一、合同管理計(jì)劃

合同管理用于保證自方的履約行為能夠滿足合同的要求。做好合同管理計(jì)劃是合同履行的基本保證。如果合同管理中沒(méi)有制定一份好的合同計(jì)劃，合同在簽訂或履行過(guò)程中如果發(fā)生變更或其它情況，易背離最初簽訂合同的目的。有了合同計(jì)劃，除在項(xiàng)目談判過(guò)程中易圍繞合同計(jì)劃開展主題，也容易讓項(xiàng)目其它參與具體工作的人員了解合同履行的過(guò)程和目的，更好地完成工作。

合同管理計(jì)劃包括準(zhǔn)備需要讓潛在合同的對(duì)方響應(yīng)和決定合同授予的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)的文檔。合同管理部門協(xié)助項(xiàng)目部門經(jīng)理編制、完善公司月度、年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)制度和部門內(nèi)部各種工作規(guī)程等；負(fù)責(zé)起草年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃的文件的工作；負(fù)責(zé)監(jiān)督年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃的落實(shí)進(jìn)度、執(zhí)行成果；具體負(fù)責(zé)組織月度的計(jì)劃總結(jié)和溝通協(xié)調(diào)會(huì)，并準(zhǔn)備相關(guān)材料。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)通常使用標(biāo)準(zhǔn)表格和專家評(píng)判作為工具來(lái)幫助他們創(chuàng)建相關(guān)合同計(jì)劃文檔和評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。

舉例：拿采購(gòu)工作來(lái)說(shuō)，采購(gòu)項(xiàng)目確定后，制定一份合同計(jì)劃，合同計(jì)劃中包括采購(gòu)管理計(jì)劃、合同工作說(shuō)明書、自制或外購(gòu)決策和項(xiàng)目管理計(jì)劃都是這個(gè)過(guò)程的重要輸入。采購(gòu)計(jì)劃中的文檔通常包括建議書邀請(qǐng)函RFP（Request For Proposal的縮寫）和報(bào)價(jià)邀請(qǐng)函RFQ（Request For Quote的縮寫）。

建議書邀請(qǐng)函RFP是從可能的供應(yīng)商那里征求方案的文件，是由賣方準(zhǔn)備的、可以滿足買方需要的不同方案的文檔。例如，一個(gè)組織想要把它的工作自動(dòng)化或者為一個(gè)業(yè)務(wù)難題找到一個(gè)解決方案，它可以在建議書邀請(qǐng)函中寫明，然后賣方能夠通過(guò)建議書來(lái)反饋。供應(yīng)商會(huì)建議各種各樣的硬件、協(xié)同軟件和網(wǎng)絡(luò)解決方案來(lái)滿足這個(gè)組織的需求。選擇誰(shuí)勝出，賣方常常取決于多個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，不單單是最低的價(jià)錢。

報(bào)價(jià)邀請(qǐng)函RFQ是用來(lái)從預(yù)期供應(yīng)商那里征求報(bào)價(jià)或者投標(biāo)的文件。投標(biāo)也稱為標(biāo)書或報(bào)價(jià)，是賣方準(zhǔn)備的文件，針對(duì)買方所清晰界定的各項(xiàng)條款所提供的價(jià)格文檔。組織經(jīng)常對(duì)涉及特定項(xiàng)目的請(qǐng)求使用RFQ。例如，如果一個(gè)公司想購(gòu)買有特定功能的100臺(tái)個(gè)人電腦，它可能向潛在賣方發(fā)送RFQ。一般情況下，準(zhǔn)備RFQ沒(méi)有像準(zhǔn)備RFP要那樣長(zhǎng)的時(shí)間，做出回應(yīng)也一樣。選擇常常是基于最低報(bào)價(jià)。

