編輯導(dǎo)語：項目經(jīng)理在日常工作中經(jīng)常會同時面對很多項目或者任務(wù)，這時候項目經(jīng)理應(yīng)該分好優(yōu)先級，進行合理的把控以及流程的跟進，需要怎么做呢？本文作者分享了關(guān)于多項目的進度管理方法，我們一起來了解一下。

多項目管理的進度管理應(yīng)該如何進行？

我認為應(yīng)該拆分開來看：一手應(yīng)對多項目管理，一手把握進度管控。

這個和一個人同時需要處理/負責多個項目線程，道理上是通用的。

今天還是一如即往的分享給大家處理事情的思維方法：

• 之前的文章里提到的OKR目標管理法；
• 做了一點延伸的多項目管理法（時間管理延展）；
• 新增的PDCA循環(huán)法則；
• 二八定律。

要做好多個項目的管理，第一步就是要理清每個項目的優(yōu)先排序以及管理策略；其次才開始對項目的整體進度進行把控。只有這樣，才能做到游刃有余。

思維和方法對了，也就成功了一半。

一、多項目管理

無論是作為項目經(jīng)理還是我們對自己的工作和生活，都要面對大大小小的任務(wù)、項目。

這意味著我們的大腦要同時開啟多個任務(wù)進程是非常影響效率的，

就好比計算機為了提高整體的處理性能，在同一時間進行“多線程”處理工作，到達一定的數(shù)量，系統(tǒng)就開始發(fā)熱卡頓了……

而我們要進行多項目管理的第一步，應(yīng)該是學(xué)會管理多個項目，不至于在項目還沒開始就宕機了。

多項目管理思維方法（時間管理的延展）

在進行多項目管理時，我們可以參考時間管理的四象限法則，也是對項目的輕重緩急進行劃分，只不過這邊老原對優(yōu)先級劃分的主要要素做了一些變更。

但本質(zhì)仍然是保持：

• 優(yōu)先順序=重要性*緊迫性，在進行項目管理安排時，應(yīng)權(quán)衡各個事情的優(yōu)先順序。
• 對工作保持前瞻性，防范于未然。如果總在忙于救火，那多個項目進行就是一直救火，永遠處于被動之中，被項目牽著走。

從實際的項目場景出發(fā)優(yōu)先級劃分要素主要是3個：

• 公司的戰(zhàn)略優(yōu)先級（戰(zhàn)略項目優(yōu)先）
• 項目投資回報比（高投資回報比項目）
• 客戶的重要程度（KA項目優(yōu)先）

二、進度管理、進度管控

對每個項目進行優(yōu)先級的劃分、整理和歸納后，我們大腦里的任務(wù)就全部轉(zhuǎn)移到工具中進行處理，這時，項目經(jīng)理才能有更多的時間去做好進度的把握以及項目進程的風(fēng)險控制等更為重要的事情。

每天忙著撲火救廠子的PM大大們，想要永葆職場青春，延年益壽，守住發(fā)際底線的秘訣之一就是：優(yōu)（心）秀（寬）！

對于PM同胞們來說，更可怕的事情莫過于項目還在，時間沒了。。

試問誰不想把項目和進度都牢牢握在手里，享受運籌帷幄的感覺，

但事實總是不盡如人意，即便聽了很多建議看了很多方法論：

進度管理要把握細節(jié)、要看好進度表、要積極溝通、要做好多好多事……可是項目到手上，還是每天在救火……

其實人與人之間，優(yōu)秀與平庸的差別，本質(zhì)是認知的差別。

很多人忙于優(yōu)化表格，忽視了管理思維的提高，只能一直都在原地踏步。

老原的文章，每一篇都會強調(diào)思維、認知方面的提升和分享，希望大家能夠一起提高認知，在自己的事業(yè)里有所突破，我始終堅信，“授人以魚不如授人以漁”。

1. 任務(wù)分配，基于OKR明確里程碑節(jié)點

一個項目能不能成功，其實在開始時就決定了，任務(wù)是否明確，日程計劃表怎么寫，還是有規(guī)矩可循的，不要不當回事，項目或者任務(wù)一接到手就開始做，邊做邊發(fā)現(xiàn)問題再補救問題，這樣害人又害己。

