

第三十九條 本制度有關(guān)條款若與國家法律、法規(guī)、公司章程相抵觸的，以相關(guān)法律、法規(guī)和公司章程的規(guī)定為準，本制度未盡事宜，按照國家有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)范性文件和公司章程的規(guī)定執(zhí)行。

第四十條 本制度由公司董事會制訂并修改，董事會授權(quán)行政部負責(zé)解釋。