寫一份好的建議書邀請(qǐng)函RFP是項(xiàng)目采購(gòu)管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。許多人從來(lái)沒(méi)有寫過(guò)或者響應(yīng)過(guò)RFP。為了產(chǎn)生一份好的RFP，專家的意見是很寶貴的。在不同的公司中有很多可用的RFP的例子，或者是從潛在的承包方或者是從政府組織那里。在發(fā)出RFP和審核建議書的時(shí)候經(jīng)常涉及法律方面的需求，特別是政府項(xiàng)目。重要的是要咨詢熟悉特定組織的合同計(jì)劃過(guò)程的專家。為了保證RFP有足夠的信息來(lái)作為好的建議書的基礎(chǔ)，買方組織應(yīng)當(dāng)努力讓自己站在賣方的立場(chǎng)上，基于RFP中的信息開發(fā)出好的建議書RFP。用于RFQ和RFP的其他術(shù)語(yǔ)包括投標(biāo)邀請(qǐng)函、磋商邀請(qǐng)函和初步承包方響應(yīng)（無(wú)論叫做什么，所有的采購(gòu)文檔在寫的時(shí)候，都應(yīng)該有利于從預(yù)期的賣方那里得到確切和完整的響應(yīng)）。還應(yīng)該包括組織和項(xiàng)目的背景信息、相關(guān)的工作描述、進(jìn)度、需要的響應(yīng)形式的描述、評(píng)價(jià)準(zhǔn)則、報(bào)價(jià)單和任何需要的合同條款。它們應(yīng)當(dāng)足夠嚴(yán)格，以保證一致的、可比較的響應(yīng)，但是又要足夠靈活，從而使得賣方能夠建議更好的方式來(lái)滿足需求。

企業(yè)最好是在發(fā)出正式的RFP或者RFQ之前，準(zhǔn)備一些評(píng)價(jià)準(zhǔn)則，這對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)非常重要。企業(yè)使用這些準(zhǔn)則來(lái)給建議書分級(jí)或者打分，通常給每個(gè)標(biāo)準(zhǔn)賦以權(quán)重以表明其重要性。常用的評(píng)價(jià)準(zhǔn)則包括技術(shù)方法（30％的權(quán)重）、管理方法（30％的權(quán)重）、過(guò)去的業(yè)績(jī)（20％的權(quán)重）和報(bào)價(jià)（20％的權(quán)重）。評(píng)價(jià)準(zhǔn)則應(yīng)該是明確而客觀的。例如，如果買方要求供應(yīng)商的項(xiàng)目經(jīng)理必須是一個(gè)經(jīng)認(rèn)證的項(xiàng)目管理專家，那么采購(gòu)文檔就應(yīng)該清楚地列出這個(gè)需求，并且在合同簽訂的過(guò)程中加以遵循。如果買方不遵循公平和一致的評(píng)價(jià)過(guò)程，那么失敗的投標(biāo)者可以訴諸法律。

二、合同質(zhì)量計(jì)劃

（一）質(zhì)量計(jì)劃的概念

質(zhì)量計(jì)劃是指：針對(duì)特定的產(chǎn)品、項(xiàng)目或合同規(guī)定專門的質(zhì)量措施、資源和活動(dòng)順序的文件。質(zhì)量計(jì)劃提供了一種途徑，將某一產(chǎn)品、項(xiàng)目或合同的特定要求與現(xiàn)行的通用質(zhì)量體系程序聯(lián)系起來(lái)。雖然要增加一些書面程序，但質(zhì)量計(jì)劃無(wú)需開發(fā)超出現(xiàn)行規(guī)定的一套綜合程序或合同中對(duì)質(zhì)量的要求標(biāo)準(zhǔn)。一份質(zhì)量計(jì)劃可以用于監(jiān)測(cè)和評(píng)估貫徹合同中對(duì)質(zhì)量要求的情況。

質(zhì)量計(jì)劃是一種工具，用于組織內(nèi)部時(shí)，應(yīng)確保特定產(chǎn)品、項(xiàng)目或合同的要求被恰當(dāng)?shù)丶{入質(zhì)量計(jì)劃；在合同情況下，質(zhì)量計(jì)劃能向其顧客證實(shí)具體合同的特定要求已被充分闡述。具有合同質(zhì)量計(jì)劃很多時(shí)候可以在特定產(chǎn)品、項(xiàng)目或合同上代替或減少其他質(zhì)量體系文件的運(yùn)用，簡(jiǎn)化現(xiàn)場(chǎng)管理。也可以在具備合同的情況下，在合同簽訂前編制質(zhì)量計(jì)劃，并作為質(zhì)量文件的一部分參加投標(biāo)。特別是當(dāng)現(xiàn)行產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)發(fā)生顯著變化時(shí)，應(yīng)考慮編制新的質(zhì)量計(jì)劃。