老原給出6個步驟，幫助大家完成：

第一步，考慮到所有的團隊成員

盡可能保證團隊成員的權(quán)益，讓成員參與到進度計劃表的討論中，以便達成共識，最大程度可以避免一人獨斷考慮不到位的情況，也方便在計劃時出現(xiàn)偏差可以及時糾偏。

第二步，對項目的范圍考慮要面面俱到

項目經(jīng)理要保證客戶與公司等各個利益相關(guān)方的需求，提前做好溝通與需求對接確認，以此來形成整個項目執(zhí)行的框架。

做好這一步的好處有兩個，一個是可以有一個大致的框架預(yù)判，另一個，則是在后期出現(xiàn)需求變更時，至少有一個依據(jù)。

第三步，創(chuàng)建好關(guān)鍵里程碑節(jié)點

項目開始進行，需要在整個項目周期中埋好幾個點，目的是用于在效果與實際的監(jiān)測。

項目經(jīng)理根據(jù)項目情況設(shè)置好階段性的工作，每個階段的工作屬于項目里的一個小項目，到了階段性的節(jié)點時，進行及時的檢查，可以查看項目是否在正常的軌道上進行。

設(shè)置里程碑主要有兩個好處，一是及時的進行進度監(jiān)控與糾偏；另一個，是每個里程碑的完成可以讓團隊的小伙伴始終保持專注，并在階段性的完成中獲得正向的反饋，可以保持積極性。

第四步，花費一些時間去做好時間評估

初步完成了日程表后，我們還需要花點時間和心思去評估一下整體的項目。方法包括但不限于查看借鑒歷史信息、搜索他人的項目經(jīng)驗等。

這樣做可以保證我們在項目開始之前，可以做一個初步的評估，做到心（心）中（里）有（安）數(shù)（慰）。

第五步，提前預(yù)見時間和項目范圍的波動

計劃永遠趕不上變化，不論事先的規(guī)劃和準備多精細，永遠比不上需求變更，進度“遲到”，突發(fā)情況一系列的沖擊。

無論你是經(jīng)驗多老道的PM大牛，還是提前做的準備工作有多么的事無巨細，前進的道路總會掀起一些波瀾，這些猝不及防的變化極有可能讓你前功盡棄。

因此，我們不能把時間安排得太滿，而是預(yù)留一些額外的時間和緩沖。

第六步，分配任務(wù)給團隊成員

任務(wù)下發(fā)，很多PM認為，就是簡單的上傳下達的分配工作，并不會占用多少時間，所以在這方面的計劃幾乎沒有。

根據(jù)我多年的經(jīng)驗，永遠別指望我們的項目成員可以擁有100%的生產(chǎn)力，可以在項目周期中每天100%的努力和堅持，你自己也做不到。

總會被會議、請假、臨時溝通、矛盾沖突等等額外的時間，不去記錄就悄悄的占用了你的計劃時間，而且累計起來，其實由此影響的進度是非常大的。

不要小瞧積累的力量哦～忽視它你一定會后悔的

著名的二八定律告訴我們，80%的工作成果是由20%的關(guān)鍵性動作完成的。

而前期的項目計劃制作就屬于這20%的范圍內(nèi)，做好這一部分，后期的推進中你一定會輕松很多！預(yù)估沒做好，無疑親手給未來的自己挖坑。

2. 借助工具可視化任務(wù)進程

我們PM人最講究的是：用數(shù)據(jù)說話，而數(shù)據(jù)可視化是一種最直觀的溝通方式。

老原給大家推薦2個工具，不求全面，只求最有用：

1）燃盡圖

相信各位兢兢業(yè)業(yè)，可敬可愛的PM們能夠深刻體會：世界上運動發(fā)展的，變化是絕對的，靜止是相對的，應(yīng)對變化，勢必不斷調(diào)整當初的“計劃”。

而這些變化無非就是：人員變化、資源供需變化、企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展、預(yù)估不夠準確而帶來的，還有就是今天重點要說的進度的變化。

