國企事業(yè)單位人力資源管理數(shù)字化建設(shè)，除了內(nèi)部自行開發(fā)人力資源管理系統(tǒng)外，就是從外部采購成熟的HR軟件系統(tǒng)支持。本文通過分享某大型國企人力資源管理系統(tǒng)上線項(xiàng)目的案例，為大家提供國企HR軟件系統(tǒng)選型的建議和經(jīng)驗(yàn)。

最近在整理人力資源管理系統(tǒng)項(xiàng)目上線的匯報(bào)材料，也順便復(fù)盤總結(jié)一下工作經(jīng)驗(yàn)，所以決定開筆記錄下整個(gè)項(xiàng)目的上線和實(shí)施過程。

人事系統(tǒng)的實(shí)施計(jì)劃，在集團(tuán)之前的IT戰(zhàn)略規(guī)劃中計(jì)劃在今年啟動(dòng)，經(jīng)過了前幾個(gè)月的選型工作，最終，領(lǐng)導(dǎo)在三個(gè)系統(tǒng)之中選擇了紅海云的人力資源管理系統(tǒng)，其實(shí)這個(gè)都是大家意料之中的事，這個(gè)后面會(huì)說。

人力資源管理系統(tǒng)項(xiàng)目背景

我們公司屬于國有大型集團(tuán)化企業(yè)，多業(yè)態(tài)經(jīng)營，人力資源管理系統(tǒng)建設(shè)難點(diǎn)主要在于：

一、業(yè)務(wù)類型多樣：不同行業(yè)對(duì)于其人力資源管理有特殊性。需要保證既滿足集團(tuán)統(tǒng)一管理要求，又能實(shí)現(xiàn)真正與不同業(yè)態(tài)的業(yè)務(wù)要求緊密結(jié)合；

二、管理水平不一：下屬企業(yè)眾多，各下屬企業(yè)成立時(shí)間、業(yè)務(wù)發(fā)展的顯著差異，造成其管理成熟度與管理訴求存在較大不同；

三、系統(tǒng)現(xiàn)狀復(fù)雜：除了已經(jīng)建立、正在建立的眾多業(yè)務(wù)系統(tǒng)、管理系統(tǒng)，僅就人力資源系統(tǒng)本身，已經(jīng)有大大小小十幾套。梳理與規(guī)劃系統(tǒng)建設(shè)、清理歷史數(shù)據(jù)，既保證有銜接，又要能實(shí)現(xiàn)真正意義上的人力資源數(shù)字化提升；

四、國資監(jiān)管要求：靈活滿足統(tǒng)計(jì)報(bào)表需求，實(shí)現(xiàn)各類統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表自動(dòng)化；

五、業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需要：兼顧國企管理的特定需求，比如干部管理、民主測(cè)評(píng)等，同時(shí)，保證人力資源數(shù)字化建設(shè)的可持續(xù)拓展性。

關(guān)于集團(tuán)要上人力資源管理系統(tǒng)的事情，也是準(zhǔn)備了好長時(shí)間了。IT部門也多次跟人力部門溝通，一起參與系統(tǒng)的選型，人力業(yè)務(wù)部門同事站在各自工作的業(yè)務(wù)角度對(duì)軟件提出了要求。

IT部門則主要從集團(tuán)整體數(shù)字化建設(shè)角度來考慮這個(gè)問題：既要解決人力部門的關(guān)鍵問題，還要讓這個(gè)系統(tǒng)容易應(yīng)用與推進(jìn)，避免大而全不好實(shí)施，或者有的模塊購買后也應(yīng)用不了的情況出現(xiàn)。

經(jīng)過多次探討對(duì)各模塊的基本定位了人力資源最核心的幾個(gè)必須應(yīng)用的模塊：

組織及人員管理：這部分是人力資源的核心基礎(chǔ)，所有的數(shù)據(jù)都是以這個(gè)為基礎(chǔ)的包含組織架構(gòu)、單位編制、崗位編制、花名冊(cè)等。尤其是集團(tuán)型企業(yè)統(tǒng)一規(guī)范管理的要求。