編制一份合同質(zhì)量計(jì)劃，應(yīng)以下幾點(diǎn)為基本要求：

1、是以特定產(chǎn)品、項(xiàng)目或合同為對(duì)象，將質(zhì)量保證標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量手冊(cè)和程序文件的通用要求與特定產(chǎn)品、項(xiàng)目或合同聯(lián)系起來(lái)的文件。僅需涉及與特定產(chǎn)品、項(xiàng)目等有關(guān)的那些活動(dòng)，對(duì)一般要求可直接采用或引用現(xiàn)行的質(zhì)量文件。應(yīng)保持與現(xiàn)行質(zhì)量文件要求的一致性。

2、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單、品種單一或形成系列，一個(gè)質(zhì)量計(jì)劃可包容時(shí)，可不必針對(duì)每個(gè)產(chǎn)品都制定質(zhì)量計(jì)劃。

3、質(zhì)量計(jì)劃可高于但不能低于通用質(zhì)量體系文件的要求。應(yīng)明確質(zhì)量計(jì)劃所涉及的質(zhì)量活動(dòng)，并對(duì)其責(zé)任和權(quán)限進(jìn)行分配；質(zhì)量計(jì)劃應(yīng)由技術(shù)負(fù)責(zé)人主持，相關(guān)部門及人員參加制訂。考慮相互間的協(xié)調(diào)性和可操作性。

（二）質(zhì)量計(jì)劃的內(nèi)容

編制一份質(zhì)量計(jì)劃，基本包括以下內(nèi)容：

（1）明確其范圍和目的（所適用的產(chǎn)品、項(xiàng)目；特殊要求及有效期）及需達(dá)到的質(zhì)量目標(biāo)；

（2）組織實(shí)際運(yùn)作的各過(guò)程的步驟（企業(yè)在擬制質(zhì)量計(jì)劃時(shí)，可用流程圖或類似圖表展示過(guò)程要求）；

（3）在項(xiàng)目的不同階段，相關(guān)職責(zé)、權(quán)限和資源的具體分配；

（4）采用的具體的文件化程序和指導(dǎo)書；

（5）適宜階段適用的檢驗(yàn)、試驗(yàn)、檢查和審核大綱；

（6）隨項(xiàng)目的進(jìn)展進(jìn)行更改和完善質(zhì)量計(jì)劃的文件化程序；

（7）達(dá)到質(zhì)量目標(biāo)的度量方法及所采取的措施。

1．合同質(zhì)量問(wèn)題。

合同質(zhì)量是合同履行的重要內(nèi)容。合同當(dāng)事人因合同質(zhì)量尤其是在工程承包協(xié)議因質(zhì)量問(wèn)題爭(zhēng)議較多。以工程質(zhì)量為例，可以從以下幾點(diǎn)嚴(yán)格把控合同質(zhì)量問(wèn)題：

（1）合同質(zhì)量保證期計(jì)算時(shí)間：合同質(zhì)量保證期是從工程竣工驗(yàn)收合格之日起，分別計(jì)算工程的質(zhì)量保證期；質(zhì)量保證期可以按國(guó)家有關(guān)規(guī)定確定，或由雙方當(dāng)事人協(xié)商確定。

（2）合同質(zhì)量保修：在合同保修期內(nèi)因工程質(zhì)量造成第三方損失，應(yīng)由發(fā)包人負(fù)責(zé)賠償，并向責(zé)任方追償；在保修期內(nèi)，不屬于保修責(zé)任范圍，承包人不負(fù)責(zé)保修；項(xiàng)目超過(guò)合理使用年限，承包人不負(fù)責(zé)保修；因保修不及時(shí)造成損失應(yīng)由責(zé)任方負(fù)責(zé)；承包人不履行保修義務(wù)的，發(fā)包人可以向法院起訴，建議行政主管部門責(zé)成承包人改正，并處以罰款，發(fā)包人可另請(qǐng)單位保修，其保修費(fèi)用由承包人負(fù)責(zé)。工程驗(yàn)收必須堅(jiān)持質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，并經(jīng)工程師確認(rèn)質(zhì)量合格，否則承包人應(yīng)進(jìn)行返工，直到檢查合格為止。