但是總不能讓我們的項目在手里失控吧，在我們前人的不斷摸索和實踐中，給我們留下了十分寶貴的進度控制方法——燃盡圖。

用燃盡圖看項目管理，你的項目哪里出錯了？

什么是燃盡圖？官方解釋如下：

通俗來說就是：它所展現(xiàn)和表達的是剩余工作量與剩余時間的關(guān)系，主要用于提醒項目中的人員“項目進度”和“要完成任務(wù)”的情況。

總共四條線，三條直線，一條曲線就能清晰的表示，用好它，可以及時發(fā)現(xiàn)問題，做出對策。

• 一條橫軸，表示天數(shù)；
• 一條縱軸，表示剩余工作；
• 一條虛線，代表計劃剩余工作直線；
• 最后一條根據(jù)實際工作的影響而上下浮動的曲線。

根據(jù)實際【曲線】與計劃【直線】的對比偏差，可以直觀的看出項目進展是提前？滯后？穩(wěn)步推進？偏離方向？還是已經(jīng)徹底來不及了……

2）甘特圖

對于甘特圖相信都不陌生，現(xiàn)代人對于一個東西火不火，判斷依據(jù)就一個：有沒有聽說過。

在進入項目管理行業(yè)就聽說過甘特圖。

規(guī)劃神器，只要你的工作涉及時間進展，那么你一定離不開它。

一個橫軸表示時間、縱軸表示項目，就可以對整體的項目進展進行監(jiān)控，是很優(yōu)秀的一款工具。

至于哪個繪制工具好用，老原就不在這里贅述了，大家感興趣可以看我的其他文章，專門有講過一期。

總結(jié)來說：數(shù)據(jù)的可視化可以讓我們在項目進展過程中，不至于蒙著眼睛過河。

有了數(shù)據(jù)呈現(xiàn)，就應(yīng)該有解決策略：項目進度出現(xiàn)了問題，我應(yīng)該怎么及時的糾偏呢？

接下來介紹PDCA項目管理方法，談?wù)勅绾胃恼?/p>

3. 善用PDCA循環(huán)實時監(jiān)控并調(diào)整（這是作為項目經(jīng)理最應(yīng)該做的事情）

做任何事，都要能夠閉環(huán)才算走得通，而PDCA循環(huán)規(guī)則就是滿足這個基本的條件。

• P：Plan-制定目標與計劃
• D：Do-任務(wù)展開，組織實施
• C：Check-對過程中的關(guān)鍵里程碑及結(jié)果進行檢查
• A：Action-糾正偏差、對成果進行標準化，制定新的目標，進入下一輪循環(huán)。

項目進度管理，就是在不斷的檢查、發(fā)現(xiàn)問題、解決問題、制定新目標，重復(fù)循環(huán)直至順利完成項目為止。

在這樣日積月累的漸進改善中，不斷糾偏、不斷完善、不斷沉淀結(jié)果，才會形成質(zhì)的飛躍。

成功，從來都是量變導(dǎo)致質(zhì)變的。

對于一個或多個項目是如此，對于自己的人生更是如此，通過不斷的修正，完善自己的人生。

三、寫在最后

總結(jié)一下，多項目管理的進度控制應(yīng)該2手抓，一手多項目管理，一手進度管控。

多項目管理中，最重要的是分清主次，做好多個項目的優(yōu)先排序。

想要做好各個項目的整體把控。

就應(yīng)該做好前期準備、過程監(jiān)控、以及糾偏改正，在正向的反饋與循環(huán)中做好推進，這3個環(huán)節(jié)缺一不可。

前期準備時，運用OKR目標管理辦法做好項目計劃及任務(wù)分配，并抓住每個項目目前階段的要點以及最大風(fēng)險，提前想好措施，防范于未然。

過程監(jiān)控中，我們需要借助工具來進行動態(tài)的、可視化的展示與監(jiān)控。

在糾偏改正階段，都可以使用PDCA循環(huán)的原則，進行正向的反饋與循環(huán)……

最后還是那句，思維決定認知，認知決定水平。

提升不止工作，還有人生。

作者：老原；PMP資深講師，提供更多項目管理模板和工具

本文由 @PM研究社 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

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