事務(wù)管理：薪資、考勤實(shí)現(xiàn)線上化管理，減輕事務(wù)性工作、提高效率。

干部管理：包含干部信息、檔案、干部考察、干部晉升、干部考核等一系列管理工作。

報(bào)表系統(tǒng)：目前集團(tuán)已有報(bào)表系統(tǒng)比較陳舊，還是手工excel操作比較多，報(bào)表不夠及時(shí)、配置不夠靈活，需要升級(jí)替換。

OA系統(tǒng)集成：集團(tuán)已經(jīng)應(yīng)用了OA系統(tǒng)，所以這兩個(gè)系統(tǒng)的組織及人員信息要保持一致，要做對(duì)接處理。另外還有一些其他的系統(tǒng)，但跟人力主數(shù)據(jù)還不是關(guān)聯(lián)特別緊密的，暫時(shí)可先不考慮數(shù)據(jù)同步問題。

人力資源管理系統(tǒng)選型廠商考核經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

當(dāng)時(shí)看資料的時(shí)候，感覺主流廠商的的功能介紹都大同小異，業(yè)務(wù)模塊需求也都能覆蓋。我們篩選了一些廠商，通過溝通，各家都比較積極提供解決方案，主要就是提供產(chǎn)品的講解介紹。單聽銷售人員說肯定是不行，王婆賣瓜誰都說自己的瓜甜，我們提出對(duì)廠商系統(tǒng)進(jìn)行測(cè)試。

測(cè)試的過程就不是每家都很順利，由于一些廠商系統(tǒng)軟件中設(shè)置添加數(shù)據(jù)有很多的前置條件，比如想要添加一個(gè)人，需要先選定所在的組織，而且需要有崗位才行，因此系統(tǒng)測(cè)試工作基本是進(jìn)行不下去，只是對(duì)各個(gè)功能模塊進(jìn)行了一遍瀏覽有個(gè)感官上的了解。

人事系統(tǒng)的選型工作也是中間才參與進(jìn)去的，簡單梳理一些經(jīng)驗(yàn)總結(jié)：

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根據(jù)集團(tuán)企業(yè)管理需求，作為整個(gè)集團(tuán)人力數(shù)據(jù)底座，尤其關(guān)注組織和人事兩個(gè)模塊，這兩個(gè)模塊與HR主數(shù)據(jù)關(guān)系密切，也是系統(tǒng)的起點(diǎn)。紅海云產(chǎn)品演示的那一場(chǎng)會(huì)議印象比較深刻，展示了圖形化的組織機(jī)構(gòu)圖，直接在上面進(jìn)行拖拉拽操作，也能保證人員信息數(shù)據(jù)同步的一致性。同時(shí)，展示了他們的系統(tǒng)和開發(fā)環(huán)境，HR、高管、員工還有業(yè)務(wù)理不同角色的系統(tǒng)桌面，系統(tǒng)預(yù)置了真實(shí)組織人員數(shù)據(jù)，一些業(yè)務(wù)操作直觀的感覺比較流暢。

當(dāng)時(shí)IT同事就說，如果以開發(fā)技術(shù)角度選型的話，個(gè)人也是偏向紅海云，主要是系統(tǒng)的靈活性和擴(kuò)展性強(qiáng)，數(shù)據(jù)回溯也做得不錯(cuò)。因?yàn)椋惶兹肆Y源系統(tǒng)一旦和企業(yè)的人力資源流程結(jié)合在一起，它實(shí)施的難度就會(huì)變得很大。人力資源管理體系里涉及到的業(yè)務(wù)流程和工作流程，在每個(gè)企業(yè)都不一定一樣，因?yàn)檫@沒有剛性約束；而人事管理系統(tǒng)實(shí)際上只是一個(gè)體系和框架，在不同的企業(yè)實(shí)施就面臨著其內(nèi)設(shè)功能的調(diào)整和改變，而一旦涉及到流程層面，對(duì)很多廠商系統(tǒng)來講就需要改動(dòng)基礎(chǔ)設(shè)施，這個(gè)難度非常大。