（3）合同驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：工程質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)在專用條款中加以說(shuō)明，如采用的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、合同對(duì)質(zhì)量的要求等。當(dāng)事人如對(duì)工程質(zhì)量產(chǎn)生爭(zhēng)議，應(yīng)按合同專用條款規(guī)定約定的工程質(zhì)量監(jiān)督部門檢查驗(yàn)收。工程質(zhì)量不合格，責(zé)任應(yīng)由責(zé)任方負(fù)。若是雙方的原因，應(yīng)由雙方按責(zé)任的大小，分別承擔(dān)。

施工過(guò)程中的質(zhì)量驗(yàn)收：工程師對(duì)每道工序成果都必須檢查驗(yàn)收，合格后才允許下道工序施工；承包人在施工過(guò)程中必須實(shí)行“三檢制度”（即操作人員自檢、互檢和專檢）；工程師在施工過(guò)程中應(yīng)進(jìn)行巡視檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題立即糾正；加強(qiáng)隱藏工程質(zhì)量檢查驗(yàn)收簽證制度，不合格工程不予驗(yàn)收；對(duì)重新檢查驗(yàn)收的工程，檢查合格由發(fā)包人承擔(dān)檢查驗(yàn)收的追加的費(fèi)用，檢查不合格則應(yīng)由承包人承擔(dān)檢查驗(yàn)收的追加費(fèi)用。對(duì)于設(shè)備安裝工程竣工后應(yīng)當(dāng)組織試車：試車范圍應(yīng)與承包人安裝范圍相同；試車分為單機(jī)無(wú)負(fù)荷試車，聯(lián)動(dòng)無(wú)負(fù)荷試車，投料試車；如因設(shè)計(jì)問(wèn)題達(dá)不到驗(yàn)收要求，發(fā)包人要求重新設(shè)計(jì)，承包人重新安裝，追加工程付款或延遲工期；由于設(shè)備制造達(dá)不到驗(yàn)收要求，應(yīng)由設(shè)備采購(gòu)方負(fù)責(zé)，如由承包人采購(gòu)，應(yīng)承擔(dān)追加費(fèi)用，否則應(yīng)由發(fā)包人負(fù)責(zé)；因承包人施工原因達(dá)不到驗(yàn)收要求，承包人應(yīng)重新安裝試車，承擔(dān)追加費(fèi)用；工程師要求延期試車，必須在開始試車前24小時(shí)向承包人發(fā)出書面通知，延期不超過(guò)48小時(shí)。

竣工驗(yàn)收：竣工驗(yàn)收必須按法律規(guī)定進(jìn)行，并應(yīng)具備竣工驗(yàn)收的條件；竣工驗(yàn)收應(yīng)按國(guó)家規(guī)定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條件組織驗(yàn)收；竣工驗(yàn)收不合格不能交付使用。

2．企業(yè)保證合同質(zhì)量措施。企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格管理合同標(biāo)的質(zhì)量。

以工程質(zhì)量為例。

施工企業(yè)應(yīng)注意的質(zhì)量管理的內(nèi)容是：

工程師應(yīng)協(xié)助和監(jiān)督施工企業(yè)建立質(zhì)量體系；

企業(yè)經(jīng)理對(duì)本企業(yè)的工程質(zhì)量負(fù)責(zé)，企業(yè)應(yīng)建立完善的質(zhì)量管理體系，企業(yè)總工程師應(yīng)協(xié)助企業(yè)經(jīng)理做好質(zhì)量管理工作；

企業(yè)還應(yīng)建立質(zhì)量保證體系，以確保產(chǎn)品質(zhì)量的市場(chǎng)信譽(yù)；

企業(yè)應(yīng)建立崗位責(zé)任制度和重要工種的持證上崗制度，以確保工程質(zhì)量負(fù)責(zé)制落實(shí)到人，加強(qiáng)項(xiàng)目質(zhì)量管理；

企業(yè)必須建立質(zhì)量檢查驗(yàn)收制度，確保質(zhì)量檢驗(yàn)人員獨(dú)立從事質(zhì)量檢驗(yàn)工作；

檢驗(yàn)的材料應(yīng)經(jīng)試驗(yàn)室簽證認(rèn)可后才允許使用。