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合同管理，組織合同會簽，管理合同臺賬等是一些公司規(guī)定經(jīng)營管理部門需要做的工作，本文重點從經(jīng)營管理層面就如何做好企業(yè)合同管理進行分享。

合同管理，包含合同文本擬定、合同審核、合同會簽、合同修改、合同用印、合同臺賬、合同原件與復(fù)印件管理、合同變更與提前解除及已簽訂合同作廢等內(nèi)容，要做好公司的合同管理，絕非易事。

首先我們從合同文本（初稿）擬定開始，對于合同文本，管理做到細致的公司會將合同文本分為“范本合同”與“非范本合同”：

范本合同：合同內(nèi)容經(jīng)公司法務(wù)部門會同相關(guān)部門（如經(jīng)管、財務(wù)、審計等）聯(lián)合修改，取得一致意見并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定發(fā)布實施的相對固定的合同，合同框架、主要條款等內(nèi)容相對固化，不隨意做修改與調(diào)整，但需要年度審核一次，如公司的招商合同、客戶合作合同、工程建設(shè)合同等。

非范本合同：除范本合同之外的其他合同，非范本合同的框架、合同條款內(nèi)容等不是按照有利于自己公司規(guī)定來擬定，如遇到較強勢的合作方，對方指定要采用他們自己的合同。

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合同會簽前的準(zhǔn)備：我們首先要明確主導(dǎo)合同會簽的部門（經(jīng)管部、法務(wù)部還是合同主辦部門），其次合同會簽的形式（線上會簽還是線下紙質(zhì)會簽），最后明確在合同會簽前，需要確認并取得合同對方主體資格與特殊經(jīng)營資質(zhì)的有效復(fù)印件，如果合同是對方法定代表人授權(quán)委托人簽訂的，還需要取得合作方法定代表人的授權(quán)證明及身份證復(fù)印件。

審查合同合作方的主體資格與特殊經(jīng)營資質(zhì)，對于首次合作的客戶，尤其是合同標(biāo)的金額大、需要對方有特殊經(jīng)營資質(zhì)的，為規(guī)避合同違約風(fēng)險，需要重點審查。其中，合同對方主體資格及特殊經(jīng)營資質(zhì)，可以讓對方直接提供，也可以通過網(wǎng)上查詢，如天眼查、國家工商信息網(wǎng)站等，查詢對方企業(yè)經(jīng)營資質(zhì)、企業(yè)訴訟情況等。

如果合同對方是經(jīng)常合作的，鑒于平常對方良好的合作信譽，則不需要每次簽訂合同都要審查對方的主體資格與特殊經(jīng)營資質(zhì)。

合同審核及合同框架內(nèi)容的確認：可重點從合同名稱、合同標(biāo)的、合同數(shù)量與質(zhì)量、合同價款與酬金、付款方式、履行期限、違約責(zé)任及合同出現(xiàn)爭議的解決等，其中，當(dāng)合同出現(xiàn)爭議時，需要司法解決，為最大化保障公司權(quán)益，訴訟地點最好填寫自己公司所在地的法院。

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合同會簽流程：由法務(wù)部牽頭公司相關(guān)職能部門，按照合同性質(zhì)、合同標(biāo)的金額等，梳理公司范本合同與非范本合同會簽流程，即不同合同需要哪些職能部門會簽，需要哪些領(lǐng)導(dǎo)會簽，合同最終批準(zhǔn)權(quán)限到誰等，合同會簽無論走線上或線下（紙質(zhì)）都需要明確及梳理合同的審批權(quán)限。

如果公司聘請有外部法律顧問的，為規(guī)避合同簽訂風(fēng)險，對外簽訂的所有合同都可以提交法律顧問審核。

合同修改與定稿：合同經(jīng)手或主辦部門根據(jù)反饋的會簽意見，組織合同修改并提交合同管理部門用印。

合同簽訂：在合同上有權(quán)利簽字的人，一是公司法定代表人，二是由法定代表人授權(quán)的委托人，對于正式簽訂的合同文本內(nèi)容不能“留白”（合同內(nèi)容留下空白），每份合同必須要有簽署日期。

合同的用印與傳遞：公司一般會將不同的印章放置不同的部門保管以規(guī)避風(fēng)險，用印審核部門需要對合同的編號、內(nèi)容、簽字、合同會簽意見、法律顧問意見的修改情況進行審核，若審核無誤，加蓋印章。

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對于用印后的合同，合同管理部門需要留存復(fù)印件及電子檔，合同原件根據(jù)公司規(guī)定進行存留。同時，對于合同原件的傳遞，主辦部門必須做好原件傳遞的簽收與登記。

合同臺賬管理：這是合同管理的重要環(huán)節(jié)，做好合同臺賬管理，便于合同查詢與追溯，合同臺賬可分為會簽合同臺賬、用印合同臺賬、變更合同臺賬及作廢合同臺賬等，明確合同臺賬序號、合同編號、名稱、標(biāo)的、履行期限、合作方、會簽時間、是否完成會簽、用印日期、變更日期、作廢日期及經(jīng)辦人簽字等要素。

合同內(nèi)容變更與提前解除：合同管理部門對于這類情形，需要做到對于合同變更的內(nèi)容要簽署書面的補充協(xié)議，說明合同變更原因、變更前后內(nèi)容（如數(shù)量、金額、付款方式等），報送合同主管部門確認后，走公司規(guī)定的用印流程。對于變更與提前解除的合同，合同管理部門做好臺賬登記及變更后合同的及時傳遞，與原合同一并保管留存。

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合同作廢管理：重點做好以下幾點：首先與合同對方確認并簽訂書面的作廢協(xié)議或說明；其次對于不能簽訂書面作廢協(xié)議或說明的，合同經(jīng)辦部門需要提供作廢說明并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)確認；再次對作廢合同的所有原件，需要交公司合同管理部門加蓋作廢章及做好合同作廢登記；最后對于作廢合同原件要保留痕跡管理，嚴禁損毀已作廢的合同原件。

同時，對于已作廢的原合同原件，其他部門已經(jīng)簽收的，合同管理部門需要回收并統(tǒng)一保存，做好作廢合同臺賬登記與管理。

以上即是筆者從企業(yè)經(jīng)營管理角度分享的如何做好公司合同管理工作，希望對大家有所啟示與幫助。

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