人力資源管理系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

有序規(guī)劃，分步實(shí)施

信息化是一把手工程，在大多企業(yè)，如果沒有一把手的關(guān)注和支持，其推進(jìn)的時(shí)候難度和阻力都會(huì)非常大，而且人力資源管理系統(tǒng)更為特殊，它可以直接改變企業(yè)人員的工作模式和溝通流程，因此實(shí)施周期一般沒有預(yù)想那么順利。

尤其對(duì)一定規(guī)模的企業(yè)來說，試想一下，給領(lǐng)導(dǎo)立項(xiàng)時(shí)，目標(biāo)和藍(lán)圖愿景都描繪得很好，但是領(lǐng)導(dǎo)慢慢發(fā)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)要1-2年后才能出結(jié)果，那他的熱情也許就會(huì)逐漸減退。

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因此，企業(yè)在進(jìn)行人力資源管理系統(tǒng)實(shí)施的時(shí)候，需要制定一個(gè)有效的實(shí)施策略，分布實(shí)施，小步快跑，然后更好地去實(shí)現(xiàn)它，不斷出階段性的成果給領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門看，這樣項(xiàng)目組自己也會(huì)倍增信心，這是實(shí)施成功的關(guān)鍵，輿論支持力度也會(huì)大一些。

項(xiàng)目管理的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)

在人事管理系統(tǒng)整個(gè)實(shí)施過程中，有四個(gè)關(guān)鍵的節(jié)點(diǎn)需要項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)以及高層領(lǐng)導(dǎo)的深度參與和決策，對(duì)項(xiàng)目成功至關(guān)重要：

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項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)

項(xiàng)目啟動(dòng)前首先需要明確項(xiàng)目項(xiàng)目目標(biāo)和項(xiàng)目范圍，其次要理順職責(zé)分工，業(yè)務(wù)部門、運(yùn)營管理部門、IT管理部分等各方的職責(zé)分工和管控關(guān)系，再次要有詳細(xì)的項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目章程、項(xiàng)目管理手冊(cè)等，這三點(diǎn)高層領(lǐng)導(dǎo)要有充分了解，并且對(duì)項(xiàng)目有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和參與方開展充分宣導(dǎo)；

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方案評(píng)審

項(xiàng)目形成的方案即《業(yè)務(wù)藍(lán)圖》包括業(yè)務(wù)規(guī)則、管理工具、數(shù)據(jù)管理的相關(guān)要求、系統(tǒng)應(yīng)用架構(gòu)和功能說明等，這些方案要作為具體技術(shù)實(shí)現(xiàn)的業(yè)務(wù)需求基線，需要得到企業(yè)高層決策者親自評(píng)審，尤為重要的是需要注意兩點(diǎn)：一是這個(gè)階段會(huì)產(chǎn)生全員變革的管理需求，由企業(yè)高層來決策拍板，二是由于企業(yè)信息系統(tǒng)本身非常復(fù)雜，通常很難在商務(wù)階段的《工作范圍文檔》中講清楚具體的上線驗(yàn)收范圍，這個(gè)節(jié)點(diǎn)也是甲乙方達(dá)成共識(shí)，避免風(fēng)險(xiǎn)的最佳時(shí)點(diǎn)。

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上線模擬

將已經(jīng)通過了用戶單元測(cè)試、集成測(cè)試的系統(tǒng)，利用真實(shí)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及場(chǎng)景向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行演示。這個(gè)系統(tǒng)已經(jīng)接近真實(shí)的生產(chǎn)系統(tǒng)，也是對(duì)幾個(gè)月前被評(píng)審過的業(yè)務(wù)藍(lán)圖進(jìn)行系統(tǒng)上的驗(yàn)證。領(lǐng)導(dǎo)可能并不關(guān)心系統(tǒng)操作細(xì)節(jié)，重要應(yīng)該是結(jié)合系統(tǒng)演示，再次就業(yè)務(wù)流程和管理方案進(jìn)行說明，取得企業(yè)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)應(yīng)用新系統(tǒng)的認(rèn)可、共識(shí)。

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上線動(dòng)員會(huì)

人力資源管理系統(tǒng)上線需要制定縝密的切換計(jì)劃，不僅有切換過程中的系統(tǒng)初始化對(duì)企業(yè)運(yùn)營影響評(píng)估以及過渡階段業(yè)務(wù)操作的問題，更重要的是，切換到新的運(yùn)行狀態(tài)下，問題、困難、錯(cuò)誤等在所難免，需要公司高層給團(tuán)隊(duì)迎接挑戰(zhàn)定好調(diào)子，打氣鼓勁。

切忌閉門造車，學(xué)會(huì)內(nèi)部運(yùn)營

人力資源管理系統(tǒng)應(yīng)該是開放式的建設(shè)，而不要封閉起來做項(xiàng)目，要學(xué)會(huì)項(xiàng)目營銷。因?yàn)槿肆Y源管理系統(tǒng)客觀上推動(dòng)了管理變革，而大多數(shù)人對(duì)變革的第一反應(yīng)都有一定的抵觸。這個(gè)也是源于真實(shí)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，在之前的公司也參與過人力資源管理系統(tǒng)項(xiàng)目，每天只有項(xiàng)目組和廠商悶在實(shí)施辦公室里面，突然有一天宣布某個(gè)模塊OK了，就展現(xiàn)給業(yè)務(wù)部門看，業(yè)務(wù)人員覺得非常突然，他們的第一反應(yīng)都是“你為什么一下子改變了我？”所以他們很本能地產(chǎn)生了抵觸情緒。

因此這次項(xiàng)目實(shí)施，提前準(zhǔn)備了項(xiàng)目策劃和內(nèi)部營銷，通過內(nèi)部渠道宣發(fā)，制作圖文海報(bào)等，讓全員了解到系統(tǒng)上線帶來的便利與價(jià)值，讓業(yè)務(wù)主管了解到系統(tǒng)能如何提高他們的管理效率，這種變革給企業(yè)和個(gè)人的工作帶來的好處是什么。

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正視問題，解決問題

前面說過人力資源系統(tǒng)實(shí)施到上線周期很長，分階段進(jìn)行，有些模塊先上線使用，新功能剛開始用的時(shí)候，也會(huì)遇到一些大大小小的問題，遇到問題不可怕，可怕的是不知道怎么解決問題。

這時(shí)候也非常考驗(yàn)廠商的實(shí)施團(tuán)隊(duì)水平，是廠商在產(chǎn)品之外向企業(yè)客戶提供的全程指導(dǎo)咨詢服務(wù)的顧問人員，能夠指導(dǎo)客戶更好的使用產(chǎn)品、解決產(chǎn)品應(yīng)用中的問題、提供最新產(chǎn)品升級(jí)信息，從而支持產(chǎn)品的最佳化使用。

越專業(yè)的團(tuán)隊(duì)越注重實(shí)施質(zhì)量，紅海云的系統(tǒng)實(shí)施團(tuán)隊(duì)服務(wù)也很高效，在我們團(tuán)隊(duì)遇到問題時(shí)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)總能第一時(shí)間幫我們解決實(shí)實(shí)在在的問題。

最后

再分享幾點(diǎn)人力資源管理系統(tǒng)項(xiàng)目上線心得：

1.一個(gè)項(xiàng)目，很難在項(xiàng)目啟動(dòng)之初，將所有的需求全部都考慮到；但最終項(xiàng)目是否能夠成功，主要還是取決于甲乙雙方的配合與決心。

2.不要妄想系統(tǒng)上線后所有工作就能100%自動(dòng)化，自動(dòng)化程度越高，對(duì)系統(tǒng)的枷鎖越大，需要留有余地，考慮自動(dòng)化和風(fēng)險(xiǎn)的平衡。

3.關(guān)鍵用戶對(duì)新系統(tǒng)的理解和操作，很多時(shí)候還停留在之前的系統(tǒng)上，項(xiàng)目內(nèi)部人員也好，普通員工也好，理念和習(xí)慣的改變都是需要慢慢改進(jìn)的。

4.項(xiàng)目進(jìn)行中，關(guān)鍵人員盡量不要更換，在項(xiàng)目啟動(dòng)之初就需要約定這些內(nèi)容。

（關(guān)注公眾號(hào)“國有企業(yè)HR數(shù)字化研究”，匯聚國企人力資源管理干貨）